Microsoft Teams Premium è ufficiale, assieme a molte novità per la collaborazione in Microsoft 365 e oltre

I servizi e le funzionalità di collaborazione sono sempre stati importanti, ma dall'inizio della pandemia sono diventati fondamentali per moltissime aziende. Microsoft continua a proporre novità in quest'ambito, a partire dal nuovo Teams Premium e passando per novità in Microsoft 365 e in Edge.

Microsoft Teams Premium porta Teams a un nuovo livello

A Ignite 2022, Microsoft ha presentato Teams Premium, nuova (ed ennesima) versione del suo servizio per la comunicazione aziendale in cui vengono messe a disposizione numerose nuove funzionalità, molte delle quali rese possibili dall'intelligenza artificiale.

Saranno disponibili delle guide per le riunioni, che metteranno a disposizione degli utenti dei modelli di riunione con impostazioni già definite, così da poter meglio gestire le chiamate in base al loro tipo (ad esempio, una riunione interna o una chiamata con un cliente). Le impostazioni possono essere definite dall'IT, così da dare agli utenti delle opzioni facilmente accessibili e pensate per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda. Sarà inoltre possibile personalizzare le chiamate con loghi e sfondi già nella "sala d'attesa", nonché impostare scene personalizzate nella modalità "Insieme".

Teams Premium offrirà poi un riepilogo personalizzato a ciascun utente, così da consentirgli di trovare le informazioni più rilevanti. Verranno generati e assegnati automaticamente dall'IA compiti ai vari utenti in base a quanto detto durante le riunioni, e le registrazioni delle stesse saranno automaticamente divise in capitoli per permetterne una migliore fruizione. Nelle stesse verranno segnalati le menzioni e i momenti in cui viene condiviso lo schermo. I sottotitoli in tempo reale potranno essere tradotti simultaneamente in 40 lingue.

Verrà introdotta una protezione avanzata delle informazioni contenute nelle riunioni, ad esempio tramite watermark e limitazioni a chi può effettuare registrazioni. Gli abbonati a Microsoft 365 E5 possono sfruttare le etichete di Microsoft Purview Information Protection per proteggere automaticamente le informazioni contenute nelle riunioni.

Vedremo poi l'arrivo di due nuove modalità: i webinar avanzati e gli appuntamenti virtuali avanzati. I primi aggiungeranno alle funzionalità di base già disponibili una lista d'attesa per la registrazione, l'approvazione manuale degli iscritti, le email di promemoria automatiche, una "sala d'attesa" per i presentatori e la possibilità di gestire cosa viene visualizzato dal pubblico. I secondi, invece, sono pensati per la comunicazione con gli utenti privati (ovvero casi d'uso B2C) e consentiranno di inviare SMS di promemoria pre-appuntamento, di personalizzare l'esperienza di attesa e le email post-appuntamento. Sarà inoltre possibile organizzare appuntamenti sia programmati, sia su richiesta. Le organizzazioni potranno accedere a una visione semplificata degli appuntamenti virtuali per tenere sotto controllo i tempi di attesa e l'effettiva partecipazione da parte degli utenti, con la possibilità di comunicare con essi tramite chat pre-appuntamento.

Microsoft Teams Premium sarà disponibile da dicembre 2022 in anteprima, con la disponibilità generale prevista per febbraio 2023. Le funzionalità legate all'IA saranno disponibili progressivamente a partire dalla prima metà del 2023.

Le altre novità di Microsoft Teams

Teams Premium è certamente la novità più significativa presentata a Ignite 2022, ma non è l'unica. Microsoft ha infatti introdotto diversi aggiornamenti a Teams che saranno disponibili anche per gli altri utenti del servizio.

