Strumenti online per le startup: guida agli essenziali

Crediamo fermamente nell'idea che, per ottenere crescita e successo, sia necessario adottare i migliori strumenti a disposizione. In questo momento storico questo significa appoggiarsi al cloud o a strumenti che, in ogni caso, sono a disposizione tramite Internet: con il lavoro da remoto che diventa sempre più una necessità e sempre meno un accessorio, e con i prezzi delle soluzioni software as a service (o SaaS, in breve) che diventano sempre più competitivi, tali strumenti sono diventati i migliori per affrontare il complesso mondo di oggi. Abbiamo scelto alcune categorie di servizi che riteniamo irrinunciabili per qualunque azienda e in particolare per le startup, che devono affrontare un lungo percorso di crescita.

Abbiamo scelto quelli che riteniamo i migliori tra i servizi commerciali, segnalandone anche alcuni gratuiti e/o open source, in certi casi utilizzabili anche su infrastruttura propria, così da proporre anche strumenti adattabili alle proprie esigenze. È bene notare che non esiste una soluzione migliore in termini assoluti: i prezzi variano molto e così anche la quantità, la qualità e il tipo di servizi associati, dunque la scelta dovrebbe essere compiuta anche in base a questi parametri.

Office e produttività personale

Lavorare con documenti di vario genere, fogli di calcolo e presentazioni è tutt'oggi una delle attività principali di qualunque persona che lavori in un ufficio. L'evoluzione della tecnologia ha però portato a un uso sempre più massiccio di strumenti che vanno oltre al lavoro su file in locale e che facilitano la collaborazione anche a distanza su contenuti condivisi.

Il leader di mercato è Microsoft 365, che offre diverse versioni con molteplici applicazioni e servizi inclusi. Non c'è bisogno di presentazioni: il pacchetto Office ha il predominio quasi assoluto del mercato e viene ampiamente utilizzato sia in ambito aziendale che casalingo. Di Microsoft 365 esiste una versione base che include solo i servizi online, una con le sole applicazioni in locale (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Publisher e Access), e due versioni che offrono sia le applicazioni sui client che i servizi online. Questi ultimi includono anche Teams, Exchange e OneDrive, tra gli altri. Il vantaggio offerto da Microsoft 365 è quello della compatibilità certacon i vari formati di Microsoft: per quanto siano standard ISO, nessuna suite alternativa offre la stessa compatibilità. I prezzi mensili vanno da 4,2€/utente a 16,9€/utente (IVA esclusa).

Google Workspace è il più forte contendente per Microsoft 365, con la possibilità di usare i formati proprietari di Google ma, allo stesso tempo, con una buona compatibilità con i formati di Microsoft. La particolarità di Google Workspace sta nel fatto che è offerto solo come servizio accessibile tramite il proprio browser, senza dunque applicazioni tradizionali utilizzabili anche offline. Oltre alle applicazioni tradizionali per gestire documenti, fogli di calcolo e presentazioni, Google Workspace include anche Google Sites (per creare siti in maniera visuale), Google Forms (per creare moduli da compilare) e Jamboard (per usare una lavagna virtuale interattiva). I prezzi partono da circa 5€/mese e arrivano a circa 16€/mese per ciascun utente.

Un servizio che ci ha particolarmente convinto, anche per via della sua natura open source, è OnlyOffice: ne avevamo pubblicato una recensione approfondita, constatando come la suite offra molti strumenti in grado di supportare le aziende nelle proprie attività e sia in grado di competere su molti fronti con i grandi nomi del settore. Particolare interessante è l'integrazione nella versione Workspace Enterprise di un CRM e di uno strumento di gestione dei progetti, entrambi piuttosto completi. OnlyOffice è disponibile sia come software da installare all'interno della propria infrastruttura IT che come servizio in cloud. OnlyOffice è disponibile gratuitamente come programma open source, ma è possibile acquistarne la versione Enterprise con prezzi a partire da 1200$ per server (con un anno di aggiornamenti incluso). È inoltre disponibile un servizio cloud con prezzi a partire da 5$/mese per utente.

