Gestire le spese dei dipendenti è facile e veloce con Qonto

Gestire le spese dei dipendenti è facile e veloce con Qonto

Qonto non è un semplice conto online, ma una soluzione evoluta per gestire gli aspetti finanziari di un'azienda. Recentemente è stata la prima fintech ad aggiungere il pagamento degli F24, oltre a potenziare le funzionalità destinate ai team. È possibile generare velocemente carte di credito, anche usa e getta, per i dipendenti, così da semplificare contabilità e gestione delle note spese

di pubblicato il nel canale Innovazione
QontoGestione processi
 

Per un’azienda, in particolare le PMI, la gestione delle spese dei collaboratori può essere un incubo: raccogliere gli scontrini, rimborsare le somme di denaro anticipate ai dipendenti, gestire i processi di approvazione per gli acquisti di beni e servizi aziendali sono operazioni che possono sottrarre parecchio tempo al reparto amministrativo, oltre che ai manager coinvolti nei processi di approvazione. Semplificare e automatizzare questi aspetti è uno degli obiettivi della fintech B2B Qonto, istituto di pagamento che si propone come partner delle aziende ancor prima che come banca: la piattaforma, che recentemente ha introdotto anche il pagamento degli F24, è infatti dotata di una serie di funzioni di expense management per agevolare i processi di gestione pagamenti e budget dei team.

Qonto: una carta per ogni collaboratore

Gestire le spese e i rimborsi dei dipendenti non è banale, che si tratti di trasferte o di acquisti di materiali e servizi per i vari reparti. Spesso le procedure interne non sono particolarmente snelle, tanto che a volte per attivare un servizio da pochi euro al mese è necessario scomodare più persone della linea di comando. Migliorare questi processi si può tradurre in un significativo risparmio di tempo e il conseguente aumento della produttività, ma come? Il modo più semplice di farlo è quello di appoggiarsi a una soluzione digitale flessibile, come quella di Qonto, che include una serie di funzioni pensate proprio per migliorare il lavoro in team.

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Fra queste funzionalità c’è la possibilità di creare rapidamente e con semplicità carte di credito destinate a ogni dipendente. Carte che possono essere fisiche, virtuali o flash, cioè usa e getta. Questo va a risolvere una delle tipiche problematiche che si riscontrano in azienda, soprattutto nelle PMI: il numero limitato di carte disponibili in azienda, che obbliga i pochi executive a gestire personalmente ogni processo, usandole per ogni spesa, dall’acquisto dei materiali da ufficio (carta, toner, servizi) alla prenotazione di viaggi di lavoro. Queste carte possono essere configurate sulla base delle proprie esigenze, impostando dei limiti di spesa per ognuna di esse. Limiti mensili, giornalieri, o anche limitati alla singola transazione, e che possono essere modificati in pochi clic, in tempo reale.

La possibilità di generare velocemente carte di credito per dipendenti e collaboratori però è solo uno degli aspetti che meritano di essere approfonditi: il vero punto di forza delle funzionalità per i team è la flessibilità della piattaforma Qonto, che consente di automatizzare la maggior parte delle operazioni, oltre che di gestire tutta la catena di controllo per l’autorizzazione delle spese.

Qonto e l’automazione dei processi

Il problema della gestione delle spese non è solo l’emissione delle carte, ma la gestione dell’intero processo. Sotto questo profilo, molte imprese ancora adottano il metodo tradizionale di richiedere gli scontrini per ogni spesa effettuata e di passarli all’amministrazione. In molti casi, questo si concretizza in un’infinità di comunicazioni fra i responsabili del reparto, l’amministrazione e il manager che autorizza le spese: solleciti per inviare le ricevute, controlli, firme per l’autorizzazione, per non parlare di scontrini persi o poco leggibili, che poi andranno gestiti e archiviati.

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Qonto agevola questi processi facendo leva sul digitale, permettendo in pochi clic di indicare chi è responsabile delle spese, chi le può verificare e approvare. Tutto sarà visibile tramite la dashboard, che consente di stabilire e modificare in ogni istante i limiti di utilizzo di ogni carta e le persone autorizzate a usarle. Possono essere creati differenti account, ciascuno con differenti privilegi e limiti di spesa, così da poter rendere indipendente ogni reparto, assegnando un budget specifico relativo all’intero team, a un singolo progetto, ma anche a uno specifico cliente o fornitore. Un approccio che oltre a snellire le procedure, velocizzandole e rendendole tracciabili con più semplicità, rende anche i manager più autonomi e li responsabilizza.

Un altro vantaggio è che sarà possibile fare a meno degli scontrini: i giustificativi di spesa possono infatti essere caricati sulla piattaforma, anche direttamente da mobile, semplicemente scattando una foto, e poi potranno essere gettati. Qonto infatti supporta la certificazione con valore probatorio e una volta digitalizzati questi documenti sono certificati e immutabili, e possono essere usati anche per scopi fiscali, per esempio come prove in caso di controlli. Un vantaggio anche per il commercialista o il reparto amministrativo, che avrà modo di recuperare velocemente ogni giustificativo, anche a distanza di anni.

Quante e quali sono le carte Mastercard di Qonto?

Qonto offre sia carte virtuali che fisiche. Le prime sono l’ideale per chi effettua prevalentemente spese online, come per esempio può essere il reparto IT, al quale è possibile assegnarne una così da renderlo indipendente per quanto riguarda la gestione degli abbonamenti ai servizi, l’acquisto di consumabili o di hardware per i dipendenti. In particolare, le carte flash sono una sottocategoria delle carte virtuali, con qualche differenza: è infatti possibile impostare un periodo di scadenza specifico, oltre che il credito disponibile. Possono durare un solo giorno o un massimo di 12 mesi e si rivelano molto utili per effettuare pagamenti su piattaforme delle quali non si conosce l’affidabilità, per esempio siti di e-commerce poco noti o non considerati sicuri al 100%. Tutte le carte virtuali, incluse le flash, possono essere usate anche all’interno di negozi, alberghi o ristoranti, associandole ai circuiti Apple Pay o Google Pay.

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Le carte fisiche, invece, sono l’ideale per chi viaggia spesso, sia in Italia sia all’estero: possono essere utilizzate per prelevare contante dagli sportelli ATM, così come per effettuare acquisti in negozi, pagare taxi, ristoranti, hotel. Andando più nello specifico, le carte Qonto fanno parte del circuito Mastercard e sono di tre tipi: le One sono incluse nel piano e hanno un limite di 20.000 euro mensili, 1.000 per il prelievo contante. Le Plus hanno un plafond da 40.000 euro al mese, 2.000 di prelievo contanti, mentre le X alzano questi limiti rispettivamente a 60.000/3.000 e offrono un servizio di concierge 24/7, oltre all’accesso alle sale VIP aeroportuali.

 

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