Pagamenti ancora manuali nelle concessionarie auto: l'automazione resta il principale ostacolo. L'analisi di Aufinity

La digitalizzazione del settore automobilistico non procede alla stessa velocità in ogni area della filiera. Mentre veicoli e servizi diventano sempre più connessi, la gestione dei pagamenti nelle concessionarie e nelle officine italiane continua a dipendere, in molti casi, da riconciliazioni manuali, fogli Excel e comunicazioni dirette fra reparti.

È il quadro delineato da una ricerca commissionata dalla fintech tedesca Aufinity Group, specializzata nell’automazione dei pagamenti nel settore automotive. L’indagine è stata condotta fra dicembre 2025 e gennaio 2026 su 108 persone che lavorano in concessionarie od officine italiane e partecipano, direttamente o indirettamente, alla gestione dei pagamenti.

Concessionarie auto: una parte consistente del lavoro resta manuale

Il 78,2% dei rispondenti dichiara di dedicare almeno un quarto del proprio tempo ad attività manuali collegate ai pagamenti. Solo il 21,8% afferma di riuscire a mantenere queste operazioni sotto il 25% delle ore lavorate.

Fra le attività indicate rientrano la riconciliazione dei pagamenti, la quadratura contabile e l’invio dei solleciti. Quando questi passaggi non sono collegati al sistema gestionale, il personale deve controllare le transazioni, aggiornare le pratiche e comunicare separatamente con clienti e altri reparti.

La mancanza di automazione è la criticità citata più spesso dal 41,7% degli intervistati. Seguono i problemi tecnici nell’integrazione fra sistemi diversi, indicati dal 37%, la gestione delle partite aperte e dei solleciti, al 36,1%, e gli oneri di comunicazione con i clienti, al 33,3%.

Excel e POS non integrati frammentano i processi

Il 31,5% del campione dichiara di utilizzare ancora Excel o liste compilate manualmente. Circa due terzi dei rispondenti lavorano con soluzioni bancarie tradizionali, mentre il 50,9% dispone di un terminale POS non integrato con il sistema gestionale.

Il problema non è quindi necessariamente l’assenza di strumenti digitali, ma la mancanza di collegamenti fra questi strumenti. Un pagamento può essere stato completato sul circuito bancario senza che l’informazione venga riportata automaticamente nel gestionale utilizzato dalla concessionaria.

Questa frammentazione coinvolge anche la forza vendita. Nel 52,3% dei casi, secondo la ricerca, il personale commerciale verifica che un veicolo sia stato pagato contattando direttamente il reparto contabilità.

Dal lato dell’offerta, solo il 16,3% dei rispondenti dichiara che la propria organizzazione avvisa automaticamente il cliente dell’avvenuto pagamento. Nel 43% dei casi la comunicazione viene invece effettuata manualmente.

Aufinity punta sull’integrazione dei pagamenti

In questo ambito che si inserisce la proposta di Aufinity. La piattaforma centralizza i flussi di pagamento e li collega ai sistemi gestionali utilizzati dai punti vendita, con l’obiettivo di aggiornare automaticamente lo stato delle transazioni, ridurre le riconciliazioni manuali e rendere le informazioni accessibili ai diversi reparti.

La società è stata fondata in Germania nel 2018 e opera nei mercati di lingua tedesca attraverso il marchio bezahl.de. Per i mercati internazionali utilizza invece il marchio Aufinity.

L’ingresso ufficiale nel mercato italiano è stato annunciato nel marzo 2025. Alla fine dello stesso anno l’azienda dichiarava una rete europea composta da oltre 2.000 concessionari e più di un miliardo di euro di transazioni gestite ogni mese.

Il sistema supporta la gestione centralizzata dei pagamenti, il controllo in tempo reale dello stato delle transazioni e la riconciliazione con le pratiche presenti nel gestionale. L’integrazione con i dealer management system, o DMS, punta a evitare che vendita, post-vendita e amministrazione debbano scambiarsi manualmente le informazioni necessarie per verificare un pagamento.

Aufinity ha stretto accordi con fornitori di software gestionali come Keyloop e Visual Software. In quest’ultimo caso, l’integrazione con Infinity DMS consente al personale commerciale di controllare lo stato di un pagamento senza richiedere un aggiornamento separato all’amministrazione.

I numeri sulla diffusione della piattaforma provengono dalla stessa Aufinity e non misurano direttamente i benefici ottenuti dalle concessionarie italiane. Per valutare l’efficacia dell’automazione servirebbero confronti indipendenti su tempi di riconciliazione, costi operativi, numero di errori e velocità delle conferme prima e dopo l’integrazione.

La ricerca individua comunque un problema concreto: digitalizzare il pagamento non significa soltanto aggiungere un nuovo canale, ma collegare banca, POS, gestionale, contabilità e forza vendita. È in questa integrazione, più che nel singolo strumento, che si misura la maturità digitale del processo.

"Il settore automotive vive una trasformazione che va oltre la vendita: la vera competitività si gioca sulla capacità dei concessionari di integrare i propri processi", afferma Paolo Procacci, Director of Sales - Southern Europe di Aufinity Group. "Nel 52% dei casi in Italia, la forza vendita è ancora coinvolta in verifiche amministrative che dovrebbero essere automatiche: non è un problema di persone, ma di processi disallineati tra vendita, post-vendita e amministrazione. Qui si gioca la competitività di un concessionario: liberare le ore perse in riconciliazioni manuali e reinvestirle nella relazione col cliente. Con Aufinity, i dealer ottengono controllo in tempo reale sui flussi finanziari e adattano le strategie alla velocità del mercato".