Email

Le email restano, nonostante i tentativi degli ultimi dieci anni di superarle, il principale mezzo di comunicazione aziendale e personale. Utilizzare un servizio di email affidabile è dunque di importanza capitale per le aziende. Un altro aspetto importante è quello dell'integrazione con altri servizi: è sempre più frequente l'uso di calendari, servizi di messaggistica o di videochiamata, software per la gestione dei progetti e così via; avere a disposizione un'integrazione direttamente all'interno della propria email per poterli gestire in maniera unificata permette di migliorare la soddisfazione degli utenti e la loro produttività.

Di nuovo, anche per quanto riguarda le email sono Google e Microsoft a dominare la scena. Gmail è infatti disponibile come parte del pacchetto Google Workspace e consente alle aziende di utilizzare tutte le funzionalità del servizio a disposizione dei privati con, però, il proprio dominio e le proprie impostazioni aziendali, nonché senza le pubblicità. Gmail ha un funzionamento per molti versi unico, a partire dall'uso delle etichette al posto delle classiche cartelle, ed è fortemente integrato con Android e Chrome OS. Il punto forte è poi proprio l'integrazione con il resto di Workspace, dato che è possibile interagire con Google Calendar, Google Meet, Google Maps e molti altri servizi tramite funzionalità native o plug-in. Il risultato è un'esperienza d'uso completa e in grado di facilitare molte operazioni.

Microsoft 365 include anche la gestione delle email tramite Exchange: anche in questo caso c'è una forte integrazione con il resto dei servizi, in questo caso offerti da Microsoft, con una forte focalizzazione sulla gestione centralizzata degli account. È possibile gestire la propria posta sia tramite l'interfaccia web di Outlook (la stessa presentata a chi accede agli account @hotmail.it o @outlook.it, ad esempio) che tramite vari client, come Thunderbird o lo stesso Outlook. Microsoft mette poi a disposizione la possibilità di decidere dove vengano archiviati i dati di ciascun utente, così da permettere alle aziende di ottemperare alle normative sul trattamento dei dati. È anche possibile utilizzare Exchange sui propri server nel caso in cui si necessiti di maggiore controllo sui propri dati, sebbene tale opzione non sia parte di Microsoft 365.

Tra le tante soluzioni vi segnaliamo anche Qboxmail, che avevamo provato qualche mese fa e che ci aveva soddisfatto per funzionalità e facilità d'uso. Si tratta di un servizio per molti versi pari a Gmail, per quanto non offra lo stesso livello di integrazione con altri software: l'unico collegamento è con Zoom, con il quale è possibile fissare riunioni direttamente dall'interfaccia di Qboxmail. Per maggiori dettagli potete leggere la nostra recensione completa. Il prezzo di base è pari a 1,5€/mese per utente.

Una soluzione che abbiamo provato e che ci ha convinto è Zoho: parte di una più ampia offerta di servizi, l'email di Zoho è integrata con un calendario, un gestore dei compiti, delle note e una rubrica. L'email è raggiungibile sia da un'interfaccia Web che tramite la maggior parte dei client di posta. Peculiarità di Zoho è quella di offrire i cosiddetti "stream" (flussi), ovvero delle chat con le quali è possibile collaborare più velocemente e in maniera più simile ai classici servizi di messaggistica istantanea direttamente dall'interfaccia con cui si gestiscono le email. Zoho mette a disposizione strumenti di gestione che includono la possibilità di stabilire politiche aziendali, gestire i filtri antispam, impostare il periodo di archiviazione delle email ed effettuare l'e-Discovery (ovvero il controllo di quali e quante email siano archiviate). I prezzi partono da 0,9€/mese per ciascun utente.

Comunicazione istantanea: messaggistica e videochiamate

Le email sono uno strumento indispensabile, ma usare un servizio di messaggistica istantanea può semplificare la comunicazione. Se tale servizio offre anche la possibilità di effettuare chiamate vocali e video, poi, la collaborazione diventa molto più semplice anche se si lavora da remoto. Il mercato pullula di offerte, ma abbiamo deciso di offrirvi qui i nomi più noti: Slack, Microsoft Teams, Zoom e Google Meet. Tra le alternative open source abbiamo scelto Mattermost.

