Qboxmail: le email di domani per il business di oggi. La nostra prova

Qboxmail: le email di domani per il business di oggi. La nostra prova

Le email restano una parte importante dell'attività delle aziende e il mercato offre innumerevoli soluzioni per la loro gestione. L'italiana Qboxmail propone un servizio con funzionalità avanzate che va incontro alle esigenze sia degli utenti che degli amministratori di sistema, grazie a un'interfaccia chiara e semplice e a numerose opzioni di configurazione

di pubblicata il , alle 13:31 nel canale Cloud
 

La morte delle email è stata dichiarata ormai diverse volte, ma in tutti i casi queste previsioni si sono rivelate inesatte. Tutt'oggi le email sono lo strumento che le aziende scelgono per la propria comunicazione sia interna che esterna per via della loro affidabilità e semplicità. Il mercato offre numerose opzioni tra cui scegliere per gestire le email aziendali e fra queste vi è Qboxmail, realtà italiana che propone un modello di gestione delle email aziendali facile, intuitivo, economico e con molte funzionalità avanzate che soddisfano anche gli utenti più esigenti.

Che lo si voglia o no, le email restano il principale strumento di comunicazione all'interno (e all'esterno) delle aziende. Proprio per questo rivestono un'importanza capitale nelle attività aziendali, ma non sempre viene dato il giusto peso a questo aspetto nella scelta del fornitore dei servizi. In altre parole, il problema è che non sempre le aziende hanno a disposizione gli strumenti giusti per gestire le proprie email.

Qboxmail fornisce un servizio che potremmo definire "completo", nel senso che offre strumenti semplici ma potenti per la posta elettronica aziendale in grado di incontrare le esigenze di qualunque utente. Da un'interfaccia Web che compete con i leader di mercato fino a strumenti avanzati per l'analisi delle attività e per la gestione degli account individuali, Qboxmail ha creato un servizio che è in grado di soddisfare le esigenze sia degli utenti che degli amministratori di sistema.

Passare a Qboxmail: una procedura facile e indolore

Per provare Qboxmail ho deciso di effettuare la migrazione dell'indirizzo email che uso per il mio blog personale. Il processo è stato estremamente semplice e ha richiesto solo pochi minuti. Una volta creato l'account su Qboxmail, si è trattato di impostare il dominio: è necessario crearne uno all'interno della pagina delle impostazioni e seguire poi le indicazioni per attivare effettivamente la ricezione e l'invio delle email. Nello specifico, è necessario impostare un record di tipo A e modificare i record MX nei DNS del proprio dominio: è dunque necessario poter accedere alla configurazione DNS per poter utilizzare Qboxmail, ma ciò non rappresenta un problema nella stragrande maggioranza dei casi.

Una volta effettuato tale passaggio è possibile creare gli account: oltre all'indirizzo è possibile specificare nome, cognome, spazio a disposizione (compreso tra 1 GB e 8 GB) e tipologia di connessioni possibili (POP, IMAP, SMTP, webmail e DAV). È possibile attivare anche account da 16, 25 e 50 GB pagando un extra. Nel caso degli account di tipo Enterprise è possibile usufruire anche delle connessioni Exchange ActiveSync e di spazio di archiviazione fino a 100 GB.

Tra le opzioni a disposizione per facilitare il processo di impostazione iniziale troviamo la possibilità di importare la configurazione di domini, alias di dominio, account email e alias degli account utilizzando un file CSV, così da non dover eseguire manualmente tutte le operazioni. Allo stesso modo è possibile effettuare in automatico la migrazione delle email dal precedente provider utilizzando il protocollo IMAP. Tra i fornitori supportati troviamo Office 365, Gmail, Exchange e fornitori generici (sia che supportino SSL sia che non lo facciano).

L'interfaccia di amministrazione mette a disposizione numerosi strumenti per tenere sotto controllo la situazione in ogni suo punto. Oltre a un cruscotto che permette di vedere a colpo d'occhio la situazione (domini attivi, caselle email divise per capacità e stato di attività, alias ecc), è presente anche ETLive, uno strumento che analizza in tempo reale il traffico delle email. Grazie a esso è possibile vedere mittente e destinatario di ogni email in ingresso, visualizzare i dettagli tecnici (IP del server di origine, ID dell'email, dimensione ecc) e scaricare un rapporto in PDF contenente tutte le informazioni. Tale strumento può essere particolarmente utile per effettuare verifiche tecniche e redimere controversie.

Esiste anche la possibilità di definire dei team member che hanno la possibilità di accedere alle impostazioni di domini e indirizzi email, restringendo tali permessi in base alla necessità. Ad esempio, è possibile assegnare i soli permessi di gestione di uno specifico dominio.

Punto di particolare interesse è la possibilità di attivare (a pagamento) l'archivio delle email: è un servizio che permette di conservare per 10 anni tutti i messaggi ricevuti e inviati in maniera automatica. L'archivio è disponibile in sola lettura, così che non sia possibile apportarvi alcuna modifica: si tratta di uno strumento particolarmente utile per il rispetto del GDPR. Qboxmail consiglia comunque di rivolgersi a esperti in materia legale prima di attivare la funzionalità, così da valutare assieme a loro l'effettiva necessità del servizio e i requisiti aggiuntivi che esso comporta (come, ad esempio, la necessità di comunicarne il funzionamento ai dipendenti e collaboratori). È possibile definire anche dei delegati che possono accedere ai messaggi archiviati in uno o più account per un periodo di tempo predefinito.

