La trasformazione digitale passa dalla Unified Communication

Cosa è la Unified Communication?

L’avvento del digitale ha letteralmente stravolto il concetto di comunicazione, rendendola più semplice, sicura e agile. A ben vedere, sino a qualche lustro fa il cellulare era un benefit riservato solo a manager e dirigenti e la stragrande maggioranza dei dipendenti per lavoro usava quasi solo il buon vecchio telefono fisso. Uno strumento, quest’ultimo, che i millennial probabilmente non hanno mai usato, ma che tutt'ora regna incontrastato nelle aziende di ogni dimensione, dalle imprese con meno di 10 dipendenti alle corporazioni con una forza lavoro che si conta in migliaia di unità.

Spesso, però, il telefono fisso è semplicemente un vecchio terminale, un aggeggio ben poco smart collegato alla presa telefonica e totalmente slegato dalla rete aziendale. Più che adeguato per effettuare chiamate vocali e smistare le telefonate agli interni, ma poco duttile, inadatto a integrarsi nel moderno flusso di lavoro aziendale, dove ogni comunicazione è digitale, tracciabile e configurabile. Non è un caso se i dipendenti nella maggior parte dei casi comunicano fra loro - e spesso con l’esterno - usando altri strumenti, come WhatsApp, Skype, Telegram. Sono strumenti infinitamente più comodi e immediati, anche per fare telefonate: bastano pochi click e la connessione vocale è stabilita. Particolare da non poco, sono estremamente economici, trattandosi di software gratuiti. Di contro, installare e gestire un centralino, anche piccolo, è un’investimento ben più oneroso, in particolar modo quando i dipendenti dell’azienda sono numerosi, magari sparsi su più sedi. Il costo dei terminali è trascurabile, ma non si può dire lo stesso di quello dell’infrastruttura PBX, come avevamo già avuto modo di specificare qui.

La Unified Communication permette di prendere i classici due piccioni con una fava, da un lato tagliando gli investimenti per il centralino aziendale, dall'altro consentendo di integrare in un’unica interfaccia vari tipi di comunicazione: chiamate vocali, email, instant messaging. 

Quali vantaggi porta la Unified Communication?

A bene vedere, facciamo UC già da parecchio tempo. A meno di policy aziendali particolarmente stringenti, negli uffici di qualsiasi dimensione si usano Skype, linee fisse. cellulari, WhatsApp, Slack e altre applicazioni di messaggistica istantanea per scambiarsi informazioni. L’unico elemento che a tutti gli effetti rimane poco integrato nel flusso di lavoro è il terminale telefonico che ci connette alla linea fissa, spesso considerato un ingombrante accessorio che ruba spazio sulla scrivania. Ne abbiamo davvero bisogno? Posta in questi termini la domanda sembra retorica. Se però pensiamo al telefono fisso come a qualcosa di integrato nell'infrastruttura e non più come un gadget separato, la situazione cambia. Così facendo non si fa più affidamento a un’insieme di app indipendenti fra loro, ma le si incanalano all'interno di un unico flusso. Un' interfaccia unificata permette di gestire tutto con semplicità e di tenere traccia di ogni scambio. 

Le soluzioni di UC hanno il pregio di garantire accesso alla linea telefonica fissa anche quando si è in mobilità, consentendo di ricevere sullo smartphone le chiamate indirizzate al numero dell’ufficio e viceversa. La linea fissa, insomma, diventa mobile. Non si tratta di una mera questione di immagine: l’integrazione permette di veicolare informazioni relative alla presenza, la presence information, per snellire la comunicazione interna. Qualsiasi dipendente saprà in ogni istante quali colleghi sono in ufficio e quali no e sceglierà di conseguenza quale sia il modo migliori di comunicare con ciascuno (telefono fisso, mobile, chat, email).

La UC non si si limita a raggruppare in una dashboard i differenti modi di comunicare: è una piattaforma che agevola lo scambio di informazioni e le rende disponibili attraverso tutti i dispositivi. Possiamo definirla come l’equivalente di Office 365 o G Suite che all'atto pratico non sono una mero raccoglitore di editor di documenti, presentazioni e fogli di calcolo, ma piattaforme evolute i cui elementi sono perfettamente integrati fra loro.

Nella maggior parte dei casi, le piattaforme di UC non sono limitate a uno specifico hardware e offrono molta libertà nella scelta di dispositivi e sistemi operativi: una manna per le aziende che hanno abbracciato il concetto di BYOD, Bring Your Own Device, quelle che permettono ai propri dipendenti di usare per lavoro i propri dispositivi personali, siano essi smartphone, notebook o computer. 

Per quanto concerne la stabilità e la continuità di servizio, la UC tende a offrire maggiori garanzie rispetto a soluzioni tradizionali: passando tutto tramite Internet, guasti alla linea telefonica analogica non bloccheranno il flusso di comunicazioni.

Risparmiare tempo e denaro grazie alla Unified Communication

Ancora oggi, per molte aziende, la giornata è scandita da una serie infinita di scocciature che fanno perdere un sacco di tempo. Capita spesso negli uffici di sentire squillare telefoni a vuoto per parecchio tempo prima che il centralinista realizzi che il dipendente era fuori sede. In queste situazioni, poi, si ripete spesso una sorta di teatrino nel quale chi chiama cerca di ottenere il numero di cellulare, magari privato, che ovviamente non potrà essere comunicato con leggerezza. 

