Whistleblowing, obbligo e opportunità

La normativa 231, introdotta nel 2001, rappresenta un aspetto fondamentale del diritto societario e penale italiano. Questa legge introduce la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi dai loro rappresentanti e dipendenti nell'interesse o a vantaggio della società. Con l'introduzione del whistleblowing, le imprese sono incentivate a sviluppare meccanismi interni per consentire ai dipendenti di segnalare condotte illecite senza timore di ritorsioni. Questo aiuta le aziende a rilevare e prevenire violazioni che potrebbero portarle a incorrere nella responsabilità prevista dalla normativa 231.

Ma chi è il segnalatore? Il whistleblower può essere un dipendente dell’azienda o un collaboratore o fornitore che può anch’esso segnalare illeciti di cui viene a conoscenza. Può essere anche un cliente che, come destinatario di beni o servizi venduti dall’azienda, può denunciare situazioni opache e scorrette. Ma in realtà qualunque soggetto esterno anche senza avere rapporti diretti con l’azienda, può rilevare comportamenti non appropriati nel più generale interesse.

I comportamenti denunciabili sono vari, ad esempio la corruzione, la frode commerciale o amministrativa o contabile, la discriminazione di dipendenti o le molestie. Ma anche l’insider trading piuttosto che l’abuso di dati sono atti che possono essere denunciati.

Cambia la normativa sul whistleblowing: come adeguarsi?

Per adeguarsi alla normativa sul whistleblowing un’impresa privata deve sviluppare una procedura interna. Dovrà creare un canale interno che possa raccogliere le segnalazioni, definire una procedura di ricezione e analisi delle denunce, individuare internamente o esternamente un gestore e formare adeguatamente tutto il personale. Sarà poi necessario, per la privacy, definire un corretto trattamento dei dati raccolti attraverso un “Data Privacy Impact Assessment” (DPIA) o valutare l’impatto sulla protezione dei dati del whistleblowing, adeguando il sistema di rilevazione delle segnalazioni al Regolamento UE 2016/679. Il processo dovrà anche stabilire misure per la cancellazione dei dati, al termine del periodo di conservazione. Tutto ciò per proteggere i whistleblower assicurandone eventualmente l’anonimato e per prevenire eventuali ritorsioni contro di esse. Come si vede un sistema procedurale non banale che il digitale aiuta moltissimo.

Il software Whistleblowing di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia svolge un ruolo fondamentale nell'ambito della compliance aziendale e nella promozione di un ambiente di lavoro etico e trasparente. La sua implementazione offre numerosi vantaggi e facilita diversi aspetti di questo processo. La piattaforma del software è facilmente integrabile con siti web e intranet aziendali e il sistema di chat anonimo è integrato per facilitare la comunicazione tra segnalante e ricevente. Attraverso un sistema di conservazione di dati aderenti al GDPR, la soluzione Whistleblowing consente di condividere dati criptati restando nella riservatezza. Il sistema è scalabile e modulabile per ogni dimensione e tipologia di azienda ed è semplice e intuitivo, permettendo al segnalante di inserire agevolmente la propria segnalazione e al gestore della segnalazione di analizzare e gestire ogni caso in breve tempo. Il sistema di segnalazione si attiva in modo facile e veloce.

Il Decreto Legislativo ha previsto la facoltà di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, permettendo l’esternalizzazione del servizio ad un soggetto esterno (es. Studio professionale o Consulente del lavoro).

Il software targato Wolters Kluwer gestisce questa possibilità, attraverso una dashboard intuitiva che consente al gestore esterno di visualizzare le segnalazioni pervenute dalle varie aziende.