Firma elettronica: la soluzione di Yousign per snellire la burocrazia

Yousign è una startup nata in Francia nel 2013 che oggi conta 100 dipendenti e 5.000 clienti e realizza una piattaforma per la firma digitale dei documenti. La piattaforma è accessibile tramite app o integrabile in workflow più strutturati attraverso delle Api, e semplifica il processo di firma digitale dei documenti, un tema che con la diffusione del lavoro a distanza sta assumendo un'importanza crescente: ReportLinker stima che questo settore valeva 3 miliardi di euro nel 2020 e potrebbe arrivare a valerne 14 nell'arco di 6 anni. Yousign è ora disponibile anche in Italia e punta a crescere velocemente in tutta Europa: l'obiettivo è quello di digitalizzare 15 milioni di documenti entro il 2023. 

Perché la firma elettronica è importante

La firma elettronica non è ancora molto diffusa in Italia, ma la situazione è destinata a cambiare velocemente. Da un lato sempre più aziende hanno compreso l'importanza di digitalizzare e dematerializzare i documenti, dall'altro il lavoro si sta orientando verso nuove forme di collaborazione, accelerate dalla pandemia che ha dato uno scossone e fatto comprendere i vantaggi dello smart working. Con il fatto che l'ufficio non è più il centro del business, né probabilmente tornerà a esserlo terminata l'emergenza, diventa importante avere dei processi per autenticare i documenti in maniera snella ed efficace, andando oltre la firma autografata che ci accompagna da una vita, ottimizzando in questa maniera i processi. 

Secondo le stime di Yousign, firmare digitalmente un documento ha un costo inferiore del 50% rispetto alla firma autografata cartacea. 

Sul mercato italiano non mancano sistemi per la firma elettronica, ma l'approccio di Yousign punta sulla semplicità: a oggi le soluzioni di Firma Digitale disponibili sono piuttosto complicate, e richiedono di appoggiarsi a strumenti fisici, quali lettori di Smart Card o chiavette USB, fatto che non ne ha certo aiutato l'adozione. L'approccio di Yousign è molto più immediato: si caricano i PDF sulla piattaforma, si seleziona il flusso approvativo e - sempre attraverso la piattaforma - si inviano i documenti al firmatario. Questi non dovrà far altro che cliccare sul link ricevuto e "firmarlo", autenticandolo attraverso una OTP (One Time Password) ricevuta via e-mail.

La sicurezza è garantita da un processo di firma certificato grazie all’autenticazione a più fattori (info di contatto, codice OTP, verifica dell’identità), all’integrità garantita (un documento firmato è sigillato e protetto crittograficamente) e un dossier di prova con marcatura temporale (file di prova generato e archiviato automaticamente).

"In Italia i vantaggi della firma elettronica sono ancora poco conosciuti, ma la possibilità di far firmare documenti completamente online con uno strumento che assicura la validità legale della firma diventa cruciale per la digitalizzazione del Paese" - spiega Fabian Stanciu, Country Manager Italia di Yousign - "Yousign è una soluzione in cloud studiata specificatamente per il mercato Europeo, che rilascia i propri certificati di firma elettronica in conformità con il regolamento eIDAS, detiene lo statuto di autorità di certificazione (Certification Authority) e fa parte dell’esclusiva lista dei Trusted Service Providers (TSP) stilata dall’UE. Puntiamo a digitalizzare e dematerializzare tutta la documentazione cosiddetta “di routine”: preventivi, ordini, contratti, polizze e pre-contratti assicurativi, mandati di brokeraggio, proposte di assunzione, mandati di vendita immobiliare, contratti d’affitto, informative sulla privacy, lettere d’incarico e molto altro.  La soluzione è flessibile e si adatta a molti ambiti, dall’assicurazione all’immobiliare, dalle risorse umane al bancario, fino all’attività di PMI, startup, freelance e liberi professionisti. Abbiamo la missione di facilitare, in questo modo, la connessione tra le aziende, i propri clienti, i dipendenti e i partner, agevolando la crescita e l’efficienza del business".