Adottando un sistema moderno di Unified Communication la situazione si sbrigherebbe subito: dal terminale il centralinista può visualizzare immediatamente le presenze e, se necessario, inoltrare la chiamata verso un cellulare, in maniera totalmente trasparente, come se si trattasse di un qualsiasi interno.

I sistemi di Unified Communication semplificano la gestione delle conference call: bastano due click sulla tastiera del terminale per aggiungere persone alla chiamata, persone che non saranno tra l’altro obbligate a dotarsi della stessa tecnologia, ma potranno accedere da smartphone, Tablet, Mac e PC.

Comodissima la possibilità di inoltrare in ogni momento la telefonata verso qualsiasi altro dispositivo, ad esempio iniziando una conversazione in ufficio e proseguendola senza alcuna interruzione sullo smartphone, mentre ci si reca a un appuntamento.

A dispetto delle numerose funzionalità il funzionamento di questi sistemi è estremamente semplice ed intuitivo, sia da computer sia dal terminale telefonico. Essendo tutto il flusso digitale è poi facile fare integrazioni più evolute coi sistemi aziendali, ad esempio mettendo in comunicazione i sistemi di UC con il CRM. 

Gli apparecchi SNOM per la Unified Communication

Per integrare la UC all’interno della propria rete è necessario dotarsi di una soluzione hardware o software che, fondamentalmente, svolgerà le funzioni del vecchio PBX (il centralino telefonico analogico). Può trattarsi di un appliance, quindi un server da installare in azienda, oppure di una soluzione che lavora interamente in cloud. Su Edge9 abbiamo già approfondito VOIspeed di TeamSystem, che oltre ai protocolli VoIP è in grado di supportare anche le tradizionali linee analogiche, ma sul mercato non mancano alternative. Una delle più diffuse è Cloudya di NFON, che lavora in cloud ed è distribuita sotto forma di servizio pay as you use.

Una volta integrato il sistema di telefonia, siamo pronti a godere dei vantaggi della UC tramite computer e smartphone. Per una maggior versatilità consigliamo vivamente di dotarsi anche di telefoni VoIP al posto di quelli analogici e, idealmente, anche di prodotti specifici a seconda delle proprie esigenze, come headset con cuffie e microfono (utilissimi soprattutto nei call center) e sistemi per le conference call.

Snom è un produttore tedesco specializzato proprio in questo tipo di apparecchiature, molto apprezzato per la qualità dei suoi prodotti e la compatibilità coi più diffusi sistemi di Unified Communication.
Snom ha nel suo listino un’ampia selezione di telefoni VoIP, anche se il termine “telefono” potrebbe sembrare riduttivo. Esternamente sembrano dei comuni terminali analogici solo più curati sotto il profilo dell’estetica. Internamente, però, sono assimilabili a dei piccoli computer, tanto che integrano CPU, RAM, scheda di rete e, nel caso dei modelli di fascia più elevata, anche un display a colori. Una volta collegati alla rete tramite ethernet (è supportato anche il protocollo POE, Power over Ethernet, così da convogliare alimentazione e dati col solo cavo di rete) e configurati i parametri di connessione alla rete aziendale, sono pronti per entrare in azione.

L’utilizzo di base è indistinguibile dal classico terminale così che i dipendenti non avranno alcuna difficoltà a compiere le classiche operazioni. Un minimo di formazione permetterà di comprendere tutte le caratteristiche e di di sfruttarne al massimo il potenziale. Fra le funzioni più apprezzate segnaliamo il BLF, Busy Lamp Field, che visualizza i colleghi fisicamente presenti in ufficio, e la possibilità di effettuare conference call con tre o più partecipanti.

Il vivavoce consente anche ai terminali più economici di SNOM di essere utilizzati per conf-call dove partecipano più persone nella stessa stanza, ma volendo fare le cose al meglio l’ideale è dotarsi anche di apparecchi specifici, privi di cornetta.

Nel catalogo di SNOM ne troviamo due. Il C520 - WiMi è il modello più economico e include tre microfoni wireless capaci di riduzione del rumore. Questi microfoni possono essere scollegati dalla base e posizionati ovunque all'interno della stanza, così da non obbligare i partecipanti a stare attaccati al terminale.

Se l’ambiente dove si tiene la conferenza fosse particolarmente ampio e affollato, è possibile affiancare il C52 - SP che, fondamentalmente fa da ripetitore.

L'alternativa è passare direttamente a MeetingPoint, soluzione di fascia alta ideale per stanze di dimensioni fino a 30 metri quadri con dieci occupanti. Per superfici maggiori si possono collegare a MeetingPoint degli ulteriori microfoni, così da coprire un’area di 70 metri quadri.

Il catalogo SNOM è completato da una serie di accessori per la telefonia, come headset poter avere le mani libere durante le chiamate (fondamentali nei call center) e adattatori USB per consentire la connessione Wi-FI dei telefoni che supportano la funzione.