La prima di queste è Teams Phone Mobile, prima noto come Operator Connect Mobile: grazie a tale funzionalità, gli utenti possono effettuare chiamate direttamente dal proprio smartphone aziendale come farebbero con chiamate qualunque, ovvero dall'applicazione "telefono", passando però in automatico a chiamate via Internet e chiamate video sfruttando Teams nel caso in cui sia richiesto. Le modalità di funzionamento di questo sistema sono gestite dall'IT, cosa che rende più semplice far rispettare le politiche di riservatezza aziendali. Questa funzionalità non sarà disponibile ovunque, perché richiede la collaborazione degli operatori telefonici; in Europa è previsto il lancio in Svezia con Telia, in Germania con Deutsche Telekom, in Svizzera con Swisscom e nel Regno Unito con BT. A detta di Microsoft, altri operatori si uniranno presto al programma, ma non abbiamo ancora informazioni circa l'Italia.

Rimanendo sulle funzionalità più classiche di chat e collaborazione offerte da Teams, sarà ora possibile inviare brevi clip video (con un chiarissimo rimando alla stessa funzione lanciata lo scorso anno da Slack), lasciare reazioni ai messaggi con tutte le oltre 800 emoji disponibili, ottenere automaticamente suggerimenti di risposta tramite il machine learning, programmare l'invio di messaggi, cancellare le chat, inviare notifiche a tutti i partecipanti a una data chat usando @everyone, e ricevere suggerimenti su persone con cui avviare conversazioni in base al proprio storico.

Microsoft afferma anche che migliorerà l'esperienza d'uso dei canali: sarà possibile fissare i messaggi, così da ritrovarli più facilmente, nonché "tirare fuori" una conversazione in un canale per poterla seguire più facilmente, e sarà introdotto un pannello con le informazioni sul canale. In altri termini, Microsoft sembra riportare tutte le funzionalità relative alla chat che sono presenti su Slack ma che mancavano ancora su Teams. Oltre a ciò, sarà possibile personalizzare le testate dei canali.

L'ultima novità è in termini di funzionalità è quella dei "mesh avatar": si tratta di animazioni in 3D personalizzate che possono essere mostrate quando un utente non intende attivare la webcam, così da dare comunque un riscontro visivo ai propri interlocutori. Sarà possibile far eseguire diverse azioni a tali avatar e personalizzarli per farli assomigliare agli utenti. Attualmente la funzionalità è disponibile in anteprima per un gruppo selezionato di utenti.

Viene annunciata inoltre una collaborazione con Cisco, per cui sarà possibile usare nativamente e in via predefinita Teams sui dispositivi certificati di Cisco: inizialmente saranno sei, con tre periferiche aggiuntive, ma tale numero crescerà. I primi dispositivi certificati sono la Cisco Board Pro da 55 e 75 pollici, la Cisco Room Bar e il Cisco Room Kit Pro, mentre la prima periferica sarà la Cisco Desk Camera 4K. La certificazione è attesa nei primi mesi del 2023.

Gli utenti di Microsoft Teams potranno poi accedere gratuitamente, a partire da novembre, ai dati di Business Central direttamente dall'applicazione di Teams, anche se non sono in possesso di un abbonamento a Dynamics 365.

In Dynamics 365 Customer Service sarà invece possibile generare automaticamente, grazie all'IA, un riassunto della conversazione tra un agente e un cliente; in questo modo, ad esempio, sarà possibile trasferire le chiamate tra agenti minimizzando il lavoro richiesto per ottenere le informazioni fondamentali. La chat di Teams sarà poi integrata in Dynamics 365, così da poter collaborare con altri direttamente da tale servizio e mantenendo la visibilità sui dati necessari.

Le novità di Microsoft 365: app dedicata, Places, Syntex e Outlook

Non mancano numerosi aggiornamenti a Microsoft 365. Il primo e più significativo è l'arrivo dell'applicazione Microsoft 365, che sarà disponibile per Web, Windows e dispositivi mobili. La nuova applicazione, che sarà accessibile tanto agli utenti aziendali quanto a quelli privati, permetterà di avere un punto di partenza centralizzato da cui accedere a tutte le varie funzioni di Microsoft 365, dalla creazione di nuovi documenti all'accesso a una lista di documenti condivisi e relativi altri utenti, fino a un sistema di etichettatura dei documenti per raggiungerli e categorizzarli indipendentemente dalla loro posizione effettiva.

