HP LaserJet MFP M234sdw, in prova la multifunzione laser per i piccoli uffici

In Italia si parla di digitalizzazione e dematerializzazione documentale da più di vent'anni, ma il percorso è stato tutto fuorché lineare, com'è normale che sia quando ci si trova a dover gestire un cambio di paradigma che va a scuotere nel profondo abitudini consolidate in decenni. I primi passi risalgono agli inizi degli anni Duemila, quando le norme sulla firma digitale e sulla gestione dei documenti informatici iniziano a comparire in modo strutturato, ma il vero spartiacque arriva nel 2005 con il Codice dell'Amministrazione Digitale, che ambisce a trasformare la pubblica amministrazione in un ecosistema digitale. Sulla carta è una rivoluzione, nella realtà il Paese continua a stampare compulsivamente, probabilmente più per abitudine che per reale necessità.

Negli anni successivi, nel periodo tra il 2005 e il 2013, sono stati via via introdotti vari strumenti cruciali che hanno trasformato il modo di intendere il ciclo di vita di un documento, dalla sua produzione alla conservazione, passando per la capacità di attribuirvi valore giuridico: PEC, conservazione digitale e prime piattaforme di gestione documentale che promettono un modo più efficiente ed efficace di trattare le informazioni di cui è necessario avere traccia nel corso del tempo.

È una fase di timida adozione, che ha bisogno di un catalizzatore: nel 2014 arriva la rivoluzione della fatturazione elettronica nella Pubblica Amministrazione che nel 2019 si estende anche ai privati. Si tratta di fatto del primo vincolo normativo che costringe amministrazioni prima, aziende e professionisti poi, a compiere un passo deciso verso la rinuncia alla carta. In parallelo prendono forma altre novità digitali: lo SPID, la piattaforma PagoPA e soprattutto l'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, che unifica i dati anagrafici di tutti i comuni italiani e mette fine a una frammentazione storica, consentendo a chiunque di "prodursi" i propri documenti e certificati direttamente da casa, già in forma digitale.

Digitalizzazione documentale: se ne parla da 20 anni, ma ancora si stampa

La pandemia ha fatto il resto: nel giro di pochi mesi imprese e amministrazioni devono giocoforza fare i conti con il distanziamento sociale, scoprendo che in molte situazioni, riunioni, firme e scambi di documenti possono avvenire senza carta e senza presenza fisica. La dimostrazione pratica, seppur forzata, della non-necessità di aggrapparsi alla fisicità di documenti e firme ha contribuito all'abbattimento di molte barriere psicologiche, riuscendo a far entrare la digitalizzazione nella quotidianità in moltissime situazioni.

Non si tratta però di un processo uniforme, come chiunque può sperimentare nella vita di tutti i giorni. Se le fatture elettroniche, le prescrizioni mediche digitali e i certificati anagrafici online sono ormai abbastanza diffusi, ci sono alcune situazioni e settori dove il supporto cartaceo rappresenta ancora una ridondanza utile, una sorta di rete di sicurezza contro errori, blackout o incompatibilità informatiche che non sono affatto così rare. Ma non si tratta solo di eccessiva apprensione o sfiducia nel mezzo tecnologico: c'è anche una componente inevitabilmente pragmatica. Il documento fisico e la stampa mantengono un ruolo concreto e difficilmente eliminabile. In molti contesti professionali la carta resta un supporto più immediato per la revisione di testi complessi, per la consultazione collaborativa, per le riunioni strategiche dove serve letteralmente “mettere tutto sul tavolo”. Prendere un appunto, evidenziare un passaggio, annotare una precisazione: sono tutte piccole attività dalla maggior immediatezza quando si ha a che fare con la vecchia e collaudata "carta e penna".