C'è comunque da fare una distinzione tra i vari servizi, poiché alcuni si concentrano maggiormente sulle chat. Slack, Teams e Mattermost sono infatti i servizi con una focalizzazione maggiore sulla messaggistica.

Slack è stata la prima piattaforma di collaborazione moderna specificamente orientata alle aziende e organizzata in canali. È focalizzata sulla messaggistica e sull'integrazione con servizi terzi usati dagli sviluppatori, mentre la componente di chiamate è meno forte (per quanto presente). Slack è particolarmente diffusa tra le aziende che sviluppano software per via della presenza di molteplici integrazioni con il cloud e con i sistemi di controllo dello sviluppo come GitHub, per quanto sia possibile comunque trovare integrazioni con oltre 2.400 servizi per aziende di tutti i settori. È disponibile una versione gratuita con limitazioni su aspetti come lo storico dei messaggi accessibile, mentre le versioni a pagamento partono da circa 6€/mese per ciascun utente. Supporta tutte le principali piattaforme desktop e mobile.

Microsoft Teams adotta un approccio differente e punta maggiormente sulla riproduzione delle dinamiche presenti normalmente in un ufficio, con la possibilità di pianificare riunioni con un calendario dedicato (di fatto il calendario di Outlook) e di inviare inviti all'esterno. Teams permette inoltre di gestire le chiamate telefonichequando sono presenti sistemi SIP compatibili. È presente una forte integrazione con il resto dell'ecosistema dei servizi Microsoft, a partire OneDrive (senza il quale non è possibile trasferire file, ad esempio). Anche in questo caso sono presenti diverse applicazioni per integrare Teams con una grande varietà di servizi, sia di Microsoft che esterni. Teams è disponibile in forma gratuita con alcune limitazioni, ad esempio sul numero di partecipanti alle chiamate; per accedere alle funzionalità complete è necessario abbonarsi a uno dei piani Microsoft 365. Sono disponibili applicazioni per tutte le principali piattaforme, sebbene il client per Linux abbia delle limitazioni arbitrarie (come il numero di partecipanti visualizzabili sullo schermo).

Mattermost è un'alternativa a Slack che ne riprende i punti di forza nell'organizzazione e nella gestione delle chat. È pensato per lo più per le aziende che sviluppano software e che adottano la filosofia DevOps. La particolarità di Mattermost sta nel fatto che è open source, è disponibile per tutte le principali piattaforme (incluso Linux) e può essere installato sulla propria infrastruttura IT, oltre che fruito come SaaS. È utilizzato da nomi di grande calibro come Bosch, Bungie, il CERN, Deloitte, il Dipartimento della Difesa statunitense, il Parlamento Europeo, Samsung e SAP. È possibile utilizzarlo sui propri server, sia gratuitamente che con piani che garantiscono funzionalità aggiuntive e supporto (da 3,25$/mese per ciascun utente), ma anche appoggiarsi all'infrastruttura cloud di Mattermost con prezzi che partono da 10$ al mese per utente.

Zoom e Meet sono servizi che, invece, si concentrano di più sulle videochiamate, lasciando le chat come un accessorio utile ma non come il principale mezzo di interazione.

Zoom è passato da strumento per le aziende a fenomeno di massa nel 2020, ma rimane uno degli strumenti di videconferenza e di riunione da remoto più utilizzati in ambito aziendale. Come Slack e Teams, ance Zoom offre una chat permanente organizzata in canali e l'integrazione con altri servizi. Dei tre servizi finora presentati, però, Zoom è quello più esplicitamente pensato per gestire videochiamate, videoconferenze e presentazioni, sia con persone interne all'organizzazione che esterne ad essa. La semplicità di utilizzo è uno degli aspetti che ha permesso a Zoom di ottenere l'enorme successo dell'ultimo anno e mezzo e continua a essere uno dei suoi principali punti di forza rispetto alla concorrenza. Ha prezzi che partono da 120€/anno per account ed è presente una versione gratuita che limita le chiamate a 40 minuti di durata.

