Poly Studio, una soluzione di videoconferenza studiata per le huddle room

All'inizio di novembre, l'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ha fatto il punto sullo stato dello smart working in Italia. Lo studio ha evidenziato un aspetto molto interessante: se da un lato questo nuovo modo di lavorare si diffonde sempre di più, dall'altro la crescita è limitata per lo più alle grandi aziende, mentre nella PMI e nella Pubblica Amministrazione si procede a rilento.

Questa differenza si può spiegare in parte con la difficoltà a cambiare mentalità, caratteristica comune nelle realtà burocratizzate e nelle aziende familiari, che caratterizzano il tessuto imprenditoriale italiano. Una mentalità che però non è più al passo coi tempi e se le grandi aziende continuano a credere in questo modello il motivo è uno solo: lo smart working permette di aumentare l'efficienza, ridurre i costi di esercizio e - soprattutto - piace ai dipendenti, che si sentono liberi di esprimersi al meglio.

Lo smart working spiegato bene

Parlando di smart working è facile cadere in una serie di luoghi comuni. Da un lato ci sono gli imprenditori vecchio stile che si immaginano i dipendenti spaparanzati sul divano che, lontani dagli occhi del superiore, fanno il minimo indispensabile richiesto dal contratto per portarsi a casa lo stipendio. Dall'altro, ci si immaginano giovani rampanti che lavorano rimbalzando da una spiaggia tropicale allo Starbucks di New York al quale scroccano la connessione. 

La realtà non c'entra niente con queste due visioni. Vero che sempre più aziende si stanno aprendo a un nuovo modo di concepire il lavoro ma, nella maggior parte dei casi, non viene eliminata la necessità di recarsi in ufficio. Al contrario: la maggior parte degli smart worker passa ancora la maggior parte del tempo all'interno dell'azienda, ma sono state stravolte le dinamiche. I dipendenti timbrano ancora un cartellino, fisico o virtuale che sia, ma hanno la possibilità di gestirsi con più libertà il proprio tempo. In molti casi, hanno a disposizione un numero di ore a settimana che possono gestire con maggiore libertà, lavorando anche da casa, ma questo non sostituisce la necessità di recarsi in ufficio, affrontare delle riunioni con persone in carne ed ossa e usare gli strumenti messi a disposizione dall'azienda.

Ci sono vantaggi per entrambe le parti. I dipendenti sono più liberi di gestire il loro tempo, e non sono obbligati a sottostare alla burocrazia aziendale per ottenere il permesso per andare a recuperare i figli a scuola, o le camice stirate dalla lavanderia, mentre le aziende possono usare con più efficienza i propri spazi. Le analisi indicano che la libertà concessa ai dipendenti non viene tradita, anzi: le persone si sentono più responsabilizzate e, spesso, lavorano anche più di quanto avrebbero fatto nell'orario di ufficio, e sono in generale più produttive. 

Lo smart working non è per tutti

Per integrare politiche di smart working non basta dare un portatile e una connessione ai dipendenti. Bisogna rivedere i flussi di lavoro, cambiare il modo di vivere gli spazi. Per ottenere un risparmio significativo, sia energetico sia in termini di spazi, è necessario abbandonare il concetto di postazione di lavoro riservata, di ufficio con porte chiuse, e aprirsi all'open space. Non serve più una scrivania per tutti: l'importante è che chiunque arrivi abbia un posto dove svolgere la sua attività, che può essere la prima scrivania libera, una sala riunioni, ma anche una panchina del giardino aziendale. 

Considerato che il lavoro, soprattutto in ufficio, è fatto di collaborazione, non possono mancare sale riunioni dove il personale possa incontrarsi per discutere e pianificare lontano dal rumore dell'open space. Non una sola sala, tante, anche di piccole dimensioni. Soprattutto di piccole dimensioni, adatte a 4 o 5 persone, e strutturate per effettuare videoconferenze: del resto, se si parla di smart working non si può dare per scontato che tutti siano presenti in sede. 

Negli ultimi anni sta sempre più prendendo piede il concetto di huddle room, piccole stanze capaci di ospitare dalle 3 alle 6 persone, che permettono di isolarsi dagli spazi comuni ed effettuare riunioni veloci o fare videoconferenze. Al contrario delle sale riunioni di maggiori dimensioni, queste non vanno prenotate: sono dei piccoli spazi nei quali i lavoratori si rifugiano per discutere con calma, o per comunicare coi lavoratori remoti senza essere infastiditi dall'inevitabile via vai degli open space. 

Poly Studio, la videoconferenza a misura di huddle room

Considerata la sempre maggior diffusione delle huddle room, Poly ha pensato di realizzare un prodotto per la videoconferenza adatto a questi spazi. I classici sistemi sono infatti concepiti per stanze di grandi dimensioni, e con numerosi occupanti: oltre a costare parecchio, non si sposano con l'idea di huddle room. Si chiama Poly Studio e oltre a essere concepito per le esigenze delle aziende che hanno implementato lo smart working, si sposa con le necessità di centri direzionali e, in particolare, degli spazi di co-working, dove il concetto di lavoro agile è espresso al meglio.

Poly Studio all'apparenza sembra una soundbar. Non è un dispositivo stand alone, ma va collegato via USB a un computer, che farà da tramite per la comunicazione, e via HDMI a uno schermo di grandi dimensioni. Si installa in pochi minuti ed è immediatamente compatibile con i software più diffusi, incluso Microsoft Teams, che è sempre più apprezzato e sta rapidamente superando l'enorme successo di Slack. Non manca il supporto per piattaforme molto diffuse come Zoom, Blujeans, Go Tomeeting.

Come di consueto, Poly ha dato una grande attenzione alla qualità audio: i microfoni captano con precisione le voci di tutti i partecipanti ed eliminano il rumore di sottofondo, mentre la tecnologia Acoustice Fence riesce a filtrare perfettamente le voci esterne alla stanza, per esempio quelle delle persone che camminano chiacchierano per i corridoi. 

La parte che più ci ha colpito però è quella video. Il sensore 4K con un campo di 120° cattura immagini estremamente definite e con colori perfetti, anche in condizioni non ideali, come quando quando l'obiettivo inquadra delle luci. Molto interessante la funzione di zoom dinamico, che riconosce quale persona sta parlando e restringe l'immagine su di essa, in maniera automatica. 

Nella dotazione di Poly Studio è incluso un telecomando Bluetooth, che può essere usato per le funzioni basilari, come rispondere alle chiamate, controllare il volume, spostare a piacimento l'inquadratura della videocamera e il suo zoom.

Il prezzo di 849 euro (IVA esclusa) è giustificato dalla qualità delle immagini e dalle funzioni avanzate, oltre che dal supporto per i principali software di videoconferenza.