Videoconferenze: semplicità e sicurezza con Barco ClickShare Conference

Quando si parla di Barco vengono subito in mente i proiettori del noto marchio, ma non è l’unico settore in cui è attiva l’azienda, che negli ultimi anni si è aperta alle soluzioni di comunicazione e collaborazione, come i sistemi per conferenze e presentazioni wireless della gamma ClickShare. Apparentemente sono dei comuni gadget USB dotati di un pulsante, ma risolvono un’esigenza sempre più sentita in questo periodo: semplificare le videoconferenze in ambito aziendale. Non tanto l’utilizzo delle applicazioni come Zoom o Teams, ma l’integrazione coi dispositivi presenti nella sala riunioni come videocamere, microfoni, riducendo il tempo necessario alla loro configurazione.

Il cuore della soluzione ClickShare è una centralina che si integra con i dispositivi presenti nelle sale dedicate ai meeting e li rende immediatamente disponibili via wireless sui dispositivi, anche quelli personali, dei dipendenti, velocizzando il tempo necessario al setup e dando una spinta al concetto di Bring Your Own Meeting.

Barco ClickShare Conference
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BYOM: Bring Your Own Meeting

Fare una videoconferenza è oggettivamente semplicissimo: basta cliccare su un link se si è degli ospiti, o mandare un invito se si organizza la riunione. Che si tratti di Cisco Webex, Teams, Zoom o altro, la semplicità è assicurata. Lo stesso non si può dire dei sistemi di videoconferenza aziendali, magari evolutissimi sotto il profilo della qualità delle immagini e dell’audio ed estremamente sicuri, ma non proprio user friendly. Non solo: tendenzialmente questi sistemi supportano una sola piattaforma, fatto che rappresenta uno scoglio non da poco. Se infatti un’azienda può imporre una sua piattaforma di Unified Communication & Collaboration per le comunicazioni interne, fra i dipendenti di una filiale o le varie filiali, quando si ha a che fare con terzi, come clienti e partner nascono i problemi: secondo un’analisi condotta da Barco, infatti, configurare le attrezzature presenti nella sala riunioni ha un costo in termini di tempo non indifferente, e richiede mediamente 7 minuti, che rappresentano il 12% del tempo speso nella riunione stessa. Non è solo la configurazione del software può risultare problematica: la necessità di collegare a fisicamente i computer ai dispositivi della sala riunioni – spesso con la necessità di utilizzare adattatori – è un altro fattore che crea attrito nell'esperienza utente.

Il risultato è che i dipendenti tendono a usare i loro dispositivi personali per risolvere velocemente queste situazioni. Una cosa che non stupisce e ricorda molto quello che succede con le piattaforme di file sharing: se i sistemi aziendali sono troppo complicati e scomodi da usare, i dipendenti tenderanno a risolvere il problema utilizzando soluzioni come Dropbox o WeTransfer, aprendo però potenziali problemi di sicurezza.

Con un approccio definito BYOM (Bring Your Own Meeting), Barco mira a risolvere questo problema permettendo ai dipendenti di utilizzare i loro dispositivi personali e le loro piattaforme preferite, in maniera sicura e integrandosi con l’hardware aziendale come videocamere e sistemi audio, dispositivi sui quali l’azienda ha investito per potenziare lo smart working (anche dall'ufficio) ma che in molti casi rimangono inutilizzati. Barco spiega che nel 70% dei casi, i lavoratori preferiscono usare la videocamera e il microfono integrata sul notebook invece che sfruttare quelli – molto migliori sotto il profilo della qualità audio/video – della sala riunioni.

I vantaggi dell’approccio BYOM sono svariati: si riduce da 7 minuti a 7 secondi (in media) il tempo necessario alla configurazione prima della conferenza, i partecipanti sono maggiormente coinvolti, si abbattono i costi e si spinge all'utilizzo delle attrezzature già installate nella sala riunioni, dando quindi maggior valore a quell'investimento. Attivando questo tipo di soluzioni, poi, si aumenta la flessibilità.

ClickShare CX, la soluzione di Barco per il BYOM

Abbiamo visto che applicare la filosofia del BYOM può portare una serie di vantaggi in azienda. Ma come farlo? La soluzione proposta da Barco si chiama ClickShare Conference e dal punto di vista dell’hardware consiste in una centralina che andrà installata nella sala riunioni affiancata da un semplice pulsante USB, che invece andrà collegato al PC del dipendente: si collega al notebook e mette subito a disposizione via wireless tutte le periferiche presenti nella sala riunioni.

Il pulsante è solo la parte “visibile” della soluzione, ma il suo cuore è il software, che si occupa di nascondere all’utente tutta la complessità. Con ClickShare Conference, non sarà più necessario connettere cavi e adattatori e configurare periferiche ogni volta che si entra nella sala riunioni: basta attaccare il pulsante al portatile, premerlo e tutte le periferiche saranno immediatamente disponibili sia ai computer portatili, sia ai dispositivi mobile Android e iOS. In tutti i casi, sarà necessario installare sul dispositivo utilizzato l’app ClickShare, tramite la quale verranno inviati alla centralina i flussi video tramite protocolli come AirPlay, Google Cast o Miracast.