In aziende medio-grandi esistono flussi documentali "ibridi", spesso per metodiche di lavoro radicate e di più lento mutamento, dove ancora si stampano volumi considerevoli. C'è poi ancora una larga diffusione della stampa "personale", che contribuisce a rallentare il calo del numero di pagine stampate. I dati di AssoIT, l'associazione italiana dei produttori soluzioni di stampa, digitalizzazione e gestione documentale, indicano inoltre la presenza sul suolo italiano di 11 milioni di macchine da stampa (in uffici e famiglie - sono escluse le macchine da stampa del comparto dell'editoria). Quindi sì, c'è ancora bisogno di stampare: la digitalizzazione è una procedura che porta grandissimi benefici (semplicità di stoccaggio, archiviazione indicizzata, facilità a reperire documenti e riduzione di costi operativi), ma in circostanze limitate e specifiche la carta è ancora imbattibile. Una stampante è imprescindibile in ogni ufficio e azienda, quello che cambia è la sua logica di utilizzo: stampare quando serve, senza produrre ridondanze inutili, anche per un tema di sostenibilità ambientale.

HP LaserJet MFP M234sdw, una multifunzione per i piccoli uffici, anche in casa

Un lungo preambolo per introdurre il prodotto di cui vi proponiamo la prova quest'oggi, ovvero HP LaserJet MFP M234sdw, una stampante multifunzione laser monocromatica pensata espressamente per piccoli uffici e aziende o per quel contesto di lavoro che la pandemia ci ha abituato a chiamare "smart working" ma che è più appropriato indicare come "home office": una stampante che di fatto si rivolge a chi ha necessità di un volume di stampa mensile non superiore alle 2000 pagine (ma più facilmente, qualche centinaio) e di poter, all'occorrenza, gestire qualche fotocopia. Si tratta di un prodotto in commercio al di sotto dei 200 €, con un listino ufficiale di 198,90 € e uno street-price che si colloca più facilmente nell'intorno dei 160 €, a testimonianza della natura entry-level della stampante e, più nel concreto, di una soluzione economica ma completa per far fronte proprio a quelle esigenze che potremmo definire di "stampa essenziale".

HP LaserJet MFP M234sdw è una stampante di dimensioni abbastanza contenute, per la categoria di dispositivo: 418 x 308 x 294 mm in configurazione chiusa, che salgono fino a 418 x 467,6 x 452,8 mm in assetto "fuori tutto", con l'estensione di tutti i vassoi e supporti per fogli. Contenuto è anche il peso, di 9,5kg, che consente una collocazione agevole della stampante su qualsiasi piano di lavoro, e una buona agilità di allestimento e messa in opera al momento dell'estrazione dall'imballo.

Nella parte anteriore si trova il cassetto di alimentazione dei fogli, provvisto di guide di larghezza regolabili per i formati A4, A5, A6 e B5 (JIS) e, in generale, capace di gestire fogli di dimensioni personalizzate da 101,6 x 152,4 mm fino a 216 x 356 mm. Il cassetto può contenere fino a 150 fogli oppure gestire fino a 10 buste. HP LaserJet MFP M234sdw è in grado di stampare su carta laser normale, carta ruvida, velina, buste, etichette, cartoncino e cartoline, con grammature comprese tra 60 e 163 g/m², ridotte a 60-105 g/m² per la stampa fronte/retro.

Il vassoio di alimentazione è protetto da una sorta di coperchio che integra il pannello di controllo della stampante, costituito da un piccolo display LCD monocromatico da 1,6 pollici, con un'impostazione decisamente essenziale per la visualizzazione e la gestione delle funzioni di stampa, scansione e copia e per il monitoraggio dello stato della stampante, quest'ultimo anche grazie ad un led colorato situato immediatamente sopra al display. Il pannello è poi provvisto dei pulsanti necessari a confermare la funzione scelta, così come di due tasti dedicati in maniera specifica alla funzione di copia e alla funzione di scansione/copia dei documenti di identità, così che sia possibile stampare fronte/retro di un documento direttamente sulla stessa facciata di un foglio.

Nella parte superiore della stampante è invece collocato il sistema di scansione. Si tratta di uno scanner piano di tipo contact image sensor che può essere utilizzato sia per scansioni singole (come nel già citato caso dei documenti d'identità, oppure quando sia necessario effettuare una scansione/copia di qualcosa dallo spessore pronunciato) sia per scansioni in sequenza, grazie al vassoio di alimentazione da 40 fogli, che risulta particolarmente utile nel caso in cui si debba copiare o archiviare un documento che si sviluppa su più pagine, evitando di dover cambiare a mano ciascun foglio. Il vassoio di alimentazione non prevede la scansione/copia fronte-retro automatica.

