Digitalizzazione e stampa, i flussi di lavoro ibridi restano centrali per le PMI: il punto di vista di HP

La prova prodotto della stampante HP LaserJet MFP M234sdw ci ha dato modo di toccare il tema della digitalizzazione e della dematerializzazione documentale, un processo in essere da oltre 20 anni e che ancora non si può definire realmente compiuto. I flussi di lavoro ibridi, cioè dove l'archiviazione digitale è all'ordine del giorno, ma altrettanto quotidiana è la stampa di documenti, sono ancora molto diffusi tra aziende di tutte le dimensioni, e in modo particolare presso le PMI.

Abbiamo avuto l'opportunità di approfondire il tema con Giusi Garrano, che all'interno di HP Italy ricopre il ruolo Printing Category Lead e può così disporre di un punto di vista "di prima fila" sullo stato della stampa aziendale nel mercato italiano:

"Nelle piccole e medie imprese italiane convivono da anni due mondi: quello digitale, sempre più evoluto, e quello cartaceo, che continua a rappresentare un punto di riferimento nei momenti cruciali dei processi documentali. È vero che la digitalizzazione ha fatto passi enormi, ma in molte situazioni la carta rimane uno strumento irrinunciabile: quando si deve rivedere un testo complesso, condividere materiali in una riunione o gestire documenti che richiedono firme e verifiche formali. In questo contesto ibrido, le LaserJet garantiscono esattamente ciò che serve: una stampa rapida, pulita e affidabile proprio quando il documento fisico diventa parte del flusso operativo.

Le PMI oggi stampano meno, ma quando stampano vogliono farlo bene e senza interruzioni. E sono molto più attente rispetto al passato a temi come la semplicità di utilizzo, l’integrazione con strumenti digitali e la sicurezza. Funzioni come la protezione del firmware, gli aggiornamenti automatici e la gestione delle credenziali sono ormai fondamentali quanto la qualità di stampa.

Le stampanti LaserJet riescono a coprire con naturalezza esigenze molto diverse: da chi lavora in spazi ridotti o da casa e ha bisogno di una soluzione compatta e immediata, fino agli uffici dove la stampa fa parte della routine quotidiana e serve una macchina capace di sostenere ritmi più intensi. La forza della gamma sta proprio nella sua flessibilità: offre punti d’ingresso differenti ma un’esperienza coerente, in termini di affidabilità, velocità e qualità. È questo che permette alle PMI italiane di scegliere il dispositivo più adatto al proprio modo di lavorare, mantenendo un approccio alla stampa sempre più selettivo e consapevole".

Come osserva Garrano, aziende differenti si trovano a rispondere ad esigenze differenti: in altri termini la "stampa", non è un concetto così universale come potrebbe apparire ad un primo sguardo. Ci sono realtà che stampano migliaia di pagine al mese e, al capo opposto, piccole aziende che magari hanno bisogno di stampare solo poche centinaia o addirittura "qualche decina" di pagine mensilmente, ma che sono ineliminabili. Insomma, non esiste una stampante adatta a tutti e per questo HP ha composto una proposta capace di rivolgersi alle differenti necessità. Ancora Garrano:

"La gamma LaserJet è stata progettata proprio per rispondere alla grande eterogeneità delle realtà professionali italiane. C’è chi stampa poche centinaia di pagine al mese e chi invece ne gestisce migliaia: ognuno richiede soluzioni proporzionate ai propri ritmi. Per i volumi più contenuti e per chi lavora soprattutto in bianco e nero, le LaserJet monocromatiche restano una scelta ideale: snelle, economiche e robuste, in grado di unire funzioni avanzate in un formato compatto, ideale anche per spazi ridotti.

Per le realtà che invece producono materiali a colori non fotografici - come grafici o presentazioni aziendali - esistono le LaserJet Pro a colori, concepite per unire produttività, qualità e un’esperienza d’uso fluida, connettività cloud e sicurezza avanzata. La gamma cresce insieme alle esigenze dell’azienda: dai modelli personali fino alle macchine pensate per gruppi di lavoro più numerosi, con cassetti carta capienti, toner ad alta resa e capacità di sostenere cicli di stampa importanti. È un ecosistema costruito per accompagnare la PMI nel tempo, adattandosi ai suoi ritmi, ai suoi volumi e alla sua evoluzione tecnologica".

Digitalizzare e stampare, due facce di una stessa medaglia

La stampa è concretezza: come osservava in precedenza anche Garrano, il documento fisico continua ad avere un ruolo pratico, difficile da eliminare del tutto. In molti contesti professionali la carta resta il supporto più immediato per rivedere testi complessi, lavorare in modo collaborativo o affrontare riunioni strategiche in cui serve, letteralmente, “mettere tutto sul tavolo”. Annotare a margine, evidenziare un passaggio, appuntarsi un’idea al volo sono gesti che, ancora oggi, funzionano meglio con carta e penna.

