Sherpany, la piattaforma che punta a rendere più efficienti le riunioni dirigenziali

Le riunioni aziendali, in particolare quelle manageriali dove vengono prese le decisioni chiave, sono fra gli aspetti più complessi da gestire con efficienza. Da un lato sono fondamentali dato che permettono di coordinare i vari team e orientare le scelte dirigenziali, dall'altro non sono sempre amate dai partecipanti che, in non pochi casi, le vedono come una perdita di tempo. 

Citando varie fonti, Sherpany indica che il 35% di questi incontri sono considerati inutili e ben il 45% del tempo speso durante le riunioni è visto come un investimento improduttivo. Addirittura l'88% dei partecipanti si sente superfluo o inutile in questi frangenti. Questo perché non si tratta di brevi e sporadici incontri: si stima che mensilmente un dirigente spenda qualcosa come 135 ore in meeting vari. L'impatto economico non è trascurabile, tanto che l'US Bureau of Labor Statistics stima che vengano persi 37 miliardi in riunioni non necessarie. 

Sherpany ha realizzato una piattaforma che vuole risolvere questo problema, snellendo e ottimizzando i processi per rendere più produttivo il tempo speso in riunione. 

“Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo a disposizione nella nostra vita professionale. Gli studi ci dicono che una riunione settimanale costa a una azienda 360 ore di lavoro individuale ogni anno" - spiega  Tobias Häckermann, CEO di Sherpany - "Se è quindi vero che il tempo è una risorsa limitata, ogni minuto speso in riunioni inutili è un minuto perso a scapito del lavoro individuale e, se il tempo è denaro, le riunioni sono un investimento finanziario significativo. Riteniamo sia giunto il momento per i decision maker di dedicare più tempo ai risultati e al perseguimento degli obiettivi del proprio business e che una piattaforma tecnologica come Sherpany rappresenti lo strumento ideale per l’ottimizzazione e la gestione operativa delle riunioni dirigenziali”.

La soluzione di Sherpany per rendere più produttivi i meeting

Una delle risorse più preziose in ambito business è il tempo e le riunioni ne portano via parecchio. Decisioni che potrebbero richiedere poche decine di minuti spesso richiedono ore a causa di un'organizzazione non ottimale: condividere i documenti fra i partecipanti, gli appunti e i resoconti sono attività solitamente svolte manualmente, non sempre basate su processi ottimizzati, fatto che porta a ritardi, incomprensioni: bisogna ricercare gli appunti dei precedenti incontri, riprendere in mano le votazioni effettuate, effettuare follow-up di quanto emerso. Tutto gestito tramite differenti software e strumenti. 

Sherpany, azienda di Zurigo che conta più di 130 dipendenti e oltre 300 clienti, ha sviluppato una piattaforma che vuole risolvere questo problema, facendo risparmiare tempo ai partecipanti grazie a una soluzione che permette di ottimizzare questi processi.

Il problema principale delle riunioni, infatti, è la mancanza di organizzazione, l'assenza di uno specifico workflow e la necessità di coordinarsi tramite svariati strumenti per la gestione dei materiali e dei follow up. Sherpany vuole dare un ordine a questo caos attraverso un'unico strumento.

Tramite un'unica interfaccia, Sherpany permette di invitare i partecipanti, condividere i documenti relativi al meeting e collaborare direttamente su questi contenuti, in maniera interamente digitale, senza appoggiarsi a fogli e appunti sparsi. Tutti gli appunti, le votazioni e le decisioni verranno registrati sul software, accessibile anche da remoto e da qualsiasi dispositivo, così da essere velocemente accessibili in ogni momento. Il quadro della situazione sarà sempre chiaro a tutti in ogni fase, a partire da quanto si organizza il meeting per arrivare al follow up. 

Si tratta quindi di un software di workflow? Non esattamente, anche se può essere utilizzato in questo senso. Quello che fa Sherpany è mettere a disposizione uno strumento unico per invitare le persone, gestire e documentare quanto viene deciso durante le riunioni, eliminando così potenziali punti di attrito che fanno sprecare tempo.

Il risultato, secondo l'azienda, è un aumento della produttività del 40%. 

Sherpany però non è un software di comunicazione: si occupa della gestione dei processi, non è una soluzione di videoconferenza. Si integra però con strumenti di terze parti per offrire altre funzioni. Si appoggia a Skype e GoToMeeting nel caso siano presenti partecipanti da remoto, e permette di sincronizzare calendari e meeting tramite Outlook e G Suite. Per la gestione dei documenti si può sfruttare l'integrazione con Box e Dropbox. Mancano però integrazioni con altre piattaforme molto diffuse, come Teams e Zoom fatto che potrebbe risultare limitante in molte situazioni. 

Trattandosi di uno strumento che verrà usato dalla dirigenza, Sherpany è strutturato per garantire il massimo della sicurezza, crittografando i dati e consentendo di cancellare dati da remoto su dispositivi smarriti o rubati. È compatibile con il GDPR e mette anche a disposizione degli utenti un portale tramite il quale tenere sotto controllo l'accesso delle informazioni, semplificando gli audit. È una soluzione cloud che si appoggia a data center ubicati in Svizzera: il Cloud Act (la legge che impone alle aziende americane di consegnare alle autorità i dati dei loro clienti, indipendentemente da dove siano ubicati i server) non rappresenterà un problema.