Appian: non solo low code. La missione è l’ottimizzazione dei processi con l'IA

Le aziende di successo hanno, tutte, una caratteristica in comune, diventata ormai imprescindibile: i processi. Più l’azienda è grande, più è necessario formalizzare i processi di tutte le attività aziendali per garantire il successo dell’organizzazione, che passa attraverso la creazione di valore e la soddisfazione dei clienti. L’importanza dei processi è legata solo in parte alla dimensione dell’azienda, perché anche aziende di medie dimensioni, in funzione dell’attività svolta, possono avere dei processi molto complessi, dalla cui ottimizzazione dipende in gran parte il successo dell’attività. Un processo efficace permette all’organizzazione di valorizzare l’impegno di ogni persona che fa parte dell’azienda e, allo stesso tempo, di garantire risultati omogenei anche quando le persone cambiano.

Appian: leader indiscusso nella gestione dei processi complessi 

Matt Calkins, CEO e co-fondatore di Appian, ha costruito il successo della sua azienda seguendo una missione molto chiara, strettamente legata all’importanza dei processi, che ci ha ribadito direttamente durante un incontro con la stampa nella cornice di Appian World 2024, che si è svolto nei pressi di Washington DC. “Gestiamo i processi mission critical per le organizzazioni di relativamente grandi dimensioni. Siamo consapevoli del nostro ruolo sul mercato e lo facciamo da innovatori.”

Appian ha scelto la cornice di Washington DC per l’edizione 2024 di Appian World, l’evento annuale dedicato a partner e clienti, per festeggiare il 25mo anniversario della fondazione dell’azienda. Un luogo familiare, a meno di mezz’ora di macchina dalla sede storica dell’azienda, che si trova a McLean in Virginia. 25 anni, nel mondo della tecnologia, sono tanti e quindi se Appian ha ancora un ruolo da protagonista, molto lo si deve alla chiara visione strategica di Calkins. Il CEO di Appian è un imprenditore e manager diverso dallo stereotipo del rampante leader di un’azienda tecnologica che spesso viene indicato come l’unico modo possibile di gestire un business di successo. È una persona riservata, quasi introversa e più che il keynote di apertura, che chiunque può rivedere online, è stata proprio la sessione più ristretta dedicata alla stampa che ci ha permesso di apprezzare il suo carattere e il suo modo di porsi. Mai sopra le righe, ma con una chiarezza di visione e una semplicità di espressione quasi disarmante ci ha conquistato e ci ha dato delle indicazioni molto chiare sulla formula del successo di Appian. Perché non solo guida l’azienda da 25 anni, ma è anche riuscito a tenere saldo il gruppo di quattro amici che quell’azienda l’ha fondata.

Un CEO fuori dal comune, in senso positivo

Per comprendere meglio che tipo di persona sia Matt Calkins consiglio di leggere un’intervista rilasciata nel lontano 2010 nella quale svelava la sua passione per i giochi da tavolo, che colleziona, gioca e anche crea. Nell’intervista Calkins fa un parallelo fra i giochi da tavolo e la gestione di un’azienda, trovando diversi punti in comune. Giochi di un certo tipo, poco legati alla fortuna e il caso, quindi non il Monopoli perché troppo influenzato dal lancio dei dadi, ma invece giochi che hanno delle regole chiare, che mettono diverse persone intorno a un tavolo e dove c’è un’asimmetria informativa, che impone scelte ragionate. Giochi da tavolo, ma non gli scacchi, perché nella vita reale, sia nella sfera personale sia in quella lavorativa, nessuno ragiona su come gli altri decideranno 10 mosse in avanti. Le scelte più efficaci sono quelle che hanno degli effetti immediati, provocano delle reazioni e impongono una grande flessibilità per adattarsi alle nuove scoperte.

Seguendo questa filosofia Calkins sta guidando Appian in una fase di cambiamento molto delicata. L’ottimizzazione dei processi non può prescindere dall’implementazione dell’intelligenza artificiale e non solo perché oggi l’IA generativa è l’argomento più popolare nel mondo IT, ma perché si possono davvero ottenere degli enormi benefici per l’ottimizzazione dei processi. Ottimizzazione che passa anche attraverso l’automazione di tutte le fasi possibili dei processi e in cui gioca un ruolo molto importante il low code/no code. Qui è necessario aprire una parentesi importante, perché negli anni si è associato il low code ad Appian, quasi andando a identificare Appian come “l’azienda del low code”. È una strategia che ha pagato, perché nessuno come Appian è riuscito a sfruttare in modo così efficace il low code nell’ottimizzazione dei processi, ma che oggi rischia di risultare riduttiva e di allontanare da quella che, come dicevamo prima, è invece sempre stata la vera missione dell’azienda: ottimizzare i processi. Oggi ci troviamo in un momento in cui l’IA sta avendo un effetto dirompente in molti settori e dove sta emergendo in modo molto chiaro quanto possa incidere nell’ottimizzazione dei processi: Appian, giustamente dal nostro punto di vista, sta spostando il focus, soprattutto della comunicazione, su questi aspetti. Il tutto senza disconoscere il ruolo del low code, ma inquadrandolo, in maniera più corretta, come uno strumento essenziale e non, come in parte è stato fatto in passato, come fine a sé stesso. 