Microsoft ha inoltre presentato due nuove applicazioni, Places e Syntex. Places è dedicata alla collaborazione in ambienti di lavoro ibrido e mette a disposizione uno spazio in cui mettere insieme l'ambiente fisico e quello virtuale. Lo fa tramite una serie di strumenti, tra cui un cruscotto che mostra la presenza fisica in ufficio dei collaboratori nei vari giorni della settimana, indicatori che comunicano dove si trova ciascuno, la possibilità di prenotare gli spazi (e visualizzare tali prenotazioni), suggerimenti su come affrontare il viaggio verso e dall'ufficio, navigazione all'interno dell'ufficio, prenotazione delle sale conferenza, indicazioni per i manager sulle percezioni dei dipendenti circa le politiche di lavoro ibrido impiegate e sull'uso degli spazi fisici.

Syntex, invece, sfrutta l'IA per indicizzare e catalogare dati non strutturati così da renderli più facili da trovare e analizzare, nonché per automatizzare flussi di lavoro basati sui contenuti (Microsoft fa l'esempio dell'elaborazione automatizzata dei contratti). Syntex si integra con Microsoft Search e consente di gestire anche il backup, l'archiviazione e l'analisi dei dati, ed è integrato con le applicazioni di Microsoft 365 e oltre (ad esempio, Dynamics 365). Vengono messi a disposizione degli sviluppatori container che permettono di gestire contenuti critici con più opzioni, ad esempio con Content Lake che consente di portare quantità significative di dati su Azure Synapse in maniera semplificata.

Ci sono novità anche per Outlook, che viene aggiornato per includere funzionalità legate alle nuove modalità di lavoro ibrido. Sarà infatti possibile, quando verrà rilasciato l'aggiornamento prima della fine dell'anno, indicare i propri orari di lavoro e il luogo da cui si sta lavorando per consentire ai colleghi di gestire meglio la propria comunicazione e le riunioni (tale novità si applica anche a Teams). Outlook offrirà poi i riepiloghi delle riunioni tramite Teams e consentirà di inviare reazioni alle email (un po' come accade con i servizi di messaggistica istantanea) e di programmare l'invio di email. Outlook via Web offrirà suggerimenti ulteriori tramite Context IQ quando si includerà una menzione del tipo "@tizio", con file e persone collegate a quella menzionata.

Microsoft Edge si arricchisce con funzionalità per la collaborazione

Microsoft Edge Workspaces è la nuova funzionalità (attualmente in anteprima) che consente di condividere delle schede con un gruppo di persone. Tale funzionalità consente di accedere direttamente dal browser a gruppi di schede condivise, anziché dover inviare manualmente una serie di collegamenti; tale funzione velocizza il processo di condivisione e aggiorna automaticamente le schede condivise, così che tutti i membri di un gruppo siano sempre allineati.

Ci sono poi novità per quanto riguarda la sicurezza, con una funzionalità dedicata alla protezione dagli errori di battitura quando si digita un indirizzo Web e una seconda che applica impostazioni più restrittive quando si visitano siti non frequentati abitualmente.

Per aiutare le persone con disabilità, Microsoft ha inoltre introdotto la trascrizione in tempo reale quando vengono riprodotti contenuti come video o podcast, la visualizzazione istantanea di risultati quando si digitano richieste nella barra principale (ad esempio "meteo Milano"), e una migliore esperienza d'uso della funzione Narratore. Verrà inoltre introdotta una funzionalità per cambiare i colori nelle pagine, così da migliorarne la leggibilità nel caso si abbiano difficoltà legate alla visione (ad esempio, una forma di daltonismo).