Le suite di produttività per le scuole sono sempre più costose. La soluzione? Crearsi la propria infrastruttura con i NAS di Synology

Il mondo scolastico per anni si è appoggiato alle suite commerciali per la produttività. Versioni a tutti gli effetti praticamente identiche a quelle utilizzate negli uffici in tutto il mondo, ma offerte a cifre estremamente basse, così da alleggerire le spese che il sistema scolastico si trova ad affrontare.

Questo approccio, però, lega le scuole alle aziende fornitrici, che da un giorno all’altro potrebbero cambiare i termini di licenza. Il risultato è che gli istituti scolastici si troveranno a dover pagare licenze più onerose e, in certi casi, che impediscono anche l’accesso alle versioni desktop delle app, limitando l’accessibilità alle versioni web specifiche per la scuola.

Perché a questo punto non pensare di abbandonare l’approccio SaaS e crearsi la propria infrastruttura con un NAS?

Dal SaaS all’on premise con Synology Office Suite

Il Software as a Service ha degli indubbi vantaggi come approccio, ma pone due problemi: il controllo dei costi, che possono crescere rapidamente, e la privacy. Le scuole, infatti, sono un bersaglio molto attraente per i criminali informatici, e in certi casi potrebbe essere più sicuro mantenere il pieno controllo sulla propria infrastruttura e sui dati sensibili di studenti e docenti.

Crearsi un’infrastruttura privata può sembrare un’operazione estremamente complessa, ma la realtà è ben differente. Utilizzando i NAS di Synology, infatti, è possibile metterla in piedi in pochissimo tempo, offrendo agli utenti non solo spazio di storage, ma anche applicazioni per la produttività molto simili e a quelle considerate standard di settore. È infatti possibile installare la Synology Office Suite, gratuita per tutti gli utenti connessi al NAS, che include le principali applicazioni da ufficio per scrivere testi, elaborare fogli di calcolo, fare presentazioni con slide. Il tutto mantenendo i dati al sicuro, on premise.

I vantaggi sono numerosi, a partire dal pieno controllo delle informazioni: gli amministratori IT avranno a disposizione dashboard centralizzate per tenere sotto controllo lo stato di salute dell’infrastruttura, gli accessi, l’utilizzo delle risorse. E si semplificheranno anche gli audit per la conformità normativa, un tema di estrema importanza soprattutto nel Vecchio Continente, dove le regole sono più severe che in altri Paesi.

Inoltre, si eliminano i costi ricorrenti. È vero che ci sarà un investimento iniziale per l’acquisto del NAS e degli hard disk per lo storage, ma una volta affrontato questo, non ci saranno ulteriori abbonamenti da pagare.

Synology Office Suite: l’alternativa on premise alle soluzioni SaaS

Possiamo considerare Synology Office Suite come una piattaforma completa per l’ufficio. Include infatti un calendario, un sistema di messaggistica interno e le principali applicazioni per la produttività. Tutti i dati saranno salvati sul NAS, e per il backup ci si potrà affidare alla soluzione preferita: un altro NAS, dischi esterni, piattaforme di cloud pubblico o più di queste soluzioni insieme, così da rispettare la strategia di backup 3-2-1 oggi considerata la più affidabile.

I dati saranno sempre sincronizzati attraverso i vari dispositivi, anche quelli mobile. La collaborazione, insomma, è garantita. Anche dal punto di vista della sicurezza ci sono molti vantaggi: oltre a sapere sempre dove sono salvati file e oggetti (nel caso ci si appoggi per i backup a sistemi S3), gli amministratori IT potranno contare anche su una cifratura AES-256 di livello militare. Sarà anche possibile proteggere gli account con l’Adaptive Multi-Factor Authentication, che si differenzia dalla classica MFA in quanto non si limita a valutare il rischio durante la fase di autenticazione, ma valuta continuamente i fattori di rischio durante l'accesso alle informazioni per determinare se consentire una richiesta dell'utente. Una sorta di Zero Trust, insomma, che migliora significativamente la sicurezza.

Ma che fare coi documenti generati fino a ora? Nessun problema: Synology Office Suite permette di effettuare facilmente la migrazione di documenti, rubriche e file da qualsiasi altra piattaforma grazie agli strumenti integrati che guidano l’utente lungo tutto il processo. Il costo della soluzione, come già detto, è pari a zero: la licenza di Synology Office Suite è infatti inclusa in tutti i NAS e non richiede alcun abbonamento.

Chi vuole, inoltre, potrà anche scegliere di gestire internamente il mailserver, che potrà essere configurato direttamente sul NAS o, meglio, su più NAS, così da garantire la ridondanza e il disaster recovery in caso di guasti o imprevisti. La licenza del mail server, chiamato MailPlus Server, include cinque indirizzi di posta. Per averne di più, è necessario acquistare un’ulteriore licenza, ma si avrà il vantaggio di non dipendere più da fornitori terzi per questo fondamentale strumento di comunicazione.