Smart working: come organizzare riunioni virtuali su Microsoft Teams

Microsoft Teams mette a disposizione delle aziende e dei gruppi di lavoro al loro interno uno strumento potente per gestire e programmare le attività. Grazie a Microsoft Teams è infatti possibile non solo gestire riunioni e chiamate e videochiamate individuali e di gruppo, ma anche condividere lo schermo, scambiare file e avere una piattaforma di chat flessibile ed efficiente. Grazie a Microsoft Teams è possibile di fatto ridurre all'osso le riunioni di persona e sostituirle con riunioni a distanza, indipendentemente da dove siano i membri della squadra.

Smart working su Microsoft Teams: come funziona

Microsoft Teams offre la possibilità alle aziende e alle squadre di lavorare da remoto coordinandosi attraverso Internet in una maniera non dissimile da quanto è possibile ottenere con la presenza fisica. Ciò è possibile perché Teams offre la possibilità di collaborare utilizzando diversi strumenti di comunicazione, insieme o separatamente:

• chat, singole e di gruppo;
• chiamate audio, singole e di gruppo;
• chiamate video, singole e di gruppo;
• condivisione di file;
• integrazione di applicazioni e servizi.

Grazie a queste caratteristiche è possibile scambiare informazioni con facilità e rapidità, organizzando il lavoro in maniera altrettanto facile (e talvolta più facile) che utilizzando le riunioni fisiche. Con Microsoft Teams è insomma possibile implementare il cosiddetto smart working. La maggiore strutturazione data dallo strumento, la possibilità di integrare diverse funzionalità e la presenza di uno storico facilitano il lavoro e permettono di avere un tracciato di quanto accaduto.

Come fare riunioni virtuali su Microsoft Teams

Tramite Microsoft Teams è possibile fare riunioni virtuali che includono fino a 50 partecipanti e permettono di effettuare chiamate sia audio che video. Per le riunioni individuali è sufficiente utilizzare il tasto di chiamata nella conversazione. Per creare riunioni di gruppo è possibile avvalersi di due strumenti: da un lato la riunione virtuale programmata e dall'altro la riunione virtuale estemporanea.

È possibile programmare una riunione sia utilizzando gli strumenti presenti in Teams sia sfruttando l'integrazione con Outlook. In Teams è possibile programmare una riunione utilizzando lo strumento di calendario: grazie a tale strumento è possibile dare un nome alla riunione, aggiungere i vari partecipanti e aggiungere dettagli di vario tipo. In questo modo è possibile dare la stessa strutturazione e programmazione alle riunioni virtuali su Microsoft Teams delle riunioni in ufficio.

Dall'altro lato è possibile avviare riunioni estemporanee che consentono di effettuare incontri e riunioni senza una precisa programmazione a priori.

Microsoft Teams dà quindi una certa flessibilità nell'organizzazione aziendale e permette sia di impostare una programmazione stretta che di lasciare spazio all'improvvisazione e all'esigenza del momento.

Per pianificare una riunione è necessario selezionare la voce "pianifica una riunione" in una chat, sotto la casella di immissione del testo, oppure selezionare il calendario sul lato sinistro dell'app e all'interno di questo selezionare "nuova riunione" nell'angolo in alto a destra dell'app o selezionare un intervallo di tempo nel calendario per visualizzare il modulo di pianificazione delle riunioni.

È possibile anche creare una riunione di canale, che coinvolge cioè solo le persone presenti all'interno di un certo canale (o di più canali). Per farlo è necessario selezionare "nuova riunione" e conseguentemente "seleziona un canale per la riunione" nel modulo di pianificazione.

Per creare una riunione istantanea in Microsoft Teams, invece, è sufficiente utilizzare la funzione apposita del calendario, accessibile dalla barra a sinistra, o cliccare il tasto "incontra ora" sotto la casella di inserimento del testo in un canale.

Microsoft Teams: quali vantaggi dalle riunioni virtuali?

Le funzionalità fin qui elencate sono disponibili sia sull'applicazione per desktop sia su quella per dispositivi mobili e questo consente di ottenere una forte flessibilità, per cui gli utenti possono partecipare alle riunioni anche mentre non sono alla scrivania.

Durante le chiamate, sia quelle audio sia quelle video, è possibile continuare a scrivere nella chat per prendere appunti o per condividere file. In questo modo è possibile combinare più elementi insieme per collaborare in maniera più efficace. È anche possibile condividere lo schermo così da mostrare una presentazione, ad esempio.

Il principale vantaggio delle riunioni virtuali su Microsoft Teams sta proprio nel fatto che è possibile avere una condivisione istantanea di materiale verso tutte le persone coinvolte, senza limiti di formato e con una grande varietà di elementi condivisibili a disposizione (immagini, documenti, fogli di calcolo, link, testo, presentazioni e così via).

Grazie a queste caratteristiche è possibile organizzare riunioni efficaci quanto le riunioni di persona, se non di più in certi casi. La condivisione semplice di materiale, la facilità nel prendere appunti e le funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo aggiungono valore e rendono più semplice la collaborazione. Le funzionalità di organizzazione delle riunioni fanno poi sì che sia possibile gestire riunioni anche con molteplici partecipanti senza difficoltà.

Microsoft Teams è disponibile per Windows, macOS, Linux, Android e iOS. È possibile scaricare l'applicazione dal sito ufficiale.