Google Meet ripropone molti dei punti di forza di Zoom, con la semplicità d'uso che rappresenta uno dei più grandi, ma è interamente gratuito senza limiti di durata o di possibili partecipanti. Alcune funzionalità aggiuntive sono accessibili come parte di Google Workspace: tra queste si segnalano le breakout room (per dividere i partecipanti alle chiamate in sotto-gruppi), lo streaming dal vivo, i sondaggi, le sessioni di domande e risposte, la cancellazione del rumore e la registrazione.

Cloud storage

L'archiviazione in cloud è utile per condividere file e documenti in tempo reale con i colleghi, in particolare in questo momento in cui si è costretti a lavorare da remoto. La comodità delle piattaforme di cloud storage è imbattibile da questo punto di vista e permette di collaborare con persone sia all'interno che all'esterno della propria squadra.

Dropbox è forse il nome più noto nel settore e rappresenta per molti versi il metro di paragone. Oltre a mettere a disposizione dei client con i quali effettuare la sincronizzazione dei file, all'interno della sua interfaccia Web è possibile modificare i documenti, avviare conversazioni con Slack e Zoom e inviare file con Dropbox Transfer.  Dropbox è l'unico dei "grandi nomi" a offrire un client per Linux, oltre a quelli per Windows, macOS, Android e iOS. I prezzi per gli utenti aziendali partono da 12€/mese per utente, con 5 TB di spazio, e arrivano a 18€/mese per utente con spazio illimitato. Oltre a ciò, i piani aziendali offrono una console di gestione centralizzata, cifratura con AES256, permessi di condivisione granulari e supporto telefonico prioritario.

Box nasce come realtà specificamente pensata per le esigenze delle aziende e ha alcune funzionalità utili in tale ambito, come le richieste di approvazione alle modifiche sui file, la definizione di flussi di lavoro, l'assegnazione di compiti, la definizione di gruppi di lavoro, l'assegnazione di un grado di confidenzialità e la catalogazione dei file. Sono presenti integrazioni con oltre 1.500 applicazioni, tra cui Google Workspace e Microsoft 365. I piani vanno da 6€/mese per utente, con 100 GB di spazio a disposizione, a 42€/mese, con spazio illimitato e funzionalità come l'applicazione di watermark e l'integrazione con un numero illimitato applicazioni.

OneDrive è disponibile sia come parte del pacchetto Microsoft 365 che come servizio a sé stante. Tra le funzionalità di spicco del servizio troviamo la crittografia dei dati, la condivisione con controlli granulari e con password personalizzate, la sincronizzazione differenziale (che sincronizza solo le parti dei file modificate), la sincronizzazione dei file su richiesta per risparmiare spazio sul dispositivo in uso e la possibilità di caricare file fino a 100 GB di dimensione ciascuno. Sono poi presenti strumenti per gli amministratori che consentono di specificare criteri e politiche di vario genere per gestire al meglio anche un grande numero di utenti. Il punto di forza di OneDrive è, però, l'integrazione con il resto dell'ecosistema di Microsofte con le versioni online di Office, che permettono di modificare i file e collaborare in maniera più efficace. Microsoft prevede due piani per il servizio a sé stante, il primo da 4,2€/mese per utente per 1 TB di spazio e il secondo da 8,4€/mese per utente con spazio illimitato. Nel caso dei piani inclusi con Microsoft 365, lo spazio è di 1 TB per utente.

Google Drive viene offerto come parte della suite Google Workspace e offre da un minimo di 30 GB per utente a 5 TB (sebbene il piano Enterprise possa offrirne di più, in base alle richieste del cliente). Uno dei punti di forza maggiori di Drive è la presenza della ricerca di Google, in grado di offrire risultati significativi in poco tempo. Drive è integrato con Workspace e permette dunque non solo di archiviare file e documenti, ma anche di modificarli. Sono presenti client ufficiali per Windows, macOS, Android e iOS ma non per Linux.

