Fattura elettronica: la guida completa

L'obbligo di emettere fatture elettroniche è scattato il 1° gennaio 2019 e da questa data commercianti, aziende e professionisti si sono dovuti adeguare a nuove modalità, elettroniche e tracciabili, per emettere le fatture. Non si è trattato di un fulmine a ciel sereno, a dirla tutta. La fatturazione elettronica è stata introdotta , in misura ridotta, già dal giugno 2014, solo per le fatture da e verso la Pubblica Amministrazione. Dal primo gennaio 2019 è invece stata estesa anche alla fatturazione fra le aziende (B2B) e verso privati (B2C), fatto che ha creato un po’ di scompiglio, come spesso avviene. Nonostante fosse risaputo da anni del passaggio, in molti si sono ridotti all’ultimo, un po’ come è avvenuto per l'adeguamento al GDPR o qualsiasi altra sostanziale modifica della burocrazia.

Gli esordi non sono stati proprio felicissimi, a dirla tutta, e durante i primi giorni dell'anno erano molti a lamentare problemi con il Sistema di Interscambio. Fortunatamente, i problemi di gioventù del sistema sono stati velocemente corretti e già dopo pochi  goirni il sistema ha iniziato a funzionare come previsto, senza gli intoppi che hanno caratterizzato il lancio. 

Fattura elettronica: cosa prevede la legge?

Ma cosa è cambiato nello specifico da gennaio 2019 per chi emette o riceve fatture? Che invece di spedirle per posta, tradizionale o email, devono passare attraverso il SdI, il sistema di interscambio gestito dell’Agenzia delle Entrate. In questa maniera, qualsiasi fattura emessa sarà visibile non solo a mittente e destinatario, ma anche all’Agenzia delle Entrate, che avrà quindi traccia di ogni operazione commerciale. Se una fattura non passa tramite il sistema, è come se non fosse mai stata emessa, praticamente come fare del nero. Le sanzioni, in questo caso, sono quelle previste dal Dlgs 571/1997 e oscillano fra il 90% e il 180% dell’imponibile, partendo da un minimo di 250 euro. Come accaduto anche per il GDPR, i primi sei mesi sono stati considerati come una sorta di rodaggio e in caso di invio tardivo non si verrà sanzionati, a patto che i documenti siano poi inviati entro il termine di liquidazione IVA.

Le modifiche introdotte il 1° luglio 2019

La fatturazione elettronica è diventata un obbligo di legge a gennaio 2019, con un periodo di 6 mesi di moratoria sulle sanzioni. A partire dal 1° luglio sono state introdotte alcune modifiche. La più rilevante è l’obbligo di indicare la data in cui è avvenuto lo scambio di beni o servizi. La fattura dovrà poi essere emessa e inviata a SdI entro 12 giorni. Se per esempio venisse venduto un servizio il 1° agosto, sarà necessario inviare la fattura elettronica entro il 13 agosto.
Va sottolineato che ora la data dell'emissione coincide con la data della trasmissione, mentre la data in cui è stata effettuata l'operazione è da specificare all'interno del campo "Data" del file XML. L'annotazione nel registro deve invece avvenire entro il giorno 15 del mese successivo.

Il termine per l'invio della fattura al sistema di interscambio è passato da 10 a 12 giorni. La data dell'emissione coincide con la data della trasmissione, mentre la data in cui è stata effettuata l'operazione è da specificare all'interno del campo "Data" del file XML. L'annotazione nel registro deve invece avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui si sono effettivamente svolte le operazioni con riferimento a tale mese.

È stata infine eliminata la necessità di numerare le fatture passive, che aveva causato più di una perplessità a causa di alcuni limiti della piattaforma SdI.

Le tempistiche

Una volta emessa una fattura, la legge impone di inviarla al sistema di interscambio entro 24 ore. Questo indipendentemente da quando è avvenuta realmente la prestazione. A partire dal primo luglio (data in cui è diventato obbligatorio emettere lo scontrino elettronico) sono però state effettuate alcune modifiche ed è ora necessario specificare la data della transazione, cioè “la data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi ovvero la data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo, sempreché tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura", come recita l’ art.21 del DPR 633/72.

A partire da questa data, sia hanno a disposizione 12 giorni per inviare la fattura elettronica all’SdI. Per capirci, non sarà possibile fatturare a gennaio 2020 una prestazione effettuata a novembre 2019, magari per evitare di far scattare la successiva aliquota: chi venisse scoperto, sarà costretto a pagare una sanzione.

Chi è tenuto a emettere fatture elettroniche?

Da gennaio 2019, tutte le aziende e i professionisti sono tenuti a emettere solo fatture elettroniche, sia nei confronti delle PA, sia nei confronti di privati o altre aziende.

Vanno però segnalate alcune eccezioni.

Gli operatori sanitari non solo possono esimersi: hanno i divieto di usarla, per comprensibili questioni di privacy, anche se questo vale solo per le prestazioni di carattere sanitario.

