Sale riunioni 2.0: le soluzioni Logitech per adeguare gli uffici al paradigma del lavoro ibrido

Dopo anni in cui si dava scontata la presenza in ufficio per lavorare, oggi il paradigma è cambiato e il mondo del lavoro è sempre più orientato verso il lavoro ibrido. Lo scetticismo iniziale di alcune aziende, che avrebbero preferito il ritorno in ufficio al termine della pandemia, inizia infatti a venire meno e sempre più imprese si stanno aprendo alla flessibilità, consentendo ai loro dipendenti di lavorare da remoto due o tre giorni a settimana. Un cambio direzione importante rispetto al passato, ma necessario se si vuole continuare a tenere i migliori talenti in azienda. A livello globale, infatti, stiamo assistendo a un fenomeno che è stato definito great resignation, che vede sempre più lavoratori abbandonare posti di lavoro sicuri e anche di prestigio pur di ottenere maggior flessibilità. Comprensibile, per molti versi: quando tutti sono stati obbligati a lavorare da remoto a causa della pandemia, si è visto che la presenza quotidiana in ufficio non garantiva maggiore produttività, anzi, in molti casi, è accaduto il contrario.

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Questo non significa che gli uffici verranno dismessi, ma semplicemente andranno ripensati, per esempio eliminando le postazioni fisse, riservate a ogni dipendente, a favore di un approccio più libero: ci si siede dove si trova posto, o vicino alle persone con cui si stanno effettuando progetti. Inevitabilmente, cambiano anche le riunioni. Prima del 2020 la norma era di effettuarle in presenza, tutti seduti attorno a un grande tavolo, e poi ci si è abituato a farle quasi esclusivamente da remoto.

Oggi, la forma prevalente è quella ibrida, con alcuni partecipanti presenti fisicamente in sala e altri collegati da remoto. Un cambio di paradigma che impone di ripensare l’hardware per le comunicazioni presente nella sale riunioni se si desidera gestire al meglio queste nuove forme di collaborazione per i team. Allo stesso tempo anche chi si connette da remoto ha l’opportunità di ripensare la propria postazione. Fra i produttori più impegnati sotto questo fronte Logitech, che ha rapidamente aggiornato la sua gamma di soluzioni audio/video introducendo nuove soluzioni pensate per sale di grandi e medie dimensioni, per le sale più piccole e anche per il personal workspace, l’angolo di casa che si è adibito a studio.

Le soluzioni Logitech per le sale riunioni di grandi dimensioni: Rally Bar 

Solitamente le sale riunioni sono già attrezzate con schermi di grandi dimensioni, webcam e microfoni, ma oggi si sente la necessità di prodotti più efficaci,capaci di garantire prestazioni migliori sotto il profilo della qualità  dell’audio e del video e, soprattutto, semplici da utilizzare. Idealmente, gli utenti dovrebbero semplicemente collegare il loro PC e avviare la riunione, senza dover configurare input e output video: ci si aspetta insomma un’esperienza plug & play che le soluzioni tradizionali spesso non sono in grado di offrire.Se perdere 5 minuti per configurare i dispositivi una volta non è un grande problema, doverlo fare ogni volta che si avvia una nuova riunione ibrida rappresenta solo un grande spreco di tempo e produttività.

La Rally Bar di Logitech è stata progettata per funzionare da subito: basta collegarla via USB al proprio PC o Mac e in pochi istanti tutto sarà pronto per avviare il meeting ibrido via Microsoft Teams, applicazione per la quale tutta la gamma Logitech dedicata al group workspace è certificata da Microsoft. La semplicità di utilizzo è però solo uno dei punti di forza di questo dispositivo, che offre una serie di funzionalità evolute per rendere più coinvolgenti le riunioni ibride, anche effettuando una sorta di regia automatica. Rally Bar si presenta come una sorta di soundbar che può essere posizionata sopra un tavolo oppure installata a parete, solitamente sotto lo schermo.

Al centro spicca l’obiettivo, dotato di zoom ottico e pan e tilt motorizzati, mentre sui lati sono presenti le casse, abbastanza potenti da poter essere usate anche in stanze molto grandi, e i microfoni. Le classiche videocamere per sale riunioni sono caratterizzate da un’inquadratura fissa, così da inquadrare sempre tutti i partecipanti. Quando però ci si trova in poche persone, o addirittura da soli, si preferirebbe poter modificare la visuale in modo da zoomare sui soli presenti.

Rally Bar è in grado di farlo automaticamente grazie alla tecnologia RightSight 2 che sfrutta l’intelligenza artificiale per adattare le immagini alla situazione. Una seconda, minuscola, webcam incastonata nell’unità “conterà” i partecipanti presenti nella sala, anche quelli più lontani, e adatterà zoom e pan per inquadrarli tutti contemporaneamente. Se qualcuno si avvicina alla camera, o si allontana dalla stanza, l’inquadratura verrà variata in automatico, senza alcun intervento da parte dell’utente. La qualità delle immagini è molto elevata, grazie all’adozione di un’ottica di buona qualità e a un sensore che acquisisce immagini in 4K.

Anche i dettagli di chi si trova lontano dall’obiettivo saranno riprodotti al meglio, grazie anche allo zoom ottico fino a 5X. RightSight 2 è in grado di gestire una sorta di regia automatica: si potrà infatti decidere se tenere un’inquadratura fissa su tutti i presenti (Vista gruppo) oppure zoomare su chi sta parlando in quel momento (Vista relatore).

Combinando le due modalità, Rally Bar offre un’esperienza più immersiva e coinvolgente, gestendo automaticamente le inquadrature. L’intelligenza artificiale viene applicata anche all’audio, così da offrire conversazioni sempre nitide e perfettamente comprensibili, andando a eliminare uno dei classici problemi delle riunioni a distanza: il parlato poco comprensibile. Grazie alla struttura antivibrazioni e a due driver ad alte prestazioni, abbinati a due piccoli cilindri che hanno il compito di far emergere meglio le basse frequenze, il parlato di chi si connette da remoto sarà riprodotto fedelmente e a volume sufficiente da poter essere compreso da tutti i presenti.

Per quanto riguarda i microfoni, invece, la Rally Bar integra un array Beamforming nella sua struttura capace di catturare suoni sino alla distanza di 7 metri. Troppo pochi? Non è un problema, dato che è possibile integrare fino a quattro pod aggiuntivi. Si tratta di microfoni molto compatti, anche questi dotati di tecnologia Beamforming, da disporre nella stanza così da riuscire a captare anche le voci di chi è seduto in fondo, lontano dallo schermo. La tecnologia di IA che Logitech utilizza per l’audio è nota come RightSound e sfrutta la tecnologia Beamforming integrata nei microfoni e nei pod per rendere al meglio l’audio di chi sta parlando, allo stesso tempo cancellando eventuali echi e rumori di sottofondo, che verranno completamente eliminati. RightSound, inoltre, è in grado di riconoscere le voci più deboli da quelle più forti, e ottimizzare la riproduzione così che tutte vengano riprodotto allo stesso volume.

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Le soluzioni Logitech per le sale riunioni di medie dimensioni: Rally Bar Mini e Meetup

Se Rally Bar è progettata per le grandi sale riunioni, Rally Bar Mini è perfetta per le stanze di piccole e medie dimensioni. La tecnologia è la medesima, anche se il dispositivo è più compatto. L’ottica è sempre dotata di un piccolo motore che gestisce pan e tilt, ma rispetto alla sorella maggiore, Rally Bar Mini non è dotata di zoom ottico, ma solo digitale. Anche in questo caso, RightSense 2 si occuperà di inquadrare tutti i partecipanti o di concentrarsi su chi sta parlando in quel momento.

Anche per quanto riguarda l’audio non ci sono differenze degne di nota: i microfoni integrati su Rally Bar Mini captano le voci sino a 7 metri di distanza, e se non fossero sufficienti è possibile aggiungere ulteriori pod microfonici, in questo caso un massimo di due. Meetup, invece, è la soluzione che Logitech ha sviluppato per la sale di dimensioni più contenute. È sempre in grado di acquisire immagini 4K ed è dotata di ottica motorizzata per pan e tilt ma, come nel caso di Rally Bar Mini, lo zoom 5X è solamente digitale, non ottico. Anche in questo caso è disponibile la tecnologia RightSense 2, che però si limiterà a inquadrare tutti partecipanti e non si focalizzerà su chi parla. Un ulteriore particolare in comune fra  Meetup  e le due versioni di Rally è la presenza di un telecomando RF per controllare a piacere l’inquadratura in tempo reale e il volume. In alternativa, si può utilizzare l’app Logi Remote per iOS e gestirla tramite iPhone o iPad. Meetup è in grado di acquisire nitidamente le voci di chi si trova fino a quattro metri di distanza dall’obiettivo, che dovrebbero essere più che sufficienti per le sale cui è indirizzato questo dispositivo. È comunque possibile aggiungere un ulteriore microfono, che amplia a cinque metri il raggio di azione del dispositivo. Meetup supporta anche Bluetooth, per usare lo smartphone o il tablet come dispositivo audio.