Appian e IA, avanti tutta ma con cautela

Ma come viene implementata l’IA nella piattaforma di Appian? Una prima risposta ce l’ha data direttamente Calkins: “La cosa che preferisco fare in questo momento è estendere le capacità che abbiamo, perché integrare queste nuove funzionalità di intelligenza artificiale genera grandi sinergie”.

Abbiamo approfondito la visione di Appian su come implementare l’intelligenza artificiale con Malcom Ross, SVP of Product Strategy & Deputy CTO, secondo il quale è in primo luogo indispensabile garantire la riservatezza dei dati quando viene utilizzata l’intelligenza artificiale in azienda. Appian non è l’unica azienda a raggiungere l’obiettivo della Private AI attraverso l’utilizzo delle tecniche di RAG, Retrieval-Augmented Generation. Un large language model viene utilizzato per interpretare le richieste e per generare risposte in linguaggio naturale, che vengono contestualizzate sui dati aziendali, per renderle più rilevanti e affidabili. Per garantire il rispetto delle norme, come il recente AI Act dell’Unione Europea, e la salvaguardia dei dati, vengono selezionati dei dati aziendali specifici, che non contribuiscono però a un ulteriore training del modello. Il RAG è una tecnica usata sempre più spesso in vari contesti; il vantaggio che Appian può offrire ai propri clienti è che per selezionare i dati più rilevanti e garantire la sicurezza, anche semplicemente che vengano presi solo i dati a cui il singolo utente può accedere, si può fare leva sul Data Fabric di Appian.  “La premessa di un Data Fabric è, ovviamente, la raccolta di tutti i dati aziendali in un'unica fonte. Ho solo un set di dati aziendali che può essere interrogato e poi alimentato dall'intelligenza artificiale. Una volta inviato il data fabric all'intelligenza artificiale, quest'ultima ha una visione sicura dei dati, in modo da non avere allucinazioni su ciò che è effettivamente presente nell'insieme di dati, e può combinare questi dati sicuri con la risposta testuale generativa complessiva che si ottiene da un'intelligenza artificiale generativa.” 

Durante l’Appian World 2024 è stata annunciata un’importante partnership strategica :“abbiamo annunciato il nostro accordo di collaborazione strategica tra Appian e AWS per utilizzare la loro architettura Bedrock come large language model nativo e  IA generativa all'interno del prodotto Appian”, conferma Malcom Ross. Un altro annuncio importante in ambito intelligenza artificiale riguarda la disponibilità di Appian AI Copilot, che supporterà gli sviluppatori nell'ottimizzazione della piattaforma, ad esempio andando a generare dati di test molto utili in diverse fasi di prototipazione e sviluppo.

Tutti i processi sotto controllo

I processi di un’azienda di grandi dimensioni sono numerosi e raggiungono un livello di complessità difficile da gestire. Per poterli ottimizzare è quindi, prima di tutto, indispensabile avere una visione, allo stesso tempo d’insieme e di dettaglio, dell’intero “patrimonio” di processi dell’azienda. In gergo quest’attività è chiamata "process mining" e da sempre è una delle caratteristiche vincenti di Appian. Con la versione 24.2 della piattaforma, il cui lancio ufficiale ha coinciso con l’evento di Washington, Appian aggiunge Process HQ, un centro di controllo unificato dove poter monitorare tutti i processi aziendali. Anche grazie all’intelligenza artificiale, Process HQ mette a disposizione degli utenti una serie di insight sull’efficacia dei processi e indicazioni su dove intervenire per ottimizzare i flussi di lavoro.

E in Italia? Appian è presente dal 2015 e nell’incontro con Silvia Speranza, Regional Vice President, e Lorenzo Alegnani, Vice President Customer Success Southern Europe, è emerso come i settori più attivi nel nostro Paese siano i servizi finanziari e assicurazioni, energia e utility, Pubblica Amministrazione. L’obiettivo è sviluppare le attività nel settore finanziario e sfruttare l’onda lunga del PNRR con la PA, come testimonia il premio ricevuto dal Comune di Milano durante Appian World 2024. Un aiuto importante arriverà dalla semplificazione del modello di pricing di Appian, anche questo annunciato durante l'evento.