Digitalizzazione, identità e AI: l’approccio integrato di SB Italia dopo l’acquisizione di ItAgile

Governare il ciclo di vita dei documenti digitali, dall’acquisizione all’archiviazione, dalla firma elettronica all’integrazione con i sistemi legacy, è oggi una necessità strategica. Ma a questa dimensione tradizionale si affianca un'altra, non meno urgente: la gestione dell’identità digitale, l’automazione sicura dei processi e l’adozione dell’intelligenza artificiale in un contesto conforme alle normative europee. A novembre 2024 SB Italia ha acquisito ItAgile, con l'obiettivo di offrire un ecosistema integrato che risponda a queste esigenze, con una proposta tecnologica pensata per scalare oltre i confini italiani.

Per capire meglio gli obiettivi dell'azienda, abbiamo intervistato Pablo Pellegrini, responsabile della Business Process Unit di SB Italia, e Gianni Sandrucci, fondatore di ItAgile e ora BU Manager ItAgile di SB Italia.

DocsWeb, AgileSign e MultiSign: oltre la piattaforma

DocsWeb, AgileSign, MultiSign sono le componenti di un framework progettato per affrontare la digitalizzazione in modo strutturato, tracciabile e sicuro. La prima è una soluzione di Enterprise Content Management (ECM) che integra gestione documentale e workflow; AgileSign si occupa della firma elettronica anche in scenari B2C, mentre MultiSign è la base tecnologica che consente la gestione dell'identità digitale in conformità con il regolamento eIDAS.

"Il PDF oggi lo usano tutti. La sfida è farlo vivere nel processo, con coerenza e tracciabilità," osserva Pellegrini, sottolineando come digitalizzare non significa convertire un documento cartaceo in un formato digitale. La digitalizzazione non si esaurisce nella dematerializzazione: serve una vera orchestrazione dei flussi, con strumenti capaci di garantire compliance, user experience e integrazione con le infrastrutture IT esistenti.

Al centro dell'approccio di SB Italia c'è la logica push: email, SMS, WhatsApp diventano strumenti per ingaggiare l'utente nei momenti chiave del processo. Ma il vero salto di qualità arriva con l’integrazione dell’intelligenza artificiale. "I nostri agenti di AI non sono chatbot, ma orchestratori. Smistano le PEC, assegnano i task e lo fanno in base a regole aziendali e training su dati interni, senza mai uscire dal perimetro di sicurezza definito" prosegue Pellegrini.

La piattaforma di AI, AI-Docs, sviluppata dall'azienda è multimodello e sicura by design: SB Italia ha scelto di non utilizzare LLM cloud pubblici, preferendo modelli installabili nella propria infrastruttura, mantenendo così la piena conformità al GDPR e la residenza dei dati in Europa.

"Abbiamo scelto di non usare LLM cloud: l'AI è potente solo se è anche conforme e controllabile. E poter cambiare modello in base allo use case ci dà libertà tecnica e commerciale", prosegue Pellegrini. "Lavoriamo in settori dove la sicurezza è imprescindibile: sanità, finance, pubblica amministrazione. I dati non possono uscire dal perimetro. La nostra AI è addestrata dentro casa e lo resterà".

Identità digitale e firma qualificata: inclusività e sicurezza

Questa impostazione ha una ricaduta concreta anche sull’identità digitale. Con AgileSign, l’utente può firmare digitalmente un documento anche se non possiede una firma digitale preesistente. Il sistema lo guida attraverso un processo asincrono, basato su riconoscimento da remoto e rilascio di un certificato one-shot. È una logica inclusiva, pensata per il B2C e per casi in cui la frizione operativa può diventare un ostacolo.

"Un grande gruppo editoriale ci ha chiesto di far firmare contratti anche a soggetti non dotati di firma digitale. Con la nostra soluzione possiamo abilitarli in autonomia, con SPID e riconoscimento asincrono. E funziona" afferma Pellegrini.

"Lavoriamo per eliminare le frizioni nei processi: la firma qualificata non deve essere un privilegio per pochi," aggiunge Gianni Sandrucci, fondatore di ItAgile. "Oggi firmare deve essere semplice, ma anche tracciabile e affidabile. La tecnologia c’è. Manca, spesso, la cultura digitale".

Espansione europea e adattamento normativo

È anche grazie a queste competenze che oggi SB Italia ospita, ad esempio, le firme digitali remote per il Ministero della Giustizia. Ma la visione va oltre i confini nazionali. L’Italia è tra i Paesi UE più maturi nell’uso della firma digitale e l'azienda vuole sfruttare questa maturità per portare questo know-how in Europa. Non a caso le attività QTSP (Qualified Trust Service Provider) del gruppo hanno sede in Irlanda: una scelta strategica per facilitare l’espansione commerciale, in un contesto dove l'origine geografica del fornitore può ancora fare la differenza.

La capacità di adattare i processi ai requisiti regolatori locali è un altro tassello. "Abbiamo implementato AgileSign per una banca europea presente in più Paesi: ogni nazione ha normative specifiche. Per questo servono piattaforme davvero flessibili e competenze legali interne in grado di adattare rapidamente i processi ai requisiti locali" osserva Pellegrini.

La firma digitale? Deve diventare parte della user experience

C'è anche un tema culturale da affrontare: la firma digitale non è solo un requisito tecnico, ma un elemento fondante della fiducia nei processi digitali. La firma rappresenta l’infrastruttura silenziosa su cui poggia ogni processo digitale perché, come spiega Pellegrini, "se la digitalizzazione resta un tema da compliance manager, non riuscirà mai a diventare un asset competitivo. Ma se diventa parte della user experience, allora cambia tutto".

Non solo: l’architettura di fiducia costruita da SB Italia e ItAgile poggia anche su un impianto certificativo rigoroso. Non si tratta solo di conformità, ma di una scelta strategica: fornire garanzie verificabili a clienti operanti in settori regolamentati e ad alta sensibilità.

"Siamo conservatori accreditati AgID, gestiamo processi conformi alle linee guida europee e possiamo operare in piena legittimità anche fuori dall’Italia. Questo ci permette di affrontare mercati complessi come quello bancario e sanitario con solidità", dice Pablo Pellegrini.

SB Italia è stata anche la prima realtà italiana a ottenere la certificazione ISO/IEC 42001, lo standard internazionale per i sistemi di gestione dell’intelligenza artificiale. "Abbiamo voluto certificare anche il modo in cui sviluppiamo e usiamo l’AI. Per noi non basta dire 'è sicura': deve esserlo davvero e deve poterlo dimostrare", conclude Gianni Sandrucci.

Una scelta che rafforza ulteriormente il posizionamento dell’azienda in uno scenario europeo in cui la fiducia è sempre più determinata dalla trasparenza e dalla tracciabilità delle soluzioni.