Microsoft Work Trend Index: ecco come lo smart working ha cambiato le nostre vite. E Teams è stato aggiornato per adeguarlo alle nuove necessità

Fare le riunioni con colleghi e clienti in videoconferenza è diventata la norma. Per parecchie settimane non ci sono state alternative, ma anche ora che le misure di sicurezza si sono ammorbidite, chi può prosegue con il lavoro da remoto.

Ma che impatto hanno avuto queste nuove modalità? Al contrario di quanto si può pensare, fare riunioni attraverso uno schermo non è più rilassante che farle di persona, tutt'altro. A evidenziarlo è il Work Trend Index di Microsoft, una ricerca basata su un campione di 2.000 persone (350 di queste in Italia) sparse in 6 Paesi. 

Work Trend Index: le video conferenze sono faticose

Secondo la ricerca condotta da Microsoft, la collaborazione da remoto è, sotto il profilo mentale, più affaticante rispetto a quella tradizionale. In particolare le video conferenze sono fra le attività più stressanti, a causa della necessità di fissare costantemente lo schermo e dell'assenza di tutti quei segnali paraverbali che, quando ci si incontra di persona, agevolano la conversazione e permettono di comprenderla con più facilità. I primi segnali di fatica iniziano a manifestarsi dopo circa 30/40 minuti, mentre dopo un paio d'ore è lo stress a farla da padrone. Per questo motivo, l'azienda suggerisce di limitare i meeting virtuali a non più di mezzora, oltre che a prendere pause dalle attività lavorative ogni due ore circa.

Non sono le uniche criticità evidenziate: in generale, il 54% gli intervistati ha ammesso di aver incontrato difficoltà a gestire il lavoro da remoto, bilanciando correttamente vita privata e lavorativa. Fa eccezione l'Italia, dove il 66% del campione dichiara di non aver avuto particolari problemi sotto questo profilo. 

Queste nuove modalità probabilmente porteranno anche a stravolgere il concetto di orario lavorativo, andando oltre le classiche 8 ore, dalle 9 alle 18. Questo quantomeno a giudicare dall'incremento delle chat che Microsoft ha rilevato in orari differenti da quelli "da ufficio": fra le 8 e le 9 del mattino è stato registrato un aumento delle chat compreso fra il 15% e il 23%, mentre l'incremento fra le 18 e le 20 è stato davvero significativo: 200%. 

Il report suggerisce che il concetto di lavoro da remoto non sparirà, anzi, ma questo non significa che gli uffici diventeranno una cosa del passato. Probabilmente, questi due modi di lavorare conviveranno: l’89% dei manager italiano si aspetta policy più propense al lavoro agile nella fase post-pandemica. In Italia il 72% degli intervistati, fra manager e dipendenti, ha proprio espresso il desiderio di continuare a lavorare da casa almeno part-time. 

Le nuove funzionalità di Microsoft Teams

Teams ha visto una rapida crescita dell'adozione durante l'emergenza sanitaria e Microsoft ha deciso di spingere l'acceleratore sull'applicazione, annunciando una serie di funzionalità (come avevamo anticipato qui), che saranno disponibili entro la fine dell'anno, alcune delle quali derivate dai risultati del report Work Trend Index. 

Together mode (modalità Insieme): è una nuova modalità che sfrutta l’Intelligenza Artificiale per posizionare digitalmente tutti i partecipanti su un background condiviso, in modo da aumentare il senso di prossimità, come se gli utenti fossero seduti nella stessa sala riunioni o in una classe. Questa nuova esperienza aiuta, inoltre, a focalizzarsi sulle espressioni del volto e sul linguaggio corporeo, facilitando la comprensione dei segnali non verbali, fondamentali nei processi di interazione umana.

Dynamic view: offre all'utente maggior controllo sulle modalità di visualizzazione dei file condivisi e la possibilità di mostrare un contenuto a lato di specifici partecipanti, permettendo di personalizzare la visualizzazione del meeting in base alle proprie esigenze e di segmentare in gruppi.

Filtri video: attraverso i filtri disponibili su Microsoft Teams è possibile regolare la luminosità e attenuare la messa a fuoco della fotocamera per controllare il proprio aspetto prima dell’inizio di una riunione.

