Meno frammentazione, più controllo su costi: il workplace del futuro secondo Elmec

La crescita di dispositivi, applicazioni SaaS e servizi cloud sta rendendo più complessa la gestione delle postazioni di lavoro. Elmec Informatica parte da questo problema per ripensare la propria offerta di Managed Workplace e Device as a Service (DaaS), mettendo al centro visibilità, controllo dei costi e misurazione dell’esperienza degli utenti.

La strategia è stata presentata durante il Workplace Summit 2026, organizzato nel Campus tecnologico di Brunello, in provincia di Varese. Elmec parla di un vero e proprio “paradosso del workplace”: all’aumento degli investimenti tecnologici non corrisponde necessariamente un maggiore controllo dell’ambiente IT. Al contrario, la moltiplicazione di strumenti, licenze e sistemi di gestione può produrre sovrapposizioni, costi difficili da ricostruire e una maggiore complessità operativa.

MyElmec concentra device, licenze e costi

Secondo le stime elaborate dall’azienda sulla base delle esperienze dei propri clienti, una postazione di lavoro costa complessivamente tra 2.000 e 3.000 euro all’anno per utente, considerando hardware, software e licenze. Elmec stima un margine di efficientamento fino al 30% intervenendo su duplicazioni e sprechi. A questo dato aggiunge una media di 12 giorni di produttività persi ogni anno per utente a causa di software ridondanti o malfunzionanti.

"Il paradosso nasce quando la tecnologia presente in azienda cresce più velocemente della capacità di governarla. Le aziende investono cifre importanti in dispositivi, software e servizi, ma spesso perdono visibilità su cosa hanno acquistato e su come viene utilizzato e questo inevitabilmente si ripercuote anche sul business", afferma Andrea Fiori, Responsabile Workplace & IT Delivery di Elmec Informatica. "Il nostro obiettivo è restituire all’IT il pieno controllo, trasformando la postazione di lavoro da voce di costo difficile da tracciare, a leva di efficienza misurabile. Per questo siamo costantemente impegnati nello sviluppo di servizi e strumenti che possano garantire ai nostri clienti il miglior risultato possibile".

Uno degli strumenti su cui Elmec sta lavorando è MyElmec, piattaforma che riunisce in un unico punto le informazioni su dispositivi, servizi, licenze e relativi costi. L’obiettivo è fornire all’IT una vista centralizzata dell’ambiente workplace e consentire di individuare più facilmente risorse inutilizzate o duplicate. La nuova versione introduce inoltre funzioni che permettono agli IT manager di gestire direttamente alcune attività, come l’acquisto dei dispositivi destinati all’onboarding.

Una parte rilevante riguarda il software asset management: licenze acquistate da singoli dipartimenti, rinnovi automatici, account ancora attivi dopo l’uscita di un dipendente e piani sovradimensionati possono accumularsi senza essere immediatamente visibili. Secondo Elmec, circa il 65% del software risulta inutilizzato o sottoutilizzato. L’azienda propone quindi assessment che confrontano le licenze attive con l’utilizzo effettivo e con il ruolo degli utenti.

Sul fronte hardware, il modello Device as a Service punta a trasferire a Elmec una parte della complessità legata alla gestione quotidiana e al ciclo di vita delle postazioni. Il modello prevede contratti pluriennali, prezzi predeterminati e disponibilità di magazzino, con l’obiettivo di ridurre l’esposizione alle oscillazioni dei costi e alle difficoltà di approvvigionamento.

"Per anni ci hanno insegnato che possedere la propria tecnologia fosse sinonimo di controllo", dichiara Enrico Boselli, Direttore Vendite DaaS di Elmec Informatica. "Oggi il controllo passa dalla capacità di usare la tecnologia nel modo giusto, con costi prevedibili e un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita della postazione. Con il Device as a Service liberiamo l’IT dalla gestione quotidiana e restituiamo tempo e risorse al core business delle aziende".

DEX, automazione del supporto e AI nello sviluppo

L’evoluzione dell’offerta riguarda anche il supporto agli utenti. Elmec ha sviluppato un chatbot alimentato dalla documentazione aziendale per gestire richieste ricorrenti relative, per esempio, a VPN, stampanti, password, accessi e applicazioni. Il sistema nasce da un utilizzo interno ed è stato successivamente esteso ai clienti. L’intelligenza artificiale viene utilizzata anche nello sviluppo del codice di alcuni dei servizi proposti da Elmec.

Un altro elemento è la Digital Employee Experience. Accanto agli SLA tradizionali, Elmec introduce gli XLA, Experience Level Agreement, con l’obiettivo di misurare l’esperienza effettiva dell’utente e le prestazioni della postazione rispetto alle attività svolte. Secondo i dati riportati dall’azienda, presso diversi clienti i tempi di log-on sono stati ridotti da 8-10 secondi a circa 2 secondi, con una riduzione del 75% dei tempi di attesa.

Lo stesso approccio viene applicato al supporto proattivo e alla sicurezza dei dispositivi mobili, con strumenti di Mobile Application Management destinati a proteggere i dati aziendali all’interno delle applicazioni di lavoro.

Elmec sta inoltre ampliando la propria presenza territoriale. Il piano prevede una nuova sede in Emilia-Romagna e un’espansione in Toscana. Parallelamente l’azienda continua a sviluppare Elmec Vision, piattaforma video gratuita dedicata ai temi del workplace, della cybersecurity, dell’intelligenza artificiale e della produttività.