Microsoft Teams: aumentare la produttività con la video collaboration

Gli strumenti per la collaborazione aziendali cambiano con una certa frequenza ma negli ultimi anni abbiamo visto una poderosa accelerazione sotto questo profilo. Chi lavora da ormai qualche tempo, ricorderà sicuramente come per anni lo strumento principale per la messaggistica, in casa Microsoft, fosse MSN, poi rapidamente sostituito da Skype e Skype for Business quando il colosso di Redmond ha acquisto l’azienda. Il passo successivo è stato Microsoft Teams, che a oggi è una delle principali piattaforme per la collaborazione e la comunicazione aziendale. Microsoft Teams è nato come strumento per la messaggistica istantanea ma col tempo si è evoluta rapidamente, soprattutto a partire dal 2020 con lo scoppio della pandemia, per supportare maggiori funzioni e ora è considerato uno degli standard del settore. Addirittura, secondo Jared Spataro, corporate vice-president di Microsoft 365, “È il nuovo Windows, la chiave della strategia [di Microsoft]”. Gli fa eco Fabio Santini, Direttore della divisione One Commercial Partner, che sottolinea come “Teams sarà molto più di Windows”, dato che è destinato a “diventare la piattaforma di integrazione delle applicazioni”. 

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Microsoft Teams: dalla messaggistica alle videochiamate, per diventare il centro di ogni attività un ambito business 

Inizialmente Microsoft Teams non era altro che un’app di messaggistica che faceva parte del pacchetto di Office, ed era nata per facilitare lo scambio rapido di informazioni fra colleghi. Una sorta di alternativa a Skype, per il quale Microsoft aveva sborsato 8,5 miliardi di dollari nel 2011. Skype esiste ancora oggi, così come la versione più “professionale” Skype for Business, ed è tuttora incluso nel sistema operativo Windows, ma nei piani dell’azienda è passato in secondo piano e gli sforzi di Microsoft oggi si concentrano sul potenziare la piattaforma Microsoft Teams, che vede frequentemente nuovi aggiornamenti e l’introduzione di ulteriori funzionalità. A oggi queste funzionalità non sono un’esclusiva della soluzione di Microsoft, ma Microsoft Teams non è solo uno strumento per scambiarsi messaggi ma il centro di ogni attività nell’ambito business, dato che si integra alla perfezione con l’OS e con tutti gli strumenti di Microsoft, inclusi Outlook e Microsoft 365, per collaborare in contemporanea sui documenti. Si possono programmare le riunioni direttamente da Outlook, che invierà automaticamente un invito ai partecipanti, scambiare file in maniera sicura e tenere traccia di tutte le azioni eseguite sulla piattaforma. Volendo, magari per risparmiare banda, è possibile avviare anche sole chiamate audio. Le aziende che lo desiderano, possono usarlo proprio come sistema per la telefonia, facendo così a meno del PBX (il centralino) aziendale, grazie alla funzione Sistema telefonico, che gestisce le  funzionalità di centralino tramite cloud, consentendo in alcuni casi di risparmiare sui costi delle chiamate, soprattutto internazionali.

App e automazioni di Microsoft Teams, per efficientare i flussi di lavoro e incrementare la produttività 

Scambiarsi informazioni e comunicare è fondamentale per coordinare gruppi di lavoro ma Microsoft Teams va oltre: tramite Attività, per esempio, sarà possibile assegnare compiti alle singole persone o ai gruppi, che includono funzionalità di reportistica, per tenere traccia di quanto accade. Microsoft Teams è tra l’altro utilizzabile anche su tablet e smartphone, fatto che lo rende ideale anche per chi lavora in mobilità, inclusi gli operatori sul campo (lavoratori in prima linea, frontline workers in inglese), come possono essere tecnici IT, ma anche personale ospedaliero. Questo tipo di utenza apprezzerà la funzione Walkie-Talkie, che permette comunicazioni vocali rapide al tocco di un pulsante. Non mancano funzioni per organizzare e tenere traccia dei turni di lavoro così come una lavagna condivisa sulla quale tutti i partecipanti a una riunione possono scrivere e disegnare, così da facilitare i brainstorming durante riunioni da remoto o ibride. Altre app che tornano molto utili sono quelle per organizzare sondaggi o per automatizzare i flussi di lavoro, per esempio quello relativo alla gestione delle presenze: al posto di timbrare il cartellino, basterà effettuare l’accesso alla piattaforma con l’account aziendale.

