La burocrazia? Può costare più di 500mila euro all'anno. Per Factorial, la soluzione è adottare l'IA

La burocrazia non è solo una perdita di tempo: rappresenta anche un importante spreco di denaro. Secondo un'analisi di Factorial, infatti, per un'impresa da 100 dipendenti può arrivare a costare sino a mezzo milione di euro all'anno. Pesano ore passate a gestire scartoffie, errori dovuti alla complessità e a procedure poco intuitive e gli inevitabili rallentamenti che si riflettono sulla produzione.

Non solo: secondo l'analisi, la burocrazia ha anche un impatto negativo sul benessere dei lavoratori, aumentando significativamente lo stress.

Burocrazia in Italia: una spina nel fianco delle imprese

Chiunque abbia a che fare con la burocrazia italiana sa bene quanto possa essere complicata e dispendiosa in termini di tempo. Factorial ha cercato di quantificare lo spreco intervistando 206 manager senior che operano in aziende con un numero di dipendenti compreso fra i 50 e i 100 e ha presentato i risultati nello studio Sindrome delle scartoffie.

Ne emerge che un manager su tre (37%) dedica più di 5 ore alla settimana solo per star dietro agli impegni burocratici. Attività che non solo sottraggono tempo alla pianificazione strategica, ma generano anche errori e rallentamenti dei processi nel 68% dei casi. Avendo quindi un'impatto anche sulla produttività, che inevitabilmente ne risente. Secondo il report, se questi manager potessero liberare le ore dedicate alle "scartoffie", lo investirebbero in formazione e sviluppo (54%) oppure alle attività strategiche (51%). 

Si potrebbe dire che il digitale ha migliorato la situazione, ma secondo l'analisi di Factorial non è questo il caso: la digitalizzazione ha semplicemente spostato il carico operativo online, ma non lo ha diminuito. 

Ma oltre all'impatto sui conti dell'azienda e sull'operatività, il report di Factorial evidenzia anche un altro aspetto: l'impatto della burocrazia pesa anche sul benessere dei dipendenti. Il 46% del campione associa le attività amministrative a stress o ansia, mentre il 40% parla di frustrazione e il 26% segnala demotivazione. Problemi che spesso vanno oltre il lavoro, arrivando a impattare la vita privata: riducono la qualità del sonno e hanno un effetto sui rapporti personali. Tanto che più della metà dei manager (64%) afferma di aver valutato di lasciare l'azienda proprio a causa di questi problemi. Il 18% afferma di aver mollato la propria posizione lavorativa proprio a causa di questo. 

La soluzione secondo Factorial: adottare l'IA

La soluzione al problema è da cercare nell'IA secondo l'analisi. Cosa che molti manager stanno già facendo: il 67% degli intervistati afferma di aver adottato strumenti di IA per ridurre il carico operativo. Ma si tratta di strumenti non pienamente efficaci, dato che non sono ancora integrati nei processi aziendali. “La burocrazia interna non è solo un costo, è una scusa. Finché i manager passano la settimana ad approvare richieste di ferie e a convalidare le spese, hanno la giustificazione perfetta per evitare le cose difficili. L’AI integrata non si limita ad automatizzare il lavoro. Elimina l’alibi”, commenta Giovanni Giamminola, esperto di AI e consulente aziendale.

“Le aziende italiane stanno pagando un prezzo altissimo per processi amministrativi inefficienti che sottraggono tempo e valore al lavoro delle persone” commenta Jordi Romero, CEO di Factorial. “Digitalizzare non basta: senza semplificazione, si rischia solo di spostare la complessità online. L’intelligenza artificiale può automatizzare le attività ripetitive e restituire tempo a strategia e innovazione, ma servono strumenti integrati e davvero efficaci. Oggi non è più un vantaggio competitivo, ma una necessità”.