Questo non ridimensiona i vantaggi della digitalizzazione, che resta fondamentale per semplificare lo stoccaggio, l’archiviazione indicizzata, il reperimento dei documenti e la riduzione dei costi operativi. Semplicemente, in alcune situazioni specifiche la carta rimane imbattibile. Per questo la stampante continua a essere uno strumento imprescindibile in uffici e aziende: non come retaggio del passato, ma come risorsa da usare con criterio. Stampare con consapevolezza e quando serve davvero, evitando ridondanze inutili, diventa così una scelta sia pratica sia responsabile, anche in termini di sostenibilità ambientale, tema toccato dal Printing Category Lead di HP Italy:

"La sostenibilità è un pilastro della strategia HP, e le innovazioni introdotte negli ultimi anni nella gamma LaserJet lo dimostrano. Le nuove formulazioni del toner, come quelle adottate nelle serie più recenti, permettono di lavorare a temperature più basse riducendo i consumi energetici senza compromettere velocità o qualità. Questo approccio è comune tanto ai modelli più compatti quanto a quelli più strutturati: dalla M234sdw, che integra funzioni automatiche e toner ad alta capacità, alle LaserJet Pro 3000 e 4000 series, progettate per cicli lunghi e ottimizzate per un uso intensivo, anche in ottica di efficienza energetica.

L’impegno riguarda anche i materiali: plastica riciclata nelle scocche, cartucce rigenerate tramite HP Planet Partners e componenti pensati per durare di più. Tutto questo si traduce in costi operativi più bassi e in un impatto ambientale ridotto, due aspetti che oggi le PMI valutano con crescente attenzione.

A questo si affianca l’aspetto della sicurezza, che è parte integrante del design: protezione del firmware e aggiornamenti continui, così da evitare rischi e garantire prestazioni costanti nel tempo".

Il documento digitale diventa fisico: si stampa anche dallo smartphone

Negli ultimi vent’anni, proprio grazie alla digitalizzazione, è cambiato il modo di rapportarsi ai documenti quando devono passare dallo schermo alla carta. All’inizio degli anni Duemila gli smartphone, per come li intendiamo oggi, semplicemente non esistevano. Oggi, invece, abbiamo di fatto “un ufficio in tasca”, e questo ha introdotto esigenze nuove e molto concrete.

Stampare direttamente dallo smartphone in modo rapido ed efficace, senza dover passare obbligatoriamente dal PC, è diventata una necessità quotidiana. Lo stesso vale per la stampa da remoto, che consente di trovare un documento cartaceo già pronto non appena si rientra in ufficio, ottimizzando tempi e flussi di lavoro. Cambiano quindi le abitudini, cambiano i paradigmi: la stampa non è più legata esclusivamente a un cavo o a una postazione fissa.

Proprio per questo, però, il tema della sicurezza diventa centrale. Quando i documenti viaggiano in modalità wireless o da dispositivi personali, è fondamentale che l’intero processo di stampa sia protetto, affidabile e al riparo da accessi non autorizzati. L’evoluzione della stampa non riguarda solo la comodità, ma anche il controllo e la tutela delle informazioni, un tassello importante all'interno dell'offerta HP:

Negli ultimi anni abbiamo ripensato completamente l’esperienza di stampa con l’obiettivo di renderla coerente con il modo in cui le PMI lavorano oggi, spesso da più luoghi e con dispositivi diversi. La stampante non è più un elemento isolato, ma un nodo attivo del workflow digitale. Con App HP l’integrazione è immediata: installazione guidata in pochi passaggi, accesso da smartphone e PC, scansione verso il cloud, stampa via email, gestione dei consumabili da remoto.

Questa esperienza è omogenea su tutta la gamma: dalla M234sdw, ideale per piccoli spazi, alle LaserJet Pro più potenti utilizzate nei gruppi di lavoro. Vale non solo per la produttività, ma anche per la sicurezza: l’app consente di controllare gli accessi, garantire connessioni protette e monitorare aggiornamenti e stato della macchina, elementi fondamentali quando si lavora da remoto o si condividono documenti sensibili.

In pratica, la LaserJet diventa un punto di contatto tra il mondo fisico e quello digitale, capace di integrarsi nei processi dell’azienda senza appesantirli. È una caratteristica che accomuna tutta la famiglia e che risponde perfettamente alle esigenze operative delle PMI.