Nextcloud è l'alternativa per quelle aziende che hanno esigenza di avere a disposizione una piattaforma simile ai cloud provider come Dropbox mantenendo, però, il pieno controllo sui propri dati. Può essere installato sia su infrastruttura propria che in cloud e offre una varietà di applicazioni che lo rendono una piattaforma di collaborazione completa con la quale gestire anche email e videochiamate, oltre che una soluzione di cloud storage. Nextcloud è interamente gratuito, ma non offre un servizio pronto all'uso come le altre alternative elencate in precedenza.

Gestione dei progetti

Per quanto un progetto possa essere piccolo o grande, in ogni caso ci sono dei passi da compiere per portarlo al traguardo. Ci sono filosofie molto varie che si contendono il metodo migliore per gestire un progetto, ma ne elenchiamo qui due: da un lato una visione più "tradizionale", con una divisione in compiti e sotto-compiti; dall'altro l'approccio kanban, che dà maggiore enfasi al processo vero e proprio e all'avanzamento da una fase alla successiva.

Trello è forse la più famosa piattaforma che offre delle kanban, ovvero delle lavagne divise in sezioni su cui è possibile inserire dei fogli tramite i quali seguire l'evoluzione dei progetti. Questo metodo, inventato da Toyota (il nome "kanban" è il termine giapponese per "lavagna" o "bacheca") e diffusosi poi anche nel mondo dello sviluppo del software, è diventato di uso comune anche in molti altri ambiti per via della sua semplicità. Trello consente di creare diverse bacheche, ciascuna con la sua serie di categorie e di compiti (o progetti), di assegnare ciascun compito a una o più persone, di allegare file e collegamenti al Web, di inserire commenti ed etichette e di impostare notifiche. Una grande varietà di plug-inpermette di estenderne le funzionalità e di sfruttarlo insieme ad altri prodotti, ad esempio per automatizzare la creazione di nuove schede con l'invio di un'email. È gratuito, ma sono presenti piani a pagamento a partire da 10$/mese con funzionalità aggiuntive come viste aggiuntive (calendario, linea temporale, ecc), gestione centralizzata, ospiti e così via.

Microsoft To Do è invece il frutto dell'acquisizione di Wunderlist da parte dell'azienda di Redmond: il principio di funzionamento è lo stesso dell'applicazione tedesca, con liste di compiti che è possibile assegnare alle varie persone, ciascuno dei quali può avere allegati, commenti, note, sotto-compiti e così via. Un suo punto di forza è l'integrazione con l'ecosistema Microsoft, che permette di gestire To Do in sincronia con altri servizi come posta elettronica, calendario e OneDrive. Microsoft To Do è parte di Microsoft 365, ma può essere anche utilizzato gratuitamente come prodotto a sé stante (con alcune limitazioni).

Zenkit To Do è un altro erede di Wunderlist: ne conserva l'estetica e gran parte delle funzionalità, che lo rendono di fatto un concorrente diretto di Microsoft To Do (al di là del nome identico) e ne rendono le funzionalità di base pressoché identiche. Una particolarità di Zenkit To Do è la presenza di uno storico delle attività, che permette di capire chi abbia effettuato delle modifiche e di recuperare informazioni cancellate o modificate per errore. È disponibile gratuitamente, ma per superare le limitazioni (come il massimo numero di compiti o la dimensione degli allegati) è necessario abbonarsi, con prezzi che vanno da 4€/mese a 19€/mese per ciascun utente. Sono presenti client per tutte le principali piattaforme desktop e smartphone, incluso Linux.

Nel caso in cui si utilizzi Nextcloud, segnaliamo anche l'esistenza di Nextcloud Deck, che ripropone lo stesso modello di Trello pur essendo gratuito. Non sono presenti tutte le integrazioni e le funzionalità di Trello, ma per una gestione basilare dei progetti o per verificare la fattibilità dell'uso dell'approccio kanban può essere un buon punto di partenza.

Questi sono solo quattro esempi all'interno di un maremagnum di servizi disponibili, tra i quali segnaliamo anche Todoist, Any.do, Google Tasks e Asana.