Dalla webcam allo smart working: l'evoluzione della videoconferenza

Le soluzioni per la collaborazione non sono più uno strumento da adottare per fronteggiare un’emergenza, ma sono diventate la norma nella maggior parte dei contesti lavorativi. Con l’allentarsi delle restrizioni alla circolazione, sia i dipendenti sia le aziende hanno realizzato che quegli strumenti adottati durante la crisi funzionano bene e possono dare una spinta non indifferente alla produttività, garantendo anche maggiore libertà e benessere ai lavoratori, che in molti casi non vogliono tornare a lavorare in presenza tutti i giorni, ma continuare a operare in modalità più agile, dividendo il loro tempo lavorativo fra casa e ufficio. Insieme a Logitech, abbiamo realizzato un ebook per orientarsi nel mondo della video collaboration. 

Guida completa alla video collaboration
In collaborazione con Logitech
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Non confondere smart working e lavoro da remoto

In Italia c’è una forte tendenza a prendere in prestito termini anglofoni per descrivere certi fenomeni, ma non sempre vengono scelti i lemmi più adatti. Il termine smart working è uno di questi: nel Bel Paese viene utilizzato per descrivere quanto vissuto negli ultimi anni, ma è un errore. Quello che nella maggior parte dei casi si è sperimentato può essere infatti definito telelavoro, o lavoro da casa, ma non ha nulla a che vedere con il lavoro “smart”. Lo smart working è un approccio differente, che richiede di ripensare radicalmente le modalità organizzative del lavoro. Nel lavoro da casa o da remoto, infatti, il dipendente si trova a lavorare in maniera classica, generalmente dalle 9 alle 18, e ciò che cambia è semplicemente il luogo. Invece di recarsi in ufficio quotidianamente, si svolgono le proprie mansioni da casa o da un altro luogo. Rimane la rigidità dei tempi: va insomma timbrato il cartellino, anche se solo virtualmente, e bisogna rispettare gli orari definiti nel contratto.

Al contrario, lo smart working è un approccio che offre molte più libertà ai dipendenti, che possono decidere come investire il loro tempo lavorativo, senza essere ancorati a luoghi od orari. Ovviamente, richiede un drastico ripensamento dei processi interni e una maggiore responsabilizzazione di tutti i lavoratori, dirigenti inclusi. Molti datori di lavoro hanno, non solo in Italia, hanno infatti mostrato scetticismo verso le nuove forme di lavoro: “come posso sapere se i miei dipendenti lavorano o meno quando stanno a casa?” è la critica più comune. Fatto che denota un problema non indifferente: ancora troppe aziende pensano di pagare il tempo dei loro assunti. Adottare modalità di lavoro più agili, in particolare lo smart working vero e proprio, richiede un cambio di mentalità e impone di passare da un salario basato sul tempo a uno incentrato sui risultati, sulla produttività. Un parametro che ancora in molti non hanno capito come valutare, dato che per misurarli è necessario definire obiettivi specifici, per l’azienda, per i team e anche per i singoli individui.

Le forme di lavoro agili aumentano la produttività

Col ritorno alla normalità, la maggior parte delle aziende ha previsto di lasciare maggiore libertà alla forza lavoro, ma nella maggior parte dei casi si tratta di lavoro ibrido, cioè il lavorare da casa per alcuni giorni a settimana e i rimanenti in ufficio. Siamo ancora lontani dal concetto di smart working ma parliamo in ogni caso di un passo in avanti che, si spera, nei prossimi possa portare più realtà a puntare sul modello smart di lavoro. Anche adeguarsi al lavoro ibrido, infatti, richiede ad aziende e lavoratori di rivedere le classiche modalità: non ci si aspetta più che tutti siano presenti fisicamente a una riunione (a meno di particolari esigenze), ed è ora considerato “normale” avere qualcuno che partecipa da remoto, tramite piattaforme come Microsoft Teams.

Un vantaggio da non poco dato che garantisce molta più flessibilità ai partecipanti e, soprattutto, un significativo risparmio economico: essere costretti a lavorare da remoto per un periodo ha messo in luce come non tutti gli incontri vadano necessariamente effettuati di persona. Certo, ci sono occasioni dove il contatto fisico, il poter guardare in faccia un interlocutore, stringergli la mano, è fondamentale, ma non sono la maggioranza, ed è possibile risparmiare tempo e denaro utilizzando le piattaforme di comunicazione. A patto di adottare le giuste soluzioni hardware e software.

La rivoluzione della videochiamata

A ben vedere, non è certo da due anni che le persone collaborano da remoto. Le nuove piattaforme, però, sono molto più di semplici app per effettuare chiamate video: si sono infatti evolute per facilitare la comunicazione e per integrarsi il più possibile coi flussi di lavoro, come nel caso di Microsoft Teams. Non si tratta solo di modifiche estetiche e funzionali all’interfaccia, ma di un modo più efficace di condividere in maniera sicura le informazioni anche quando gli interlocutori non si trovano nella stessa stanza, grazie a strumenti come la Microsoft Whiteboard, che offrono una lavagna condivisa sulla quale i partecipanti possono prendere appunti visibili a tutti. Una soluzione ideale sia per “avvicinare” lavoratori che si trovano distanti, sia per rendere più efficaci corsi e lezioni. Un altro esempio è la possibilità di sfocare lo sfondo o di sostituirlo con altre immagini. Non si tratta di una semplice chicca estetica, ma di un modo per garantire maggiore privacy a chi lavora da casa, che non dovrà più necessariamente mostrare i titoli dei libri che si trovano alle sue spalle o non si sentirà imbarazzato se in quel momento sta partecipando una importante riunione dalla sua cucina o dalla camera dei bambini. Niente di male in questo, naturalmente, ma sicuramente la maggior parte delle persone preferisce evitare di avere un poster di Peppa Pig in bella vista sullo sfondo se deve parlare con i suoi superiori o con i clienti.

Al di là di queste funzionalità, la vera rivoluzione di Microsoft Teams è da ricercare nel fatto che si sposa con le nuove modalità di comunicazione aziendali, sempre più digitali. Oggi la modalità standard di comunicazione prevede la chat per i messaggi più veloci e diretti e la videochiamata quando è necessario approfondire maggiormente un tema, e Microsoft Teams è strutturato per facilitare questo approccio, tenere traccia delle varie conversazioni e consentire di avviare qualsiasi tipo di comunicazione con un click o, se si dispone di hardware certificato come nel caso dei prodotti Logitech, di rispondere a una videochiamata anche solo premendo un pulsante sulle cuffie.

Scegliere ma webcam giusta: l’importanza dell’hardware nella collaborazione da remoto

Se il software è fondamentale, l’hardware non è meno importante per garantire una buona esperienza, come probabilmente hanno realizzato la maggior parte delle persone che hanno partecipato a una riunione su Microsoft Teams. La videocamera integrata nei notebook così come le webcam esterne più economiche si sono rivelate essere un limite, mostrando immagini sgranate, poco fluide e spesso troppo scure o iperesposte. Fatto che rende difficile cogliere le espressioni dei partecipanti e di conseguenza “coinvolge” di meno. A peggiorare le cose i rumori di sottofondo: ambulanze che passano, cani che abbaiano, ma anche più semplicemente i colleghi all’interno di un open space. I classici microfoni captano qualsiasi suono, senza distinzione, fatto che non semplifica la comunicazione e anzi, può renderla frustrante.

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Proprio per ovviare a questi problemi Logitech ha aggiornato la sua gamma di dispositivi per la comunicazione, introducendo nuove webcam e nuovi headset progettati proprio per ovviare a questi inconvenienti. Dispositivi pensati per integrarsi alla perfezione con Microsoft Teams, che per esempio può essere avviato semplicemente premendo un tasto, e che vengono immediatamente riconosciuti e autoconfigurati. Questa gamma di device si sposa sia con le esigenze di chi lavora in ufficio, magari all’interno di un open space, dove il brusio di fondo è inevitabile, ma anche di chi si vuole creare una postazione di lavoro in casa.