HP LaserJet MFP M234sdw mette a disposizione, nella parte posteriore, una porta USB 2.0 Hi-Speed e una porta Ethernet Gigabit 10/100/1000 Base-TX, e offre connettività Wi-Fi dual-band a 2,4 GHz e a 5 GHz. Quest'ultima supporta anche la funzionalità Wi-Fi Direct che consente di connettere direttamente dispositivi mobili come smartphone e tablet senza dover accedere alla rete WiFi in cui è installata la stampante. Le tecnologie di stampa mobile supportate includono Apple AirPrint, Mopria Print Service e l'App HP. I protocolli di rete supportati comprendono TCP/IP (IPv4 e IPv6), LPD, SLP, Bonjour, WS-Discovery, BOOTP/DHCP/AutoIP, SNMP v1/2/3, HTTP/HTTPS, UDP e IPP.

La risoluzione di stampa raggiunge i 600 x 600 dpi, pienamente sufficiente per produrre testi nitidi e neri uniformi, ovvero ciò che serve per la pura produzione documentale. La qualità di stampa dei caratteri risulta buona anche per dimensioni ridotte, mentre grafici e diagrammi in scala di grigi producono risultati più che adeguati per le esigenze di documentazione interna di un'azienda o un ufficio. 600x600 dpi è anche la risoluzione massima dello scanner, in modalità scansione singola senza l'uso dell'alimentatore automatico. In questo secondo caso la risoluzione di scansione si riduce a 300x300 dpi.

Il motore laser monocromatico offre una velocità nominale di 29 pagine al minuto in formato A4 e 30 ppm in formato lettera. L'attesa di stampa per la prima pagina è di sette secondi in modalità "ready" e di 7,6 secondi quando la stampante è in modalità sospensione. Qualora invece la stampante sia spenta o in modalità deep sleep, è necessario attendere un fisiologico tempo di riscaldamento del toner, che porta l'uscita della prima pagina a circa 40 secondi. La stampante offre anche la funzione automatica di stampa fronte-retro, per una velocita di 18 pagine al minuto. Infine il vassoio di uscita delle stampe, posizionato poco sotto il modulo di scansione, è in grado di contenere fino a 100 fogli già stampati. Le prestazioni di scansione sono invece di 19 pagine al minuto per documenti in bianco e nero e 10 ppm per documenti a colori in formato A4. Nel complesso le nostre prove hanno mostrato tempi in linea con quanto dichiarato, con scarti minimi e comunque tali da non pregiudicare l'esperienza d'uso.

Come dicevamo, il pannello di controllo presente sulla stampante semplifica in maniera piuttosto efficace quel genere di operazioni "estemporanee" come, appunto, la copia al volo di un documento, ma per poter sfruttare il pieno potenziale della stampante è necessario munirsi dell'App HP (in precedenza HP Smart) che è disponibile per Windows, macOS, iOS e Android. Tramite App HP inoltre si può approntare la configurazione iniziale della stampante, che utilizzando una procedura passo-passo semplifica tutte le operazioni da compiere nel caso si voglia mettere in rete la macchina di stampa, specialmente in un network WiFi.

Il setup si è dimostrato semplice e immediato seguendo le istruzioni impartite dall'app e rispettando la sequenza delle operazioni da compiere e dei tasti da premere sulla macchina di stampa. Una volta che HP LaserJet MFP M234sdw viene configurata correttamente, l'app mette a disposizione dell'utente (a patto che abbia effettuato l'accesso con un account HP) informazioni e funzioni avanzate che altrimenti non sarebbero fruibili. Un esempio? L'esecuzione di scansioni verso il cloud, il monitoraggio del livello del toner, la gestione di operazioni di stampa remota anche tramite e-mail e, se l'utente l'ha sottoscritto, gestire l'abbonamento Instant Ink. L'organizzazione dell'app è piuttosto intuitiva, con ciascuna funzione ben in evidenza e facilmente intellegibile. Tramite l'app, inoltre, è possibile rivolgersi, all'occorrenza, all'assistenza e seguire l'iter dell'intervento. 