Sebbene Teams sia un’applicazione di Microsoft la multinazionale ha deciso di renderla aperta a diverse integrazioni, anche con servizi di terze parti. Ci sono circa 700 app disponibili, fra cui l’integrazione con Trello, applicazione per la produttività basata sull’approccio Kanban, con Acrobat e la Creative Cloud di Adobe. Fra le integrazioni più evolute, meritano di essere citate quelle per Microsoft PowerBI, soluzione di business intelligence, e per Dynamics 365. La maggior parte delle app per Microsoft Teams è gratuita, ma non mancano alcune applicazioni a pagamento, alcune delle quali includono un periodo di valutazione gratuita, come per esempio Adobe Acrobat Sign for Microsoft Outlook e TeamViewer.

Clienti, partner, fornitori e videoconferenze pubbliche con Microsoft Teams 

Microsoft Teams è strutturato per facilitare la comunicazione aziendale, ottimizzando i flussi di lavoro interni ai reparti e la collaborazione con differenti reparti. Per questioni di sicurezza e privacy, è stato sviluppato per integrarsi coi membri di un’organizzazione e si possono definire autorizzazioni specifiche per ogni utente, ma questo non significa che non sia aperto anche a persone che non lavorano per l’azienda stessa. Per esempio, è possibile aggiungere come utenti Guest, col minimo dei privilegi, clienti e fornitori, così da poter ottimizzare i flussi di lavoro anche con le realtà esterne e non dover utilizzare altri strumenti per comunicare con loro. Anche in questo caso, gli amministratori di sistema potranno valutare caso per caso quali privilegi garantire alle entità esterne, nell’ottica di migliorare i workflow senza però esporre verso l’esterno informazioni sensibili. Un ulteriore esempio di come possa venire usato per gestire la comunicazione con persone esterne è quello delle videoconferenze. Come detto, è stato introdotto col tempo il supporto per le videochiamate, 1 to 1 o di gruppo, e Microsoft e altre realtà la utilizzano anche per videoconferenze e webinar con centinaia o addirittura migliaia di partecipanti connessi da remoto. Il limite è di 1.000 partecipanti, nel caso di gruppo di lavoro, che possono essere estesi a 10.000 avviando un Live Event.

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Microsoft Teams è ancora più potente grazie all’intelligenza artificiale 

Microsoft Teams è una soluzione in costante evoluzione, con nuove funzionalità sempre in cantiere. Uno degli ambiti in cui Microsoft sta investendo molto è quello dell’intelligenza artificiale, che viene utilizzata per aggiungere funzionalità smart. Durante le riunioni via Microsoft Teams, per esempio, grazie a Together Mode sarà possibile mostrare i volti dei partecipanti inseriti all’interno di un’ambiente virtuale, come un teatro, una sala conferenze o altro.

Un approccio che, come sottolinea il nome, vuole cercare di avvicinare maggiormente gli utenti connessi da remoto, andando oltre la classica visualizzazione a griglia, con le singole finestre dei partecipanti. Ancora più interessanti le funzioni di IA implementate per migliorare l’audio e il video e per garantire un po’ più privacy a chi lavora da casa. La sfocatura automatica terrà a fuoco solo l’utente, evitando così di mostrare nitidamente cosa ha alle sue spalle. Un modo per non mostrare a tutti dettagli la propria abitazione quando si lavora da casa. In queste situazioni, può capitare infatti di non avere la casa perfettamente in ordine durante la riunione, o più semplicemente di non voler far sapere a tutti quali libri o fumetti sono impilati in un’ipotetica libreria alle spalle dell’utente. Un dettaglio apparentemente di poco conto, ma che permette di affrontare le riunioni con un po’ più di tranquillità.

L’IA viene sfruttata anche per risolvere uno dei problemi più comuni durante le riunioni ibride, quello dei rumori di sottofondo, come un’ambulanza che passa vicino a casa a sirene spiegate, il latrato del cane dei vicini, ma anche semplicemente il brusio dei colleghi per chi lavora in un open space. Attivando la funzione di riduzione del rumore, sarà possibile eliminare tutti questi disturbi, tutto a vantaggio della facilità di comunicazione. Il tutto senza dover usare hardware specifico: bastano gli altoparlanti integrati nel notebook o un paio di cuffie o auricolari comuni. Un altro problema al quale Microsoft ha voluto porre rimedio è quello della qualità dei video in situazioni dove la banda scarseggia, fatto che accade con una certa frequenza quando ci si connette con persone che abitano in zone non raggiunge dalla connettività broadband.

Per evitare video scattosi e dialoghi al limite della comprensibilità, Microsoft Teams analizza costantemente i flussi video dei vari partecipanti valutando cosa viene mostrato, individuando i contenuti statici (per esempio le slide) e adeguando il flusso video alle condizioni, così da garantire il massimo della fluidità possibile per tutti. Sempre facendo leva sull’intelligenza artificiale, Microsoft Teams genera automaticamente i sottotitoli di tutte le conversazioni, traducendoli anche in automatico nella lingua dell’utente, così da semplificare la comunicazione con gruppi di lavoro sparsi per il mondo che parlano differenti lingue, e soprattutto le videoconferenze.