Reflect messaging extension (estensione messaggi di riflessione): disponibile a partire dalle prossime settimane, offrirà a manager, dirigenti e insegnanti la possibilità di verificare il sentiment del proprio team o degli studenti installando l’estensione Reflect da GiftHub. Permetterà di porre al proprio di team di lavoro domande di verifica, suggerite dal software o personalizzate in base alle proprie esigenze, con la possibilità di tenere anonime le risposte e di sondare lo stato emotivo del gruppo/della classe.

Live reactions (reazioni live): consentirà di interagire durante un meeting utilizzando le emoji che si visualizzeranno sullo schermo dei partecipanti in reazione agli interventi. In futuro anche le PowerPoint Live Presentations approderanno su Teams.

Chat bubbles (centralità delle chat): Per rendere ancora più funzionale l’utilizzo della chat all'interno di Microsoft Teams, senza aprire manualmente la finestra della conversazione per visualizzare gli scambi tra gli utenti, il software consentirà di visualizzare le chat inviate durante una riunione sugli schermi di tutti i partecipanti del meeting, rendendo la conversazione via chat ancora più centrale.

Attribuzione Speaker per sottotitoli live e trascrizione: i sottotitoli live sono già un’opzione, ma prossimamente Microsoft Teams includerà anche la possibilità di attribuirli a uno specifico relatore in modo che non possa nascere confusione tra chi dice cosa. Inoltre, le trascrizioni in tempo reale, in arrivo a partire da quest’anno, offriranno all’utente un’opportunità in più di stare al passo con la conversazione e al termine saranno salvate automaticamente all’interno del meeting.

Meeting interattivi per più di 1000 partecipanti: per rendere le riunioni ancora più interattive, inclusa la possibilità di chattare, riattivare l’audio per prendere parola e attivare il video per la collaborazione in tempo reale, Teams sta crescendo per supportare fino a 1000 partecipanti. Per le esperienze di presentazione view-only che non prevedono interazione, Teams accoglie fino a 20 mila partecipanti.

Aggiornamenti di Microsoft Whiteboard (lavagna Microsoft): la Whiteboard verrà presto aggiornata con nuove funzionalità, tra cui tempi di caricamento più rapidi, aggiunta di note adesive, testi e drag and drop.

App Task: l'app Task, che sarà lanciata questo mese, offrirà una nuova visualizzazione unificata delle attività di Microsoft To Do, Planner e Outlook.

Suggerimenti di risposta: i suggerimenti di risposta nella chat di Teams fanno leva sull’AI per creare risposte brevi in base al contesto del messaggio precedente.

Esperienze di meeting touchless: Teams consente già alla persone di collegarsi e condividere contenuti sugli strumenti delle sale riunioni attraverso il proprio device mobile o PC. Entro la fine dell’anno Teams consentirà anche di condividere contenuti su Surface Hub attraverso il nuovo “comando sala” nell’app mobile che offrirà ulteriori capacità di controllo come la possibilità di mettere in mute, attivare la videocamera, regolare l’audio e lasciare il meeting. Nel corso dell’anno verrà integrato anche l’assistente vocale e la possibilità di proiettare in wireless. 

"L’attuale momento storico presenta in sé opportunità e sfide e Microsoft, che ha nella sua missione quella di aiutare persone e aziende a realizzare il proprio potenziale, si sta impegnando per ripensare una nuova produttività, migliorando costantemente gli strumenti per la collaborazione digitale all'insegna della semplicità, dell’efficacia e della sicurezza" - ha dichiarato Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia - "A partire dagli insight del Work Trend Index, Microsoft ha quindi sviluppato nuove funzionalità e upgrade per ottimizzare la resa della piattaforma cloud Teams, aiutando le persone a creare una relazione più diretta tra loro e a ridurre la fatica dei meeting da remoto. Per esempio, la nuova modalità ‘Together mode’ - che facendo leva sull’AI posiziona le persone in un background comune come se fossero sedute intorno allo stesso tavolo - è stata testata attraverso bio-sensori ed è risultata meno faticosa per il cervello umano. Anche la visualizzazione ‘Dynamic View’ è stata creata a tal fine, per consentire alle persone di ottimizzare video e contenuti sullo schermo nel modo a loro più congeniale e secondo il fluire dei meeting".