Abbiamo citato il toner: HP LaserJet MFP M234sdw è fornita con una cartuccia in dotazione della capacità di 700 pagine, terminata la quale è possibile ricorrere alla cartuccia standard HP 135A (W1350A) con una capacità di circa 1100 pagine, mentre nel caso sia necessario affrontare volumi di stampa di maggior dimensione, è possibile utilizzare anche il toner ad alta capacità HP 135X (W1350X), capace di stampare fino a circa 2400 pagine. Per quanto riguarda l'uso dei toner, questa stampante è dotata del sistema di sicurezza dinamica che impedisce l'uso di cartucce non originali tramite aggiornamenti firmware periodici, con lo scopo di evitare che l'uso di toner non conformi possa danneggiare irrimediabilmente la macchina di stampa. La stampante è compatibile con Windows 11, Windows 10, Windows 8/8.1, Windows 7, macOS 10.14 Mojave, macOS 10.15 Catalina, macOS 11 Big Sur, macOS 12 Monterey e Linux (con il sistema operativo del pinguino, però, non è disponibile l'App HP).

HP LaserJet MFP M234sdw, pragmatica ed essenziale per le esigenze di stampa "residuale"

Nel corso delle nostre prove, HP LaserJet MFP M234sdw si è dimostrata essere una multifunzione pragmatica, che ben si adatta a chi deve risolvere la necessità di stampare e gestire documenti senza affrontare complessità gestionali: la configurazione guidata tramite app, una volta completato l'abbinamento alla rete, consente di portarla in produzione in pochi minuti anche in contesti senza un referente IT dedicato, riducendo al minimo i passaggi manuali e rendendo replicabile l'installazione su più postazioni o dispositivi mobili. La disponibilità di WiFi dualband, Ethernet e USB semplifica l’inserimento in reti miste o ambienti ibridi casa/ufficio, mentre le funzioni essenziali sono raggiungibili dal pannello con logica chiara, pur restando l'app il centro di controllo privilegiato.

Il valore di HP LaserJet MFP M234sdw sta nella sua essenzialità, parola che abbiamo usato più volte nel corso della prova di questo prodotto: con un prezzo accessibile per la categoria, offre quello che serve davvero a un piccolo ufficio o a un'attività domestica evoluta - stampa laser monocromatica rapida e pulita, fronte/retro automatico, ADF per copie e scansioni, con un ciclo di lavoro adeguato e consumi contenuti - senza essere costretti ad esborsi aggiuntivi per funzioni evolute che nella pratica risultano solo ridondanti. Le velocità reali di stampa sono nella media per la fascia a cui appartiene il prodotto, così come la qualità del testo e di semplici immagini documentali. È una stampante che, in virtù delle sue caratteristiche, risulta efficiente per la produzione di fascioli e materiali interni. Il vassoio automatico per lo scanner mostra la sua efficacia e praticità quando si presenta la necessità di digitalizzare ricevute, contratti e pratiche amministrative.

Per quelle piccole realtà che non si sono fatte intimidire dalla dematerializzazione ma che, anzi, l'hanno abbracciata convintamente, HP LaserJet MFP M234sdw risponde bene al loro specifico bisogno, per così dire, "residuale ma inevitabile" di produrre originali fisici all’occorrenza come certificazioni, fatture timbrate, liberatorie, DDT e documenti da consegnare a terzi. L’integrazione con App HP consente di convogliare le scansioni verso cloud e flussi di lavoro digitali, fungendo da ponte tra archivi elettronici e documento cartaceo quando richiesto, senza appesantire la gestione quotidiana. A 198,90 € - ma come già detto lo street-price è orientato più in basso - non si può veramente chiederle di più. E non è nemmeno necessario: per coloro i quali il bisogno di stampa non è così "residuale", esistono nel catalogo HP modelli pensati per sostenere volumi di stampa più consistenti.