Cosa c’entra Marie Kondo col digitale? Ce lo spiega Massimo Grippaldi di PFU

Marie Kondo è una famosa scrittrice giapponese, una ragazza nata nel 1984 che ha venduto milioni di copie dei suoi 4 libri, tradotti in numerose lingue. Marie non scrive romanzi: i suoi libri sono incentrati sull'arte di organizzare le cose, catalogarle con precisione così da riordinare gli spazi in cui si vive.

Un metodo definito KonMari, che oltre a rendere più vivibili ed efficienti gli appartamenti ha un impatto positivo sulla psiche: sapere dove si trova ogni cosa riduce stress e ansia. Secondo alcuni psicologi, quando un ambiente è caotico, le persone che ci lavorano e abitano possono inconsciamente sentirsi inquiete e poco attente. Un ambiente ben organizzato favorisce la concentrazione e limita le distrazioni, e questo è valido tanto negli spazi privati che in quelli lavorativi.

Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia, ha preso spunto dal metodo KonMari di Marie Kondo per dare alcuni suggerimenti su come migliorare l’ambiente di lavoro, anche solo la propria scrivania, per ridurre lo stress, aumentare la produttività e semplificare il lavoro.

Migliorare l'ambiente di lavoro col metodo KonMari

#1. Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto

Un problema organizzativo comune è che gli oggetti personali finiscono sulla scrivania, riducendo lo spazio di lavoro e favorendo le distrazioni. Nello stile Marie Kondo, chiedetevi se ciascun oggetto appartiene realmente all'ambiente di lavoro o se starebbe meglio in quello personale. Se davvero volete conservare tutta una serie di carabattole nella vostra home office, mettetele su uno scaffale in bella mostra. 

#2. Scegli un momento per mettere in ordine e rispettalo

Le cose vengono spostate continuamente. Una volta stabilito il luogo adatto per ogni oggetto, riordinare dovrebbe richiedere pochi minuti, soprattutto se lo si fa spesso. Dedicateci 15 minuti, meglio se a inizio o fine giornata. E non dimenticatevi di farlo!

#3. Create un ‘negozio’

Raccogliete tutti gli oggetti in eccesso – cancelleria, tazze e tutto ciò che rientra nella categoria ‘potrebbe prima o poi servirmi’ - e metteteli in una scatola. Quando avrete bisogno di qualcosa, invece di andare a comprarlo, controllate la scatola. Potreste anche trovarci ciò che vi serve, gratis. Al tempo stesso vi darà modo di riflettere su quali oggetti vi possono realmente servire.

#4. Passate al digitale

Marie Kondo è una grande sostenitrice del paperless. Ma poiché la carta di solito contiene informazioni importanti da consultare in un secondo momento, riciclare i fogli prima di aver catturato i dati che contengono potrebbe essere un atto di pulizia un po’ avventato. Digitalizzare i documenti acquisendoli e salvandoli direttamente in un sistema di archiviazione cloud-based rappresenta una soluzione ideale perché questo metodo elimina il disordine e al tempo stesso garantisce che tutto sia facilmente ricercabile e accessibile.

Gli scanner odierni sono in grado di catturare informazioni e dati da qualunque supporto - dai biglietti da visita fino alle ricevute - identificando correttamente ogni elemento e salvandolo nel posto giusto. Questo livello di automazione non solo vi permetterà di trasformare il vostro in un ambiente di lavoro tranquillo e produttivo, ma vi farà risparmiare anche molto tempo eliminando la necessità di inserire manualmente dati e informazioni dai vostri documenti cartacei.

Un esempio è rappresentato dallo Scansnap IX1500, modello molto compatto, estremamente veloce nella scansione e particolarmente comodo da usare: basta un tocco per acquisire e archiviare, anche in cloud, documenti di vario tipo, che si tratti di fatture, bolle di trasporto o fogli di dimensioni contenute, come i biglietti da visita. La risoluzione di soli 600 DPI può apparire bassa rispetto a modelli piani destinati a un uso grafico, ma non è rappresenta un limite all'interno degli uffici. Già 300 DPI sono sufficienti per ottenere documenti perfettamente leggibili, comprensibili anche da software OCR. Andare oltre rallenterebbe le operazioni senza offrire alcun vantaggio pratico.