Arca EVOLUTION, il gestionale per il terminal passeggeri del porto di Venezia

28,6 milioni di passeggeri, 20,6 milioni dei quali croceristi: è il traffico gestito in oltre 20 anni dalla società Venezia Terminal Passeggeri (VTP spa), società di gestione di uno dei primi terminal passeggeri al mondo. Nata nel 1997, è una società dinamica e in continua espansione: basti pensare che dal 1997 al 2016 il traffico generato dalle crociere è aumentato del 440% e la crescita media dei crocieristi è del 6,7% all'anno nel periodo dal 2005 al 2016. La società ha in gestione ben 10 terminal multifunzionali, 1 deposito per provviste di bordo, 6 parcheggi e 7 banchine nelle aree di Marittima, San Basilio e Riva dei Sette Martiri, fornendo servizi a tutte le navi (crociere, aliscafi, catamarani), che approdano presso lo scalo di Venezia. La società è partecipata da capitali pubblici e privati tra cui vi sono Veneto Sviluppo spa., SAVE spa, Costa Crociere spa e MSC Cruises spa. Insomma, una complessità operativa e societaria che non ammette incertezze o imprecisioni nella macchina amministrativa.

Ce ne parla Elisabetta Sinagra, direttrice dell’area amministrazione, finanza e controllo di VTP spa:

"Non è affatto facile data la complessità delle attività che gestisce la nostra azienda. I processi di acquisto e quello di fatturazione hanno delle prerogative affatto comuni. Per la parte acquisti la Società è soggetta al codice appalti (D.Lgs 50/2016) per la parte settori speciali perciò grande parte degli appalti viene assegnata con gare pubbliche, mentre per la fatturazione attiva abbiamo interlocutori sia pubblici che privati che intermediati, come ad esempio gli armatori attraverso le agenzie marittime. Gestiamo tutte le attività in quasi totale autonomia. Il consulente fiscale ha un compito importantissimo di controllo esterno e di consulenza".

E forse non sarebbe possibile altrimenti, data la complessità fiscale che VTP si trova a gestire, come la stessa Sinagra precisa:

"La complessità della gestione contabile è data dai diversi trattamenti IVA applicabili a volte ad un unico fornitore in ragione delle svariate tipologie di beni e servizi che acquistiamo. Dobbiamo poi rispettare diversi trattamenti come split payment e reverse charge".

Un livello di complessità che richiede soluzioni gestionali su misura e con un alto grado di flessibilità e personalizzazione, caratteristiche che VTP ha individuato in Arca EVOLUTION di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia, che fa della sua modularità il punto di forza per adattarsi alla gestione di tutte le aree aziendali. Un passaggio, quello di VTP verso Arca EVOLUTION, che è avvenuto in un momento particolare e anch'esso pregno di complessità, come racconta Sinagra:

"Il bilancio della società chiudeva il 31 maggio. Il consiglio di amministrazione ha deliberato il 9 novembre 2017 di spostare la chiusura del bilancio al 31 dicembre. Ci siamo interrogati sull’opportunità di chiudere il bilancio con Arca EVOLUTION o se proseguire con i vecchi sistemi. Le premesse con Arca EVOLUTION erano molto promettenti, per cui valutati i pro e contro abbiamo accettato la sfida di passare al 31 dicembre con il nuovo gestionale, e direi che il nostro impegno è stato premiato grazie al grande supporto fornito dal team di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia".

Un primo importante esempio dell'implementazione di Arca EVOLUTION è illustrato da Monica Righetto, che all'interno della direzione amministrativa di VTP si occupa del ciclo attivo. Arca EVOLUTION è stato fin da subito sfruttato per le sue capacità di personalizzazione e di cooperazione con un altro gestionale già esistente e ancora in uso:

"Il passaggio al gestionale Arca EVOLUTION ha coinvolto il processo della fatturazione attiva in due modi. Il primo riguarda l’emissione delle fatture di vendita relative al servizio di prenotazione parcheggio (park gestiti direttamente da VTP in zone scoperte antistanti i terminal crociere), circa un migliaio di documenti l’anno. Questo processo si è preferito svilupparlo direttamente in Arca EVOLUTION, con creazione documento, contabilizzazione e spedizione diretta al cliente. Il secondo processo, il più importante dal punto di vista dei volumi sia in termini numerici che economici (ca. nr. 3.400 fatture/anno), relativo all’emissione delle fatture di vendita per servizi primari dell’azienda (traffico crocieristico, aliscafi, fluviale, yacht, fiere e convegni, contratti di servizio e altro) ha comportato un lavoro di implementazione e personalizzazione dei moduli Arca EVOLUTION, svolto parallelamente con personalizzazioni del gestionale AS400 ancora in uso in azienda e che coinvolge operatori esterni. Ad oggi, per quanto riguarda il ciclo attivo, i due sistemi Arca EVOLUTION e AS400, attraverso dei processi di transito, operano insieme e permettono un efficiente e veloce processo di fatturazione e contabilizzazione dei documenti di vendita. Con l’avvento a gennaio 2019 della fatturazione elettronica, tutta la parte relativa al processo di creazione del documento in formato XML e di spedizione allo SDI Agenzia delle Entrate avviene direttamente da Arca EVOLUTION garantendo, grazie al sistema di ricezione esiti, un efficace risultato nei modi e nei tempi di esecuzione degli adempimenti. I clienti di Venezia Terminal Passeggeri, sono per lo più stranieri. La rigidità di inserimento delle anagrafiche clienti in Arca EVOLUTION, pone attenzione sulla nazionalità dei clienti e sugli assoggettamenti IVA. Ciò garantisce una maggiore sicurezza e permette una efficace automazione dei dichiarativi mensili a cui l’azienda deve adempiere. In Arca EVOLUTION sono inoltre stati personalizzati dei moduli di stampa necessari a chi gestisce il ciclo attivo, per un corretto e puntuale monitoraggio dello scadenziario clienti".

Daniela Cazzaro e Nicola Minto si occupano invece della gestione del ciclo passivo per VTP:

"Anche nel ciclo passivo dobbiamo gestire, per fare degli esempi, una moltitudine di codici IVA e lo split payment passivo. Il settore contabile e fiscale è complesso perché in continuo mutamento; nuove leggi e circolari ministeriali stravolgono i principi acquisiti ed inducono sempre maggiori rischi di errori. Tutto ciò aveva reso onerosa la gestione degli adempimenti contabili e delle scadenze fiscali. Il passaggio ad Arca EVOLUTION ci ha permesso di affrontare le novità normative con maggiore serenità. Grazie alla rapidità di inserimento dei dati da elaborare, gli automatismi e le integrazioni tra i vari moduli, sono stati snelliti i processi e migliorata l’operatività, nel rispetto degli adempimenti contabili e fiscali. Arca EVOLUTION offre un modo di lavorare intuitivo ed efficiente che ci supporta nello svolgimento del lavoro quotidiano e permette di operare un maggior controllo delle attività"

Con il modulo di fatturazione elettronica di Arca EVOLUTION anche la gestione degli acquisti va semplificandosi, grazie al pannello di riconciliazione delle fatture elettroniche ricevute con i documenti del ciclo passivo e alla possibilità di importare in automatico le fatture passive e le relative ricevute dal Sistema di Interscambio, a scopo di gestione dei documenti e delle scritture contabili. Ci spiega come Raffaello Micheletti, che all'interno di VTP ha coordinato la personalizzazione del ciclo passivo:

"Nella nostra realtà anche la gestione degli acquisti è fortemente personalizzata. Ovviamente abbiamo anche dei vincoli precisi legati all’applicazione del codice degli appalti. Inoltre il processo coinvolge tutte le funzioni aziendali le quali devono gestire vari step nel rispetto della procedura approvvigionamenti interna strettamente legata anche ai budget di acquisto assegnati ad ogni singolo centro di responsabilità. Oltre alla mappatura dei passaggi e dei processi, Arca EVOLUTION ci ha consentito una maggior elasticità nella gestione di alcuni passaggi chiave della procedura".

Il passaggio ad una nuova soluzione gestionale è un progetto estremamente delicato in un'azienda, specialmente nel momento in cui i processi operativi sono complessi e sofisticati, come sottolinea nuovamente Elisabetta Sinagra:

"L'introduzione di un nuovo gestionale impatta sui processi aziendali al 100% e l'innovazione dev'essere condivisa in azienda. In questo caso l'innovazione ci fa guardare al futuro e non è solo una novità contingente. Arca EVOLUTION si evolve insieme alle nostre esigenze, varie e mutevoli per l'influenza del business e per quella normativa e legale. Il passaggio al nuovo gestionale è stata un'esperienza positiva a tutto tondo, grazie anche all'attenzione e alla disponibilità del team tecnico e commerciale di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia".