Alla scoperta di Requiro, la suite di Archiva Group per digitalizzare i processi aziendali

Archiva è una realtà nata più di 25 anni fa con l’obiettivo di accompagnare le aziende nel loro percorso di transizione digitale. Inizialmente il focus è stato sulla digitalizzazione dei documenti cartacei, e col tempo il perimetro si è ampliato. Arrivando anche all’archiviazione a norma e alla loro distribuzione online, naturalmente con tutte le precauzioni necessarie e nel pieno rispetto delle normative.

E l’evoluzione naturale è stata quella di concentrarsi sui processi. “Mettere in comunicazione le persone tramite piattaforme digitali è stata una nostra intuizione già dal 2012”, afferma Loris Marchiori, Corporate Communication Director di Archiva Group. L’azienda si occupa anche di “automatizzare i processi di data entry, rimuovere le copie ridondanti dei documenti sparse su più sistemi informatici. Insomma, cerchiamo di migliorare la vita delle persone”.

Oggi la proposta dell’azienda spazia dai tradizionali servizi su cui ha iniziato a operare a soluzioni per la conservazione dei dati nel rispetto delle normative, al miglioramento dei processi fino ad arrivare ad attività di consulenza per le strategie di change management.

Alla scoperta di Requiro, la suite di Archiva

Archiva, ai propri servizi di consulenza, affianca lo sviluppo degli strumenti che poi mette nelle mani dei propri clienti. Al centro della proposta Requiro, una suite di applicazioni. “È una sorta di cassetta degli attrezzi. Nasce nel 2002 come visualizzatore dei documenti digitali. Col tempo, Requiro ha seguito l’evoluzione di Archiva e ora è una suite che permette al cliente di scegliere cosa attivare, come e quanto lo vuole personalizzare”, spiega Marchiori.

La suite Requiro ha tre caratteristiche chiave: aiuta le imprese nella digitalizzazione dei processi, a creare quindi workflow interamente digitali; può essere interfacciato con differenti sistemi, a partire da quelli aziendali come gli ERP per arrivare a quelli governativi per la fatturazione, anche internazionali (la fatturazione elettronica, insomma) e le pratiche doganali; è l’archivio completo di tutta la conoscenza aziendale.

Un aspetto molto importante è che Requiro lavora sempre con il dato di partenza “evitando quelle distorsioni che si hanno quando il dato viene moltiplicato”. Spesso, capita che le informazioni aziendali vengano infatti moltiplicate su vari silos, modificate, con il risultato che in alcuni casi si rischia di perdere di vista il dato originale, e di lavorare su copie “imperfette” che contengono distorsioni. Un tema che sta avendo sempre più rilevanza con la diffusione delle soluzioni di intelligenza artificiale: per mettere le IA nelle condizioni di lavorare al meglio, è fondamentale che i dati che le alimentano siano “puliti” e precisi.

Fra le applicazioni della suite Requiro MyDocs, per organizzare, gestire e condividere documenti aziendali, come le buste paga o le lettere di assunzione; l’app per la firma elettronica Requiro Sign; Requiro PEC+, una soluzione progettata per gestire da un unico punto tutte le PEC aziendali; Requiro Drive, per archiviare autonomamente, catalogare e rendere ricercabili i documenti; Requiro Control, uno strumento di governance per dare alle imprese totale controllo sui documenti; Requiro Credit, infine, è uno strumento per il monitoraggio della situazione creditizia di clienti, fornitori e partner che si appoggia a diversi database sempre aggiornati. Requiro Contacts, invece, è la rubrica contatti integrata nella suite, utile ad alimentare le altre app come Requiro PEC+ e Requiro Sign. Tutte questa app si integrano fra loro, permettendo di creare flussi di lavoro interamente digitali che si estendono lungo tutte le fasi del processo documentale.

Le novità di Requiro

Come abbiamo visto, Requiro è una piattaforma viva, in costante evoluzione, e recentemente ha visto alcuni aggiornamenti. A partire da Rise, “uno dei pilastri che consente di digitalizzare i processi delle nostre aziende. Ci offre la possibilità di effettuare una digitalizzazione personalizzata”, afferma Nicola Calabrese, Product Development Manager di Archiva Group.

Si tratta di una piattaforma BPM (Business Process Management) che nasce per digitalizzare e automatizzare i processi aziendali, riducendo il margine di errore umano e archiviando i dati nel rispetto delle normative vigenti. Integra strumenti per tracciare i processi nella loro interezza, permettendo così di monitorare con maggiore efficacia le attività aziendali. Si appoggia allo standard internazionale BPMN per la modellizzazione dei processi e può essere quindi adottato a livello internazionale da più aziende dello stesso gruppo. . Gli uffici HR, per esempio, possono utilizzarlo per l’onboarding dei nuovi assunti, mentre per il reparto acquisti si rivela un potente strumento per gestire i contratti di fornitura.

Altra novità è Next2, il portale flessibile che può essere usato, ad esempio, per la gestione dei fornitori .. Adottando questa applicazione, i partner saranno responsabilizzati per un corretto aggiornamento del set di dati relativi ai processi di verifica e di qualifica, garantendo un risparmio di tempo e di risorse per la gestione di questi processi. Next2 può integrarsi sia coi principali ERP aziendali sia con banche dati esterne come quella di Cerved o di Esker. Altre applicazioni di Next2 riguardano sempre stakeholder esterni come, clienti, agenti e agenzie.

L’importanza dell’integrazione

Dato che Requiro serve per mettere in piedi workflow digitali, la capacità di interfacciarsi con soluzioni di terze parti è fondamentale. Secondo Calabrese, può connettersi con la maggior parte dei software esistenti. Lo fa tramite API o altri strumenti. L’aspetto che differenzia Requiro da altre piattaforme è relativo al consolidamento del dato: “il dato è unico e attorno a esso vengono costruiti i processi. Ma è sempre gestito in un’unica maniera, sino alla conservazione”.