Ricerca Microsoft: servono pause tra una riunione e l'altra (soprattutto online)

Microsoft ha pubblicato uno studio su come la tendenza a pianificare riunioni una in fila all'altra porti, in realtà, a una minore concentrazione e a maggiori livelli di stress. La ricerca evidenzia come sia necessario introdurre delle pause tra una riunione e l'altra per permettere alle persone di affrontare al meglio la propria giornata lavorativa. In virtù dei risultati della ricerca, Microsoft ha annunciato che introdurrà delle modifiche in Outlook e Teams per permettere alle aziende e agli individui di impostare dei momenti di pausa.

Le pause tra le riunioni servono, dice uno studio di Microsoft

Una cosa che tutti gli studenti sanno piuttosto bene è che servono gli intervalli tra una lezione e l'altra: senza di essi diventa impossibile seguire con attenzione gli insegnamenti e prevalgono la stanchezza e l'irritazione. Per qualche motivo, però, quello che è accettato come una necessità imprescindibile per i ragazzi (fare delle pause) cambia improvvisamente quando si diventa adulti, diventando un accessorio non fondamentale. La verità, però, è che il modo in cui il nostro cervello funziona da questo punto di vista non cambia drasticamente con il passaggio all'età adulta e bisogna tenerne conto.

La ricerca di Microsoft ha fatto proprio ciò: ha evidenziato come sia necessario anche per i lavoratori fare delle pause tra una riunione e l'altra. Per ottenere questo risultato sono state analizzate le onde cerebrali di 14 persone che hanno preso parte a quattro riunioni da 30 minuti in due lunedì consecutivi: i soggetti sono stati divisi in due gruppi, uno dei quali inseriva delle pause tra le riunioni e l'altro no, alternandosi in ciò tra le due giornate.

Il risultato dello studio è stato chiaro: le persone che facevano le pause e le sfruttavano per fare meditazione hanno visto le proprie onde beta ridursi, segnalando così una riduzione significativa dello stress. Di contro, le persone che non facevano pause vedevano un aumento costante dei livelli di stress. La presenza delle pause permette inoltre alle persone di non accumulare ulteriore stress per via dei tempi stretti.

La conseguenza del maggiore stress è una maggiore difficoltà a concentrarsi e a prendere realmente parte alle riunioni con coinvolgimento. In ultima analisi, dunque, senza pause non si riesce a lavorare al meglio e la qualità del proprio lavoro ne risente.

Di nuovo, si tratta di qualcosa che qualunque studente sa: senza fare un intervallo tra le lezioni è poi difficile concentrarsi e recepire al meglio ciò che l'insegnante dice. E dato che ciò è vero tanto alle scuole elementari quanto all'università, con un ventaglio di età e di capacità di concentrazione notevolmente ampio, anche i luoghi di lavoro dovrebbero prevedere delle pause per consentire ai propri lavoratori di affrontare al meglio le proprie attività.

Novità in arrivo per Outlook e Teams per gestire le pause

Per aiutare le aziende e i lavoratori a gestire meglio le riunioni e le pause, Microsoft introdurrà alcuni cambiamenti nel modo in cui vengono gestiti i calendari su Outlook e, in un secondo momento, su Teams. I sistemisti potranno infatti stabilire delle politiche, valide per tutta l'azienda, per far sì che le riunioni create tramite Outlook offrano pause di durata fissa rispetto a quella delle riunioni stesse: ad esempio, le riunioni da 30 minuti potranno prevedere sempre 5 minuti di pausa, oppure quelle da un'ora sempre 10 minuti di intervallo.

Nel momento in cui un utente inserirà una nuova riunione a calendario, il sistema ridurrà automaticamente la durata in accordo con le politiche aziendali, accorciando quindi le riunioni da 30 minuti a 25 minuti (per riprendere l'esempio precedente). Sarà inoltre possibile lasciare a ogni individuo la possibilità di scegliere se introdurre le pause e di quale lunghezza renderle, nonché se posizionarle all'inizio o alla fine di ogni riunione. La novità è al momento disponibile solo per Outlook Web, ma sarà presto disponibile anche per la versione desktop e per Teams.

Oltre a ciò, Microsoft metterà a disposizione una funzionalità di "pendolarismo digitale" che consentirà agli utenti di concludere la propria giornata in maniera da dare maggiore stacco tra i momenti di lavoro e quelli di vita personale.

Perché le pause siano efficaci, però, bisogna renderle davvero un momento di stacco. Microsoft suggerisce di fare attività rilassanti come leggere un libro, fare una passeggiata, disegnare o fare meditazione. In altre parole, è fondamentale non usare i minuti di pausa per concentrarsi su altro lavoro, altrimenti non si ottiene alcun beneficio dalle pause. A tal fine verrà introdotta nell'applicazione Microsoft Viva insights un'integrazione con Headspace, servizio di tutoraggio per la meditazione, così da aiutare ulteriormente i lavoratori a creare dei momenti di rilassamento e di distacco dall'attività lavorativa in maniera guidata