La piattaforma di Siav per gestire processi e documenti interamente in digitale

La promessa dell’ufficio paperless la sentiamo ripetere da molti lustri ma la realtà dei fatti è ben differente. Sicuramente oggi quasi tutto passa per il digitale, incluse le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, decisamente più lenta delle realtà private ad adeguarsi, ma ancora non riusciamo ad abbandonare del tutto la carta per alcuni passaggi. Ma soprattutto, sono i processi che ancora sono ancorati a vecchi approcci “analogici”.

Passare interamente al digitale richiede un differente approccio mentale, ma servono anche strumenti adeguati, piattaforme che semplifichino questo modo di lavorare. Come la piattaforma per la gestione documentale di Siav, azienda attiva da anni in questo settore.

La gestione documentale secondo Siav

Siav ha iniziato a muovere i propri passi nel mondo della gestione documentale quando ancora questo termine non era stato coniato. Il fondatore dell’azienda aveva infatti realizzato una soluzione per acquisire in digitale i dati delle ricette mediche e da subito aveva realizzato un aspetto chiave: non basta scansionare un documento e digitalizzarlo per poter rivoluzionare il modo di lavorare. Spesso, il digitale è usato come una sorta di archivio alternativo al cartaceo, con le stesse logiche: i documenti vengono quindi presi, elaborati, copiati, inviati, usando decine di applicazioni diverse, dall’e-mail all’editor di testi, alle soluzioni per la firma digitale.

Le soluzioni di Siav invece sono pensate per gestire l’intero ciclo di vita tramite la piattaforma, che si occuperà di veicolare le attività da un utente all’altro, verificare il rispetto delle procedure, automatizzare i passaggi. Trattandosi di una soluzione digitale, tutto può essere tracciabile - accessi documenti, processi, firme digitali - fatto che aiuta a verificare l’efficienza dei flussi di lavoro, individuando quelle aree dove è possibile portare miglioramenti. Un modo per favorire la condivisione dei documenti in sicurezza, abbandonando la logica di passarli internamente tramite la posta elettronica. Secondo Nicola Voltan, CEO di SIAV, l’e-mail è infatti uno strumento poco efficace e fin troppo abusato dalle aziende, e usarla per passare le informazioni contribuisce a creare silos informativi, silos che però andrebbero abbattuti se si vuole migliorare l’efficienza dei processi.

La gestione documentale nel mondo sanitario

Nel 2016 Siav ha partecipato alla Gara Consip-SGI, che si è aggiudicata. Questo ha permesso all’azienda di iniziare una serie di collaborazioni con enti operanti nel settore sanitario che hanno spinto l’azienda a dedicare una business unit dedicata a questo ambito, Siav Healthcare. Un’intuizione giusta, tanto che oggi Siav supporta la digitalizzazione di più della metà delle strutture pubbliche presenti nel Nord Italia e quasi il 30% delle ASL a livello nazionale. La piattaforma di Enterprise Content Manangement di Siav permette alle strutture sanitarie di gestire l’intero workflow, a partire dal consenso informato che si consegna al paziente prima di qualsiasi prestazione medica per arrivare al fascicolo personale, alla gestione dei contratti, all’amministrazione della struttura.

L’ingresso di Siav nell’ambito sanitario non ha comportato solo dei ritocchi tecnici alla piattaforma, ma la necessità di portare in azienda quell’insieme di competenze necessarie per poter operare in questo settore, caratterizzato da norme molto stringenti. Gli sforzi necessari per strutturarsi adeguatamente sono però stati ripagati tanto che nel 2020, quando il Covid ha iniziato a colpire, i ricavi sono cresciuti del 35,2% rispetto all’anno precedente. Questo nonostante buona parte dei processi avesse subito un rallentamento durante l’emergenza sanitaria “Le ASL si sono volute focalizzare sull’assistenza ai pazienti”, spiega Voltan, “ma adesso stiamo riprendendo. E con il Pnrr ci sarà una grossa spinta alla digitalizzazione, nell’ambito sanitario ma non solo”.

E proprio il Pnrr è un’occasione alla quale Siav guarda con interesse, dato che potrebbe dare la necessaria spinta alla diffusione dei cloud e della trasformazione digitale di imprese di ogni dimensione. Non è un caso che l’azienda abbia quasi ultimato i lavori su una nuova piattaforma, attualmente in prova presso alcuni clienti.

Siav e il fintech

Un altro ambito in cui Siav sta puntando molto è quello delle fintech, come dimostrano le due operazioni effettuate di recente: l’acquisizione della quota di maggioranza di ePress e di una quota di minoranza in Credit Service, azienda veneziana specializzata in servizi di invoice management e supply chain finance.

E non solo: a fine giugno è stata siglata portata a termine un’altra acquisizione, questa volta di una quota di maggioranza, della svizzera Mitric. L’obiettivo è quello di ampliare l’offerta nel mondo finanziario così da cogliere le opportunità derivanti dall’open banking, e Siav punta a integrare alcune delle soluzioni di Mitric nella sua piattaforma.

“Mitric è una realtà che ci ha subito affascinato per il suo carattere innovativo alla ricerca costante di applicazioni user-friendly dall’alto standard tecnologico, nate per semplificare ogni processo in azienda” - ha commentato Voltan - “Si è creata da subito una profonda sinergia che ci ha portato a stringere questo accordo al fine di garantirci il valore di questo brand all’interno del nostro gruppo, certi del forte contributo che riuscirà a trasmetterci. Questo risultato è per noi un ulteriore traguardo di un percorso di innovazione e crescita di cui andiamo molto fieri e che ci permetterà di consolidare la nostra offerta anche in ambito mobile".