Fujitsu ScanSnap IX1500: scansioni a tempo di record per le PMI

Molto spesso, soprattutto nelle piccole aziende, non esiste uno scanner dedicato: si tende a usare quello integrato nella stampante multifunzione, che svolge egregiamente il suo lavoro e costa poco, anche se a ben vedere non è proprio comodissimo da usare. Perfetto per scansionare qualche foglio di tanto in tanto, ma quando la mole di lavoro inizia a salire, si notano tutti i limiti di questi strumenti. Il primo è ovviamente il tempo che si perde: aprire lo sportello, posizionare il foglio, chiudere, attendere la scansione… senza contare gli inevitabili errori, come il foglio storto o ruotato di 180°. Una volta ottenute le scansioni, bisogna poi gestirle, andando a prendere i documenti dalla cartella condivisa e impazzendo dietro a nomi solitamente generati automaticamente e ben poco intuitivi. Investire su uno scanner di maggior qualità, come Scansnap IX1500 di Fujitsu, può far risparmiare parecchio tempo a professionisti e piccole aziende.

Facilissimo da installare

Chi è abituato ai classici scanner piani non può che rimanere colpito dai piccoli esponenti della gamma ScanSnap di Fujitsu. Noi abbiamo testato il modello di punta, lo ScanSnap IX1500. Largo poco più di un A4, a un occhio distratto potrebbe sembrare una stampante compatta. Chiuso, non occupa praticamente spazio sulla scrivania: quando utilizzato, il principale ingombro è dato dai fogli.

L’installazione è estremamente semplice. Basta collegare lo scanner alla presa d’alimentazione, attivarlo e seguire le istruzioni, in italiano, mostrate sul piccolo schermo LCD. L’unico intervento richiesto all'utente sarà la selezione della rete Wi-Fi e l’inserimento della relativa password. Sempre che non si preferisca usare il più immediato tasto WPS che automatizza anche questa procedura. Al termine, bisognerà poi installare il software di gestione sul computer e sullo smartphone.

Se per qualche motivo si volesse fare a meno dei vantaggi del Wi-FI è possibile collegare ScanSnap a un computer tramite la porta USB presente sul retro, nascosta da uno sportello. Optando per questa strada si è però costretti a tenere il computer sempre acceso per poterlo utilizzare.

Scapscan, scansioni velocissime anche in cloud

Completata l’installazione del software su computer, ScanSnap IX1500 è pronto all'utilizzo. Inseriti i fogli da scansionare nello sportello si potrà avviare l’operazione dallo schermo LCD touch, dal computer o da uno smartphone, tramite app. Sono presenti tre profili predefiniti: biglietti da visita, ricevute e documenti, ma è possibile aggiungerne altri personalizzati. Solitamente la scansione automatica riconosce correttamente cosa abbiamo dato in pasto allo ScanSnap e applica il corretto profilo, salvando il file nella relativa sottocartella. In caso di mancato riconoscimento si può selezionare manualmente la modalità desiderata. Dal pannello di controllo, accessibile sia da computer sia da smarpthone, si possono modificare i profili preimpostati o aggiungerne di nuovi, modificando le opzioni relative alla qualità dell’acquisizione, il formato in cui salvare i documenti, nome dei file e la cartella di destinazione. È integrato anche un software OCR che permette di archiviare i documenti come PDF “searchable”, cioè che consentono di fare ricerche testuali al loro interno. Tramite plugin gratuiti è possibile convertire le scansioni in file .doc o .XLS.

La velocità di scansione è notevole: in poco più di un minuto e mezzo abbiamo acquisito 50 pagine a colori in formato A4, usando le impostazioni predefinite, a 600 DPI. Una qualità non adatta per usi fotografici ma ideale per l’archiviazione.

Il riconoscimento automatico del tipo di documento si è è sempre rivelato affidabile e anche utilizzando fogli spiegazzati ScanSnap non si è mai inceppato. Abbiamo dovuto faticare qualche istante solo con alcuni biglietti da visita più spessi della norma, ma dopo averli sistemati con maggior cura ScanSnap non ha avuto problemi a riconoscerli e aggiungere automaticamente le nuove voci alla rubrica dei contatti. Tutte le acquisizioni vengono catalogate in cartelle differenti, così da semplificare l’accesso alle varie tipologie di dati.

Per gestire le scansioni archiviate in maniera più efficiente è possibile salvare i documenti sulla nuvola tramite ScanSnap Cloud, così da poter effettuare scansioni a computer spento e consultare l’intero archivio dei documenti da remoto, anche su smartphone e tablet tramite l’app gratuita per iOS e Android.

Qualità a caro prezzo

ScanSnap IX1500 è uno strumento ideale per il professionista o la piccola azienda, in particolare per chi ha già abbracciato la trasformazione digitale o ha intenzione di farlo a breve. Non si limita a trasformare documenti, fatture e biglietti da visita in immagini, ma converte queste informazioni in documenti indicizzati e li mette a disposizione in locale o in cloud. Ottimo per la gestione di note spese, contratti, fatture e la catalogazione dei biglietti da visita, un po’ meno sul fronte del prezzo: lo si può trovare online da vari distributori attorno ai 520 euro. Non è poco, soprattutto se lo si paragona ai dispositivi multifunzione più economici, ma il tempo che si risparmia per la gestione e archiviazione può far passare in secondo piano la spesa iniziale. Si può risparmiare qualcosa investendo sul modello IX500 (disponibile a circa 320 euro) che rinuncia al display LCD touch ed è leggermente più lento, pur mantenendo il supporto ai dispositivi wireless e al salvataggio in cloud.