Gemini sempre più integrato in Google Workspace: tutte le novità per Docs, Sheets, Slides e Drive

A oggi l'IA è ancora spesso una soluzione non perfettamente integrata con i sistemi aziendali, e questo è uno dei suoi limiti principali, in termini di produttività. Microsoft è stata fra le prime a cercare di proporre assistenti realmente integranti nelle applicazioni da ufficio con Copilot, che però a oggi non è riuscito a convincere a pieno gli utilizzatori. 

Al contrario, Google è partita sottotono Gemini, che però sta facendo dei passi avanti importanti a ogni aggiornamento. Non solo per quanto riguarda il modello fondativo, che oggi si pone molto vicino ai migliori del settore (ChatGPT di OpenAI e Claude di Anthropic), ma anche per quanto riguarda l'integrazione che ora, grazie a nuove funzioni introdotte di recente, è ancora più efficace. 

Big G ha infatti introdotto significativi miglioramenti all'interno di Google Drive e di tutta la suite Google Workspace, rendendo ancora più intuitivo ed efficace l'utilizzo dell'IA Gemini. 

Gemini in Google Docs: meno lavoro manuale per concentrarsi sulla scrittura di documenti migliori

Quando si deve realizzare un documento di testo, non basta aprire una pagina vuota e iniziare a scrivere. Il lavoro solitamente parte infatti dalla raccolta di materiale e delle informazioni necessarie, che solitamente sono sparse su vari sistemi: la posta di GMail, documenti salvati su Drive, chat scambiate coi colleghi. A volte, questo lavoro può richiedere davvero parecchio tempo. Tempo che Google intende farci risparmiare grazie a nuove funzionalità di IA integrate nell'applicazione che si occuperanno di acquisire automaticamente tutte le informazioni rilevanti e generare una prima bozza del documento. 

A questo punto, toccherà all'utente andare a rifinire e migliorare il testo per adattarlo alle proprie esigenze. Se necessario, anche chiedendo all'IA di migliorare il lavoro già fatto, rendendo lo stile più incisivo, suggerendo esempi rilevanti e, in generale, supportando l'utente nella composizione del testo. Il tutto usando lo stile e il tono di voce tipico dell'utente, rendendo quindi il contenuto più umano ed eliminando, o quantomeno riducendo, quello stile di scrittura un po' artificiale che a oggi caratterizza quasi tutte le IA. 

Ultima novità in Docs è poi la possibilità di chiedere all'IA di creare un nuovo documento usandone un altro come modello. Secondo le analisi di Google, circa un documento su tre non viene generato completamente da zero, ma si parte da un documento esistente per poi adattarlo con nuovi contenuti. Ora Gemini potrà occuparsi di fare questo semplicemente tramite un prompt, evitando all'utente di ricopiare il modello, eliminare le informazioni già presenti e aggiornarlo con quelle nuove. 

Gemini in Sheets elimina la necessità di inserire manualmente i dati

Quando si deve creare un nuovo foglio di calcolo uno degli aspetti che più consumano tempo è quello della ricerca e dell'inserimento dei dati. Serve andare a recuperare i documenti che li contengono, estrarre le informazioni, fare copia e incolla. Certo, gli assistenti di IA possono dare un prezioso supporto, estraendo automaticamente le informazioni e presentandole sottoforma di tabella che potrà poi essere copiata su uno spreadsheet. Ma bisogna farlo per ciascuno dei documenti contenenti le fonti. 

Con gli ultimi aggiornamenti, è ora possibile chiedere a Gemini di svolgere questo lavoro al posto nostro, facendo scandagliare al'IA i documenti presenti su Drive, le email e altre fonti così da farci trovare un foglio di calcolo già pronto all'uso, contenente le informazioni necessarie. 

Sheets ora può supportare gli utenti a risolvere problemi avanzati di ottimizzazione che richiedono formule o modelli complessi. Questa nuova funzionalità si basa sulla ricerca di Google DeepMind e su Google Research OR-Tools, che si occuperanno di ricercare le migliori soluzioni ai comuni problemi di ottimizzazione, il tutto partendo da prompt scritti.

I miglioramenti di Gemini in Google Slides

Chi si trova a dover fare presentazioni tramite Slides apprezzerà molto gli ultimi aggiornamenti di IA. Esattamente come visto in Docs e Sheets, sarà possibile generare nuove slide per una presentazione senza dover fornire direttamente le informazioni all'IA, ma facendole ricercare all'interno dei contenuti di Google Workspace. Slide che manterranno anche lo stile aziendale, riprendendo template, colori, font e stile di scrittura.

AI Overviews entra in Google Drive

AI Overviews è una funzione davvero utile quando si fanno ricerche sul web: offre risultati immediati alle domande, non limitandosi a prendere uno o più snippets dai siti a cui fa riferimento ma generando una risposta più completa, che può essere ulteriormente rifinita se necessario. 

Ora questa funzionalità entra anche in Google Drive, consentendo agli utenti di porre domande in linguaggio naturale direttamente sui contenuti di drive. Un modo per ricercare molto più rapidamente informazioni all'interno del patrimonio di dati aziendale. 

Se le risposte generate da AI Overviews su Drive non fossero sufficienti, è possibile andare più a fondo sfruttando la funzione Ask Gemini, che consente di avviare conversazioni anche complesse con l'assistente di IA, che andrà a ricercare le risposte su Drive, Gmail. il calendario e anche sul web.

La disponibilità delle nuove funzioni di Gemini

Le ultime novità di Gemini per Google Workspace sono già in fase di rollout per tutti gli abbonati a piani Google AI Pro e Ultra. Purtroppo, almeno inizialmente saranno accessibili solo per gli utenti che hanno impostato "US-English" come lingua predefinita. Nel caso di Drive, invece, al momento le novità sono disponibili solamente per gli utenti residenti negli Stati Uniti e, almeno inizialmente, solo per quelli che hanno impostato la lingua su US-English.