Microsoft Teams: le funzioni a pagamento 

L’utilizzo di Microsoft Teams è gratuito ma alcune funzionalità sono disponibili solo per le aziende che acquistano licenze di Office 365 (che include tutte le app e i relativi strumenti di Office e 1 TB di spazio per utente). Le differenze fra la versione standard e quella a pagamento sono piccole ma, in certi casi, significative, per le imprese che hanno particolari esigenze. La prima è relativa al numero massimo di persone per ogni singola organizzazione: nella versione gratuita sono un massimo di 300 mentre con la licenza aziendale sono potenzialmente illimitate, cosi da supportare le esigenze di realtà di tipo enterprise con migliaia di dipendenti. In entrambe le versioni è possibile pianificare riunioni, anche tramite Outlook, ma solo le licenze aziendali consentono di integrarlo con il calendario di Exchange. Le funzioni disponibili solo per utenti aziendali includono la registrazione delle riunioni, le chiamate telefoniche e le audioconferenze e la possibilità di organizzare eventi online (con un massimo di 10.000 partecipanti).

Anche le funzioni dedicate agli operatori in prima linea, come la gestione dei turni e il Walkie Talkie, sono appannaggio dei soli utenti aziendali, così come le funzioni di amministrazione per gestire utenti e app, credenziali per singolo utente e i report sull’utilizzo di Microsoft 365. Ulteriore dettaglio delle licenze aziendali è che in questo caso viene garantita un’operatività del servizio (che è erogato via cloud) del 99,9%.

Microsoft Teams e hardware certificato 

Microsoft Teams può funzionare con qualsiasi dispositivo, incluse webcam, microfoni e casse integrati nei notebook e in generale qualsivoglia headset USB o analogico, cioè connesso tramite i classici jack. Il massimo, però, si ottiene con i dispositivi certificati da Microsoft. La certificazione garantisce il rispetto di elevati standard di qualità audio/video ma anche la semplicità di utilizzo: gli headset e le videocamere certificati sono totalmente plug & play. Basta inserire il cavo USB o sincronizzarli via Bluetooth è verranno immediatamente riconosciuti e configurati automaticamente per l’utilizzo con Microsoft Teams. Non solo: questi dispositivi sono anche dotati di uno specifico tasto la cui pressione attiva il client Microsoft Teams o permette di rispondere a una chiamata in arrivo. Devono infine includere una spia LED o inviare avvisi audio per avvisare l’utente dell’avvio imminente di una riunione, o di una chiamata in arrivo. I dispositivi audio certificati per Microsoft Teams avranno la priorità su tutti gli altri e dovranno supportare audio-wide band e l’eliminazione dell’eco. Non mancano vantaggi per gli amministratori IT, che non dovranno dovranno supportare audio-wide band e l’eliminazione dell’eco.

Non mancano vantaggi per gli amministratori IT, che non dovranno effettuare alcun provisioning delle periferiche né curarsi degli aggiornamenti, che avverranno in automatico. Per quanto riguarda auricolari e cuffie, per venire certificati devono superare dei test che verificano la qualità dell’audio, soprattutto in ambienti come gli open space: i dispositivi devono essere in grado di eliminare tutti i rumori al di fuori della voce dell’utente. Nel caso dei dispositivi video destinati alle sale riunioni, la certificazione include indicazioni sulla distanza consigliata e, come nel caso dell’audio, vengono verificati all’interno di sale “rumorose” così da verificarne il corretto funzionamento. Fra le periferiche certificate per Microsoft Teams sono presenti numerose soluzioni di Logitech, sia destinate al personal workspace sia per le sale riunioni.

Fra le prime Logi Dock, una docking station dotata di vivavoce e pensata per ridurre l’ingombro dei cavi sulla scrivania, grazie alle sue cinque porte USB. La qualità dell’audio è garantita da sei speaker e altrettanti microfoni beaforming. Chi preferisce non disturbare i conviventi, può invece optare per le cuffie con microfono Zone Wireless o gli auricolari Zone Earbuds, disponibili sia col cavo sia in versione Bluetooth. Come webcam per la produttività personale certificata Microsoft Teams, nel catalogo Logitech troviamo la compatta Brio 4K . Passando ai dispositivi per le sale riunioni riunioni certificati con Microsoft Teams, Logitech propone Rally Bar e Rally Bar Mini, soluzioni plug & play con ottica motorizzata e audio beamforming dedicate rispettivamente a sale riunioni di medie e piccole dimensioni.

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