L’ingombro e il peso di queste webcam è molto ridotto: modelli come Logitech Brio 4K sono comodi da trasportare e offrono una qualità molto superiore a quella dei dispositivi integrati sui portatili. Brio 4K è compatibile con Windows Hello (per sbloccare il PC tramite riconoscimento facciale) e integra anche due microfoni omnidirezionali con cancellazione del rumore, così da non dover fare affidamento sui quelli, spesso di bassa qualità, installati sui portatili. Microfoni che probabilmente saranno però utilizzati solo in certe condizioni, dato che la maggior parte delle persone, anche solo per isolarsi dai rumori esterni, opterà per comunicare tramite headset con cuffie e microfono. Sotto questo profilo il catalogo di prodotti Logitech destinati alla collaboration include sia classiche cuffie sia più compatti auricolari, in entrambi i casi con cancellazione attiva del rumore.

Videocollaboration: workspace personali e per team

Le soluzioni per la collaborazione possono essere genericamente distinte in due macrocategorie con differenti esigenze. Da un lato i dispositivi personali, per chi si connette da remoto, dall’altro i dispositivi destinati a essere integrati nelle le sale riunioni. I primi sono naturalmente più semplici dal momento che devono tenere conto solo di una persona, quella che si trova di fronte allo schermo, a distanza ravvicinata. In questi casi è importante un’ottica di buona qualità e dotarsi di l’headset che preveda la cancellazione del rumore, così da eliminare il brusio di sottofondo e trasmettere solo la nostra voce.

Differente il caso dei dispositivi per i workspace di gruppo, quelli che andranno installati nelle sale riunioni, che devono avere caratteristiche differenti. Se i dispositivi per la produttività personale infatti sono pensati per occupare poco spazio sulla scrivania e venire usati da un solo utente alla volta, quelli per le sale riunioni nascono per acquisire più volti e più voci contemporaneamente. In questi casi una camera motorizzata e dotata di zoom ottico può fare la differenza. Nel caso dei prodotti di Logitech, pan, tilt, rotazione e zoom della camera vengono gestiti automaticamente dal firmware così da inquadrare sempre tutti i partecipanti presenti nella stanza, restringendo o allargando l’inquadratura a seconda di come sono disposti. Volendo, è anche possibile attivare una sorta di regia automatica, zoomando l’inquadratura sulla persona che sta parlando in quel momento.

Anche i microfoni sono progettati per adattarsi a spazi differenti e quelli integrati in dispositivi come Rally Bar e Rally Bar Mini sono in grado di captare suoni fino a 7 metri di distanza. In caso di sale riunioni più ampie, ma anche per migliorare la qualità dell’audio, ai sistemi Rally è possibile collegare ulteriori microfoni da disporre ai bordi della stanza, così da captare le voci di chi è seduto più lontano dall’obiettivo. Gli utenti non dovranno nemmeno preoccuparsi di gestire il volume dei vari microfoni, dato che questi sistemi per la collaborazione sono in grado di adattare automaticamente le varie voci per evitare evidenti differenze fra chi è seduto in prima fila e chi si trova invece agli ultimi posti.

I device per le sale riunioni condividono molte delle peculiarità di quelli per la produttività, e possono venire usati anche da un singolo utente presente nella stanza, ma non sono adatti per essere posizionati su una singola posizione di lavoro, fosse solo per le dimensioni. Se infatti le webcam per la produttività personale sono compatte e leggere, i sistemi audio/video per le sale riunioni sono ben più ingombranti, dato che devono ospitare un’ottima motorizzata e anche delle casse per riprodurre l’audio. Il risultato è che le dimensioni (e anche la forma) sono simili a quelle delle soundbar.

Una caratteristica chiave nella scelta delle soluzioni per la collaborazione, poi, è la semplicità di utilizzo, in particolare per i sistemi che andranno installati nelle sale riunioni e quindi utilizzati da differenti persone. Le soluzioni tradizionali sotto questo profilo sono poco efficaci: richiedono di collegare e scollegare computer, di configurare i dispositivi, tanto che non è raro che si debbano spendere alcuni minuti in questa fase. I sistemi di collaborazione più moderni, invece, puntano tutto sulla semplicità e sono praticamente Plug & Play, fatto che permetterà di risparmiare minuti preziosi a ogni incontro, riducendo anche le chiamate di supporto al reparto IT.

L'ebook completo sulla video collaboration, realizzato in collaborazione con Logitech, è disponibile gratuitamente a questo indirizzo.

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