Logitech Tap IP: il controller per le riunioni

Sia Rally Bar sia Rally Bar Mini supportano due modalità di utilizzo: via USB, connesse a un computer, oppure Appliance. In questo caso, un chip integrato nella Rally Bar si occuperà di gestire in autonomia la chiamata, senza appoggiarsi ad hardware esterno. Sarà solamente necessario collegare Rally Bar allo schermo della sala con un cavo USB, oltre che tramite HDMI, per abilitare i controlli touch. Naturalmente questa funzionalità è attivabile solo se la sala dispone di uno schermo sensibile al tocco. In alternativa, si può acquistare un comodo accessorio, Logitech Tap IP.

Si tratta di una sorta di tablet da 10.1”  da posizionare sul tavolo, appoggiato al suo supporto inclinato di 14° per renderlo più comodo da usare. Il display touch è trattato con un rivestimento oleorepellente, per evitare che dopo qualche sessione lo schermo si riempia di fastidiose impronte digitali. Molta attenzione è stata data al sistema passacavi, che aiuta a tenere in ordine la scrivania permettendo di nascondere l’unico cavo necessario al suo collegamento, quello Ethernet o, che trasporta anche l’alimentazione. Per utilizzarlo ovviamente sarà necessario collegarlo a uno switch con supporto per il protocollo PoE, Power over Ethernet.

Logitech Tap Scheduler: per semplificare la prenotazione delle sale riunioni 

Con il lavoro ibrido è sempre più comune che nelle aziende le sale riunioni attrezzate per i meeting ibridi siano spesso occupate e, soprattutto nelle aziende con numerosi dipendenti, si sente la necessità di una  soluzione per prenotare l’occupazione delle sale così come per individuare al volo la sala libera fra le varie disponibili. Logitech ha pensato a un dispositivo per l’occasione, che evita la necessità di appoggiarsi a soluzioni software di terze parti: Tap Scheduler.

Come nel caso di Tap IP, parliamo di una sorta di tablet con schermo touch oleorepellente da 10,1”, ma la funzione è totalmente differente: Tap Scheduler va infatti posizionato in prossimità della sala riunioni, per esempio di fianco alla porta, installato a parete, o sulla porta stessa, grazie alla staffa per fissarlo sul vetro. Una luce rossa o verde emanata dai lati del dispositivo indicherà velocemente se la stanza è attualmente libera e occupata, mentre sullo schermo verrà mostrata la programmazione. Basteranno pochi tap sul display per prenotare la sala per una specifica data. Alimentazione e connettività sono forniti tramite un unico cavo Ethernet, facilmente occultabile.

Riunioni ibride sotto controllo con Logitech Sync 

Le aziende che hanno investito in nuove soluzioni per il lavoro ibrido si trovano a dover gestire decine, se non centinaia, di differenti dispositivi: le webcam per i personal workspace, i sistemi da videoconferenza per le sale riunioni, eventuali accessori come Tap IP, Tap Scheduler oltre a cuffie e auricolari in dotazione ai dipendenti. Gestire l’aggiornamento del firmware e le configurazioni di tutti questi strumenti sottrae molto tempo ai team IT e per questo motivo tutti i dispositivi qui citati supportano Logitech Sync.

Si tratta di una soluzione che consente agli responsabili IT di tenere sotto controllo tutti i dispositivi aziendali da un unico pannello di controllo, permettendo aggiornamenti di massa con un solo clic. Logitech Sync è progettato per gestire i dispositivi condivisi, quelli utilizzati nelle sale riunioni, ma può essere connesso anche al software Logi Tune, così da poter controllare anche i dispositivi per la produttività personale come Logi Dock, Logi Brio 4K Ultra HD, o anche cuffie e auricolari della gamma Zone. I dispositivi possono poi essere suddivisi in gruppi, per esempio sulla base delle sedi o dei gruppi di lavoro, fatto che torna comodo, per esempio, per separare gli strumenti comuni a tutti con quelli destinati ai singoli dipendenti.

Oltre a facilitare configurazione ed aggiornamenti in presenza di numerosi dispositivi, Logitech Sync offre preziose informazioni telemetriche sull’utilizzo delle sale riunioni, indicando la frequenza con cui vengono utilizzate, l’occupazione, i limiti di capacità e molto altro. Le funzionalità evolute dei dispositivi Logitech per le sale riunioni non sono semplice esercizi di stile ma consentono di migliorare in maniera significativa l’esperienza della videoconferenza: una maggiore qualità audio/video elimina le distrazioni e “avvicina” i partecipanti, e la semplicità di utilizzo velocizza le operazioni di configurazione dei dispositivi, aumentando di conseguenza la produttività.

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