Si può decidere se condividere l’intero schermo o, in caso al PC siano collegati più display, uno solo di questi, ma anche solo una singola app, quale per esempio PowerPoint o un lettore multimediale.

Queste le principali funzioni offerte dalla soluzione di Barco:

• Porta il grande schermo della sala riunioni sul tuo dispositivo grazie alla "visualizzazione locale del display della stanza"
• Mettere in pausa il contenuto sullo schermo del display della sala riunioni
• Usare la selezione della finestra per mostrare solo l'applicazione o il documento necessario
• Desktop esteso: prendere appunti sul notebook mentre si condividono contenuti con la seconda schermata (richiede l'installazione del pacchetto di estensione)
• Moderazione: visualizzare l'anteprima, controllare i documenti, decidere cosa mostrare sullo schermo condiviso
• Catturare le schermate
• Controllare delle apparecchiature A/V, come il volume degli altoparlanti e lo zoom della videocamera

La famiglia di dispositivi ClickShare Conference

Barco propone tre versioni della sua nuova soluzione: CX-20, CX-30 e CX-50. CX-20 è adatta per le sale più piccole, come le huddle room, mentre CX-50 è pensata per le stanze di grandi dimensioni. CX-30 si pone a metà fra le due.

Dal punto di vista delle funzionalità, sono praticamente identiche e permettono sia la semplice connessione alle periferiche, sia di rendere più intuitiva la collaborazione appoggiandosi alla ClickShare App, disponibile sia per PC sia per dispositivi mobile, che offre le seguenti funzioni:

• Pausa: mette in pausa la condivisione sullo schermo della sala riunioni così da preparare i dati successivi da visualizzare
• Selezione della finestra: permette di selezionare l'applicazione o il documento da visualizzare tra tutte le finestre aperte sul portatile
• Moderazione: per controllare la riunione e visualizzare in anteprima i documenti prima di decidere quali condividere
• Desktop esteso: permette di condividere contenuti dal portatile mentre contemporaneamente si prendono appunti
• Interattività: per attivare le funzioni di collaborazione avanzata, come le annotazioni sulla lavagna condivisa
• Visualizzazione locale del display della stanza: consente di visualizzare il display principale sul dispositivo personale e condividere i contenuti con i partecipanti remoti nella soluzione per conferenze

La connessione alle periferiche della sala riunioni è garantita da una stazione base che si occuperà di interfacciarsi coi dispositivi, mentre il pulsante vero e proprio andrà collegato via USB al notebook. Questa stazione è il vero cuore della soluzione: si connette ai sistemi audio video della sala riunioni e li rende facilmente accessibili tramite.

Tutti i modelli della famiglia ClickShare Conference supportano output a 4K, ma le funzioni di annotazione sulla lavagna virtuale sono disponibili solamente su CX-30 e CX-50. Nella confezione di CX-30 è incluso un solo pulsante ClickShare da collegare al portatile, mentre le altre versioni ne includono un secondo. Tolti questi dettagli, i tre prodotti sono molto simili, con l’unica differenza che la stazione base di CX-50 include un ingresso HDMI e un’uscita audio in formato sia jack sia SPDIF, oltre a due USB aggiuntive. I modelli più economici, invece, hanno solo una presa LAN e 2 USB.

Barco dichiara che i suoi dispositivi sono compatibili con praticamente qualsiasi sistema che possiamo trovare nelle sale per le videoconferenze. 

XMS Button Manager e XMS Cloud: gli strumenti per la gestione centralizzata dei pulsanti ClickShare

I dispositivi della gamma ClickShare sono strumenti aziendali adatti sia alle PMI sia a imprese di classe enteprise e, soprattutto in queste ultime, la sicurezza è un aspetto chiave. Per gestire in maniera efficace, sicura e da remoto i ClickShare presenti in azienda Barco suggerisce l’utilizzo di XMS Cloud, pensata per chi ha molti dispositivi a stazioni base e vuole potenziare il suo Digital Workspace. XMS Cloud offre infatti informazioni sull’occupazione delle sale e degli uffici e statistiche sull’utilizzo dei dispositivi di collaborazione, oltre a garantire l’accesso sicuro alle unità per configurarle e visualizzarne lo stato di funzionamento.

ClickShare Button Manager, invece, è pensata per casi particolari, come hotel o centri conferenze, ed aggiunge la funzionalità di pairing da remoto dei pulsanti ClickShare, utile per configurarli senza avere accesso fisico alle stazioni base, cosa molto utile quanto queste ultime non sono immediatamente accessibili, magari perché chiuse all’interno di un rack. 

Le soluzioni ClickShare di Barco sono distribuite in Italia da Tech Data. 

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