Usare la firma elettronica per risparmiare tempo e denaro

La firma digitale è stata introdotta ormai da qualche tempo in Europa, Italia compresa. Si tratta di uno strumento che fondamentalmente offre due vantaggi: garantisce l'autenticità del mittente un documento e velocizza i flussi di lavoro in azienda. In casi specifici, quello della firma digitale, garantisce anche l'autenticità del suo documento, assicurando l'assenza di modifiche effettuate dopo l'apposizione della firma. 

Al momento in Italia non è un obbligo, se non in casi specifici come le fatture elettroniche emesse nei confronti di una Pubblica Amministrazione, ma adottarla può comunque portare alcuni vantaggi.

I 4 tipi di firma elettronica

Non esiste un solo tipo di firma elettronica: in Italia sono validi tre differenti tipi. 
La firma elettronica generica, detta anche semplice, che viene definita come l’insieme dei dati in forma  elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica  ad  altri  dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Tradotto in parole più comprensibili, questo tipo di firma è rappresentato dalle credenziali di accesso. Quando ci autentichiamo al nostro account Gmail per guardare la mail, stiamo a tutti gli effetti usando una firma elettronica. Ovviamente, questo tipo di firma non è particolarmente sicuro, dal momento che chiunque riesca ad accedere alle credenziali potrebbe firmare documenti. 

La FEA, Firma Elettronica Avanzata, garantisce un maggiore controllo. Viene definita dal CAD come l'insieme  di  dati  in  forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il  firmatario può  conservare un  controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati  successivamente modificati.

Apponendo una FEA a un documento, garantiremo sia l'identità del firmatario, sia l'assenza di modifiche effettuate dopo l'apposizione della firma. Un esempio è rappresentato dalle classiche firme grafometriche che apponiamo sul tablet del corriere di Amazon, o quando andiamo in posta o in banca. 

La Firma Elettronica Qualificata è un ulteriore passo avanti ed è quella che viene applicata sulle fatture inviate alla Pubblica Amministrazione. Al contrario delle precedenti, per apporre una FEQ è necessario un hardware specifico, che può essere un lettore di smart card USB o un token hardware, simile a quelli che usavamo per l'home banking prima dell'arrivo della normativa PSD2. In questo caso, la firma è legata a un certificato emesso da un'autorità e viene garantita sia l'autenticità di chi la appone, sia l'assenza di modifiche al documento. 

La Firma Digitale, infine, è un sistema ancora più evolute basato su una coppia di chiavi, come accade nella crittografia asimmetrica: la chiave privata del firmatario e quella pubblica, a essa legata, tramite la quale chiunque può verificare l'identità del firmatario. 

La firma elettronica in Italia

Come abbiamo specificato in precedenza, in Italia vige l'obbligo di firma elettronica solo in particolari casi. La diffusione è di conseguenza piuttosto limitata. Eppure, per molte aziende avrebbe senso appoggiarsi a questo strumento per rendere più efficienti i processi e proseguire nel percorso di trasformazione digitale. Al di là delle imposizioni di legge, applicare una firma elettronica ai documenti, anche solo quelli interni, può offrire numerosi vantaggi rispetto ai sistemi attualmente utilizzati. 

Come ci ha spiegato l'Avvocato Jacopo Liguori, special counsel e responsabile del team italiano di Intellectual Property & Technology di Withers Studio Legale, alcune grandi aziende hanno già deciso di affidarsi a questi strumenti. De Longhi, per esempio, le sfrutta per gestire i suoi accordi di riservatezza e sta pensando di estenderla anche ad altri tipi di documenti. a compagnia assicurativa 24HAssistance, invece, ha sfruttato la firma elettronica per permettere ai suoi clienti di sottoscrivere una polizza in pochissimi passaggi, migliorando notevolmente la customer experience. 

Firma elettronica: in Italia è ancora poco diffusa

A dispetto dei tanti benefici, sono ancora poche le aziende italiane che hanno deciso di adottare la firma elettronica. Che sia la presenza di quattro differenti tipi a frenare l'adozione, o la difficoltà nell'integrare la firma elettronica coi processi e strumenti aziendali (pensiamo ai CRM). "No, non si tratta di questo" - ci spiega l'avvocato Liguori - "l'integrazione coi sistemi è molto semplice da gestire. I problemi non sono di tipo tecnico, ma culturali, di mindset. Forse la scelta fra quattro tipologie può confondere le PMI, ma già la firma elettronica avanzata si adatta alla maggior parte degli scenari".

Liguori ci spiega che in Europa lo strumento è molto più diffuso, anche senza bisogno di obblighi di legge, proprio perché le aziende hanno realizzato che possono aumentare la produttività e ridurre gli sprechi. Certo, questo impone che il flusso di lavoro sia un gran parte digitalizzato, altrimenti risulta impossibile apporre firme elettroniche. 

La soluzione Docusign per la firma elettronica

Sul mercato esistono numerose soluzioni per la gestione delle firme elettroniche. Quelle di Docusign sono utilizzate, fra i tanti, da realtà come De Longhi e 24HAssistance. Docusign offre diverse formule di abbonamento al servizio che oscillano dai 10 dollari a utente mensili ai 40 dollari della versione pro. Il vero punto di forza però sono le soluzioni personalizzate, che permettono di integrare gli strumenti di Docusign nei flussi di lavoro grazie alle API: è grazie all'integrazione che uno strumento come la firma elettronica può snellire i flussi di lavoro e semplificare la gestione dei documenti.