Il registro permette di visualizzare tutte le operazioni effettuate all'interno dell'account da tutti gli utenti: è possibile visualizzare l'accesso alla webmail degli utenti, la modifica di impostazioni sia a livello generale (con l'utente responsabile delle modifiche che viene riportato) che nei singoli account. La reportistica è parecchio completa e include anche l'indirizzo IP, il Paese da cui viene effettuata la connessone e l'operazione effettuata. In questo modo si è sempre al corrente del fatidico "chi ha fatto cosa", importante soprattutto in caso di malfunzionamenti per capirne l'origine ed evitare di ripetere gli errori.

Da ultimo, è presente la possibilità di scaricare dei rapporti contenenti dettagli sui domini, gli alias di dominio, i limiti dei domini, gli account email, gli alias di email e l'archivio email. Tali rapporti vengono forniti in formato CSV così da facilitarne la fruizione e la manipolazione.

L'interfaccia Web di Qboxmail: facile da usare e ricca di funzionalità

Uno degli aspetti più interessanti dell'interfaccia Web di Qboxmail è la presenza di molte funzionalità che si potrebbero definire "avanzate", come l'annullamento dell'invio, le notifiche in tempo reale, l'integrazione con un calendario e la possibilità di personalizzare l'interfaccia utente. Tali funzionalità rappresentano uno dei punti di forza di Qboxmail perché lo portano allo stesso livello di soluzioni concorrenti come Gmail: se si è abituati a quest'ultima, il passaggio verso Qboxmail è decisamente indolore. Il paragone positivo con la soluzione leader di mercato fa capire quanto gli investimenti di Qboxmail nel creare una webmail funzionale e piacevole da usare abbiano centrato l'obiettivo.

L'interfaccia è, anzi, perfino migliore in certi aspetti. Calendario e rubrica sono accessibili con un click direttamente nella stessa scheda del browser, fatto che rende più facile e veloce passare da una funzionalità all'altra senza interrompere il proprio flusso di lavoro.

È possibile scegliere fra tre impostazioni per visualizzare le email (divisione verticale tra elenco ed email, divisione orizzontale o visualizzazione a schermo intero), così da soddisfare pressoché ogni preferenza in merito.

Un aspetto particolarmente interessante è la possibilità non solo di dividere in cartelle le email, ma anche di applicarvi delle etichette che aiutino a categorizzare le email al di là delle cartelle, ad esempio per temi. Tali etichette non sono però equivalenti a quelle usate, ad esempio, da Gmail, poiché rimangono distinte dalle cartelle.

All'invio delle email è presente un tempo di annullamento personalizzabile che permette di annullare la spedizione del messaggio: tale funzione è specialmente utile qualora ci si accorga di aver commesso un errore e si voglia procedere alla correzione.

Ciascuna casella dà la possibilità di creare dei filtri antispam grazie a black list e white list personalizzabili dall'utente.

La rubrica è distinta in due aree: quella aziendale e quella personale. Ciò rende particolarmente semplice avere accesso ai contatti aziendali per contattare colleghi e collaboratori. L'area personale è facilmente personalizzabile con l'aggiunta di contatti in cui è possibile specificare, oltre alle informazioni classiche, anche il ruolo del contatto all'interno dell'azienda e la sua squadra di lavoro (rispettivamente "capo" e "spedizioni", per fare un esempio).

Il calendario offre un gran numero di funzionalità: oltre a tutte le funzionalità classiche di creazione degli eventi, è possibile specificare il tipo di evento (confidenziale, privato o pubblico), impostare due avvisi in momenti diversi, dare una priorità all'evento e applicare un'etichetta per meglio categorizzare gli eventi.

All'interno del calendario è presente l'integrazione con Zoom che permette di creare nuove riunioni su Zoom direttamente dall'interfaccia di Qboxmail: è sufficiente selezionare come luogo "Zoom" perché il sistema pianifichi automaticamente la riunione e provveda a inviare i relativi inviti.

Un aspetto particolarmente interessante è la possibilità di abilitare l'autenticazione a due fattori: usando un'applicazione per la generazione di password "usa e getta" (noi abbiamo usato FreeOTP per Android, ad esempio) è possibile rendere l'accesso più sicuro e tutelarsi così da tentativi di compromissione dell'account.

Nel complesso, dunque, il servizio offerto da Qboxmail costituisce una soluzione realmente completa ed efficace. Dà il meglio di sé se utilizzata direttamente dal sito, che risulta estremamente facile da usare e ricco di funzionalità, ma può essere sfruttato anche con client come Outlook e Thunderbird.

Il servizio è disponibile sul sito ufficiale a prezzi contenuti che partono da 1,5€ al mese per account (o 15,3€ l'anno). Sono presenti tre fasce: "basic", che offre caselle fino a 25 GB e contiene pressoché tutte le funzonalità elencate in questo articolo a eccezione del calendario e dell'integrazione con Zoom; "professional", su cui abbiamo basato questo pezzo e che consente di arrivare fino a 50 GB; "enterprise", che offre caselle fino a 100 GB, l'accesso tramite Exchange ActiveSync e la possibilità di imporre politiche sul cambio delle password, sull'accesso con autenticazione a due fattori e così via.

1 Commenti
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nameman22 Dicembre 2020, 20:31 #1
si ma ...... a gratis niente ?!

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