OnlyOffice: l'alternativa open source e on premise a Microsoft 365

Si chiama OnlyOffice, è una suite completa di applicazioni per la produttività personale e l'organizzazione aziendale e viene dalla Lettonia. Questa soluzione, pensata per soddisfare le esigenze tanto dei singoli quanto delle aziende, rappresenta una valida alternativa ai servizi offerti dai grandi nomi del mondo della tecnologia, come Google G Suite e Microsoft 365. L'elemento distintivo di OnlyOffice sta nel fatto che si tratta di un prodotto parzialmente open source e installabile su server propri, così da mantenere il controllo completo sui dati.

In un mondo sempre più dominato dai servizi cloud, dunque, OnlyOffice propone una visione alternativa. Ciò non significa, però, che OnlyOffice non fornisca servizi in cloud: l'azienda, infatti, offre anche una versione dei propri servizi ospitata sui propri server.

Cos'è OnlyOffice e cosa offre

OnlyOffice è una suite completa per la produttività personale divisa in due componenti principali: un client installabile sui computer desktop e notebook, e un server opzionale che rende possibile la collaborazione e l'archiviazione centralizzata dei documenti.

Il client è gratuito e open source, funziona offline ed è disponibile per Windows, macOS e Linux. Non necessita del server per funzionare, pertanto è un perfetto sostituto di Microsoft Office o LibreOffice per i computer personali. È altresì disponibile una versione del client per Android e iOS.

Il software lato server è disponibile sia in versione gratuita che in versione a pagamento: la differenza principale sta nelle funzionalità, con la seconda che ne contiene di aggiuntive, e nella possibilità di accedere al supporto diretto da parte del produttore del software, Ascensio Systems. Durante la nostra prova ne abbiamo avuto bisogno e possiamo confermare che sia rapido ed efficace.

Il punto di forza di OnlyOffice sta proprio in questa sua dualità: il client è autosufficiente e permette di creare e gestire i documenti nei vari formati (sia Microsoft Office che Open Document), ma collegandolo a un server aziendale è possibile espanderne le funzionalità e collaborare in tempo reale con altre persone su documenti condivisi. Il fatto che il software lato server sia installabile sui server aziendali interni fa sì che i documenti restino riservati e al sicuro. Si ottiene, insomma, la potenza di strumenti come Google G Suite od Office online senza rinunciare alla sicurezza dei dati e al controllo totale della piattaforma garantiti dalle piattaforme on premise.

OnlyOffice Desktop: un'interfaccia nota

OnlyOffice Desktop offre un'interfaccia che richiama quella Ribbon (e successive evoluzioni) usata da Microsoft Office. Chi è abituato a usare il software della casa di Redmond si troverà dunque senz'altro a suo agio e non dovrà impiegare molto tempo per imparare l'uso del nuovo software. Un'importante differenza, nonché un aspetto che abbiamo particolarmente apprezzato, è l'uso delle schede: similmente a un browser, OnlyOffice Desktop propone una scheda per ciascun documento, cosa che permette di organizzare meglio il proprio lavoro e avere sempre sotto controllo i file aperti.

Una scheda principale permette di scegliere se creare un nuovo documento (testo, foglio di calcolo o presentazione), se aprirne uno modificato di recente o se collegarsi a un server. Una volta effettuata la connessione, quest'ultima opzione mostra una lista dei server a cui ci si è collegati: selezionandone uno si apre una nuova scheda, che ripropone la stessa interfaccia del client Web.

Quando si collega il client a un server si accede a diverse funzionalità aggiuntive rispetto all'uso "offline": non solo è possibile collaborare in tempo reale sui documenti con altri utenti direttamente dall'applicazione, ma è anche possibile sfruttare una funzionalità che Ascensio chiama "private rooms" ("stanze private"). Si tratta della possibilità di cifrare i dati usando AES-256, uno degli standard più sicuri al momento disponibili, rendendo i file in queste "stanze private" accessibili soltanto all'autore e alle persone con cui questi decide di condividerli. Ogni carattere digitato viene cifrato, garantendo la più stretta confidenzialità e garantendo l'impossibilità di intercettare i dati tra il server e il client.

L'intento è quello di offrire un modo per le aziende di tutelarsi in maniera semplice dalle intrusioni: un cybercriminale che dovesse accedere al server troverebbe un file cifrato e impossibile da utilizzare, poiché lo standard AES-256 richiede una quantità di tempo incommensurabilmente superiore all'età dell'Universo per poter essere decifrato.

Le stanze private non sono disponibili usando un browser Web per collegarsi al server: la necessità di scambiare le chiavi richiede l'uso del software per desktop. Inoltre, alcune azioni non sono consentite all'interno delle stanze private: tra queste segnaliamo la copia o lo spostamento dei file dentro o fuori dalla stanza (mentre all'interno è consentito), il caricamento di intere cartelle, la sovrascrittura di file (spostandone o caricandone di nuovi in sostituzione) e il ripristino di versioni precedenti.

L'unico aspetto negativo che segnaliamo relativamente al client è il suo utilizzo di memoria. Essendo scritto in HTML5 e JavaScript, OnlyOffice Desktop è decisamente più affamato di risorse rispetto a software scritti in linguaggi nativi come LibreOffice. Abbiamo installato entrambi i software su un computer con KDE Neon, distribuzione Linux derivata da Ubuntu: l'occupazione di spazio su disco di OnlyOffice ammonta a ben 769 MB, mentre LibreOffice occupa circa 330 MB; per quanto riguarda l'occupazione della RAM, creare un singolo documento di testo vuoto occupa invece circa 440 MB su OnlyOffice e 220 MB su LibreOffice. OnlyOffice richiede, insomma, un computer più prestante, per quanto si tratti comunque di differenze ridotte per gli standard odierni.

Il server di OnlyOffice: documenti, gestione dei progetti, CRM e molto altro ancora

La componente server è anch'essa indipendente e non richiede la componente desktop per poter essere utilizzata, a esclusione delle stanze private: è infatti sufficiente accedervi tramite il proprio browser per sfruttarne tutte le altre funzionalità. Queste includono non solo un editor di documenti, ma anche un CRM, un gestore di progetti, un sistema di email, un calendario, un portale per la comunità, una chat, una rubrica e l'integrazione con servizi esterni come DocuSign, Twitter, Firebase e Rackspace (tra gli altri).

Il server è disponibile in varie modalità di installazione, da quella classica con pacchetti di installazione (per Windows Server 2012 o superiore, Debian/Ubuntu, RHEL/CentOS/Fedora) ai container da controllare con Docker. Ascensio mette anche a disposizione i Dockerfile e i file per Docker compose, grazie ai quali è possibile definire l'immagine di base e le versioni dei vari software necessari al funzionamento (es. MySQL). C'è dunque una certa flessibilità nell'implementazione nei vari scenari.

Abbiamo testato la versione Docker all'interno di una macchina virtuale con Ubuntu Server 20.04. La macchina era configurata con specifiche vicine a quelle minime: 2 core, 6 GB di RAM e 100 GB di spazio su disco. Pur con queste specifiche contenute, il sistema si presenta reattivo e scattante a sufficienza quando utilizzato da due utenti.

L'interfaccia per la creazione e la modifica di documenti è identica a quella presente nella versione desktop, pertanto non ci sono differenze particolari da riportare; ciò semplifica anche l'adozione, dato che gli utenti non devono imparare a utilizzare diverse interfacce a seconda della modalità di accesso.

Una delle caratteristiche interessanti messe a disposizione da OnlyOffice è la ricerca nel testo dei documenti e delle email, che permette di trovare le informazioni desiderate senza dover aprire manualmente i vari file o i vari messaggi di posta elettronica. L'aspetto di cui bisogna tenere conto in questo caso, però, è che questa operazione richiede risorse significative: per attivare la funzionalità, Ascensio raccomanda di avere a disposizione spazio libero su disco pari almeno a quello occupato dai documenti. Nel caso di grandi collezioni di file ed email può trattarsi di una quantità di spazio non trascurabile.

La gestione dei progetti include la possibilità di creare progetti che abbiano un responsabile e dei referenti per i sotto-progetti, nonché collegare progetti fra loro, includere documenti, lasciare commenti e visualizzare le tabelle di Gantt. È possibile inoltre stabilire compiti e sotto-compiti, tenere traccia del tempo speso su ogni passaggio del progetto e creare rapporti. La possibilità di definire dei modelli rende poi più semplice avere impostazioni predefinite che velocizzano la creazione di nuovi progetti. L'interfaccia utente è chiara e semplice da usare, con molteplici opzioni che rendono possibile gestire progetti anche complessi e che coinvolgono decine di persone.

La parte CRM è snella ma piuttosto completa e consente di gestire i contatti, di assegnare compiti (come chiamate, email o dimostrazioni) associati a contatti, date sul calendario e note, mentre non è possibile associare documenti. È possibile tenere traccia delle opportunità di vendita, con i vari possibili stadi (come contatto iniziale, proposta, negoziazione, conclusione) e l'inserimento di campi aggiuntivi come budget e campi personalizzati. È inoltre possibile collegare l'applicazione con Twilio.

L'autenticazione può avvenire sia utilizzando le utenze native di OnlyOffice sia tramite varie integrazioni: tra le molteplici presenti segnaliamo LDAP/Active Directory, Google, Facebook, Twitter, LinkedIn, Clickatell (che fornisce autenticazione a due fattori), Yahoo!, Yandex e VKontakte. OnlyOffice mette dunque a disposizione una vasta gamma di possibili forme di autenticazione che soddisfano le esigenze della stragrande maggioranza delle aziende.

Gli amministratori possono imporre criteri di complessità delle password o l'uso dell'autenticazione a due fattori tramite SMS o applicazione. È anche possibile affidarsi a servizi di single sign-on esterni come OneLogin e Shibboleth, così da garantire l'accesso immediato ai servizi senza costringere gli utenti a effettuare un nuovo accesso. Un'ulteriore opzione è quella di restringere a specifici indirizzi IP l'accesso al sistema o di imporre un limite alla durata massima della sessione.

Gli utenti possono essere nominati amministratori sia a livello complessivo che a livello delle singole componenti: ad esempio, può essere utile nominare il capo della divisione commerciale come amministratore della sezione CRM così che possa creare template e gestire tutti i contatti e le opportunità, senza però che abbia diritti di amministrazione anche sulla parte di gestione dei documenti.

Per garantire la massima sicurezza è possibile cifrare tutti i dati archiviati sul sistema ("data at rest") così da renderne impossibile l'accesso a eventuali criminali che dovessero introdursi all'interno del server. Sempre in tema di sicurezza, è possibile visualizzare lo storico dei login effettuati e visualizzare l'attività dettagliata per gli audit di sicurezza.

OnlyOffice supporta la creazione di backup su molteplici servizi cloud (AWS, Google Cloud, Rackspace, kDrive, Selectel, Yandex) oltre a WebDAV, ma non sembra essere presente la possibilità di sfruttare altri sistemi come FTP o SSH.

Tra le altre opzioni ne troviamo anche una per utilizzare il logo della propria azienda all'interno dell'interfaccia, così da personalizzarla e da offrire una migliore integrazione con gli altri servizi.

Il cloud è possibile, ma non necessario

Ci sono ancora diversi scenari d'uso in cui appoggiarsi a servizi i cloud non è conveniente o consigliabile e in tali casi entra in gioco la possibilità di installare OnlyOffice nella propria infrastruttura informatica aziendale; Ascensio offre, però, anche un servizio cloud con server situati in Europa che offre al momento tutte le funzionalità della versione on premise a eccezione delle stanze private.

Quello che insegna OnlyOffice è che non è strettamente necessario appoggiarsi al cloud per ottenere un servizio moderno ed efficace, in grado di rispondere alle esigenze degli utenti aziendali senza fare compromessi sulla sicurezza dei dati.

Per quanto servizi come Office online e Microsoft 365 offrano una migliore compatibilità con i formati proprietari di Microsoft e una migliore integrazione con i vari prodotti di quell'ecosistema, il servizio messo a disposizione da OnlyOffice è per molti versi equiparabile ad essi.

Abbiamo trovato OnlyOffice molto facile da installare, gestire e utilizzare nel nostro ambiente di prova. La disponibilità del software sia tramite un'interfaccia Web che tramite un client disponibile per tutti e tre i maggiori sistemi operativi per desktop, oltre poi alla disponibilità anche di client per Android e iOS, rende l'impiego a livello aziendale piuttosto semplice perché indipendente dai sistemi usati dai lavoratori.

Un ulteriore aspetto da non trascurare è la natura open source di OnlyOffice. In un momento storico in cui la sicurezza del software diventa sempre più importante e in cui le vulnerabilità e le backdoor vengono scoperte su base quotidiana, avere a disposizione il codice sorgente del software che si utilizza fa sì che si possa accertare che non siano inserite al suo interno backdoor o altri sistemi nascosti di comunicazione con l'esterno. I dati sono, quindi, ragionevolmente al sicuro.

Ascensio Systems è riuscita nell'intento di creare un prodotto solido e convincente, con un'interfaccia utente semplice e facile da usare e con funzionalità che lo rendono piuttosto potente. OnlyOffice guadagna la nostra piena approvazione.