Sono poi esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica i soggetti aderenti al regime forfettario e al regime di vantaggio, praticamente tutti quei professionisti che non sono tenuti a gestire l’IVA, e i produttori agricoli che hanno realizzato un volume di affari inferiore ai 7.000 euro nel precedente anno solare (quelli specificati nell'articolo 34, comma 6 del DPR 633/72). Infine, sono esclusi i soggetti non residenti o non stabiliti in Italia.

Cos’è lo SdI: il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate

Abbiamo visto che le fatture elettroniche devono essere registrate presso SdI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, un sistema informatico che riceve tutte le fatture elettroniche, effettua le necessarie verifiche e inoltra le fatture ai destinatari. Praticamente, svolge un ruolo di passacarte, verificando e smistando ogni fattura elettronica emessa. Attenzione, però: SdI non è un sistema di archiviazione. Una volta caricate le fatture sul sistema, chi le ha emesse è comunque tenuto alla conservazione per un periodo di 10 anni. Un compito che, fortunatamente, viene svolto in automatico dai software per la FE.

Fattura elettronica: come funziona?

Apparentemente, una fattura elettronica è identica a quelle tradizionali e include gli stessi campi: emittente, destinatario, Partita IVA e via dicendo. Fatta esclusione per l’obbligo di indicare la data di quando è stata effettuata la cessione di merci o servizi, il contenuto non varia. Ciò che cambia è il formato: invece di inviare un PDF è necessario realizzare uno specifico documento in formato XML.

Il formato XML

Per inviare i dati al SdI è necessario preparare un file XML basato su una struttura ben definita, che include tutti i dati necessari alla fatturazione e li rende facilmente leggibili ai software, al contrario di quanto accade con i comuni PDF.

Fortunatamente, non sarà necessario realizzarli a mano dato che i software di fatturazione elettronica, anche quelli gratuiti, gestiscono in automatico l'operazione, rinominando il file secondo lo standard richiesto dall’Agenzia delle Entrate.

Il nome dovrà iniziare con il Codice Paese Identificativo, indicato secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2, che dovrà essere seguito dall’Identificativo univoco del Trasmittente (che per i residenti in Italia coincide col Codice Fiscale) e il numero progressivo univoco della fattura. Quest’ultimo campo dovrà essere preceduto dal carattere “_”, usato per separare.

Un esempio di nome può essere ITAAABBB99T99X999W_00001.xml

Firma digitale

Quando si emettono fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione è necessario apporre una Firma Digitale prima di inviarli a SdI. Nulla impedisce di firmare digitalmente anche le fatture B2B o B2C, ma non è un obbligo di legge.
La Firma Digitale è uno strumento che garantisce l’identità di chi la appone e garantisce che il documento così firmato non sia stato modificato successivamente, attribuendo quindi valore legale al documento. Per ottenerla ci si può rivolgere ad operatori autorizzati, per esempio Aruba o Poste Italiane, che offriranno (dietro al pagamento del servizio) un kit composto da una Smart Card e un dispositivo USB per leggerla.

Se non si ha a che fare con la PA, insomma, possiamo evitare di firmare i file, a patto di usare un software di fatturazione che gestisca la conservazione sostitutiva. Se si vuole procedere a conservarle manualmente, bisognerà apporre la firma digitale, che garantirà che non sono state effettuate modifiche successive all’apposizione.

Invio delle fatture elettroniche: i metodi di trasmissione

Per inviare una fattura elettronica è obbligatorio passare per SdI, il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Come fare per avvisare il destinatario della fattura? Fondamentalmente ci sono tre metodi.

Il primo, quello più veloce ed efficace, è indicare il codice univoco del destinatario, un codice alfanumerico che identifica il soggetto. Procedendo in questa maniera, SdI provvederà a registrare la fattura e recapitarla a chi di dovere. Importante notare che il codice destinatario non è legato alla Partita IVA bensì al software utilizzato. Per capirci, tutti gli utenti del programma Easyfatt di TeamSystem avranno lo stesso, identico, codice e la piattaforma di TeamSystem si occuperà poi di smistare le singole fatture in base al numero di Partita IVA del destinatario.  

Se il destinatario della fattura non è dotato di codice univoco, oppure non lo conosciamo, l’alternativa è quella di indicare la PEC, l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

Quando non si hanno a disposizione il codice univoco né la PEC, è comunque possibile omettere questi valore durante la registrazione della fattura. Il destinatario potrà visualizzarla consultando il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Non riceverà alcuna comunicazione automatica, quindi è consigliabile metterlo al corrente dell’emissione.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La legge impone di conservare le fatture, anche quelle classiche, per 10 anni.

Il sistema SdI si occupa di verificare la correttezza dei dati della fattura e assicura che i destinatari, così come l’Agenzia delle Entrate, abbiano tutte le informazioni necessarie, ma NON è un archivio. Se nell’arco dei dieci anni dall’emissione di una fattura dovessero emergere problemi, per dimostrare la correttezza dell’operato non si potrà accedere a SdI e scaricare i dati: chi emette le fatture è responsabile della loro conservazione per il tempo imposto dalle normative. La maggior parte dei software per la fatturazione elettronica in ogni caso prevedono un sistema di conservazione sostitutiva.

Come inviare le fatture elettroniche al commercialista

La fatturazione elettronica può semplificare sensibilmente il rapporto con il commercialista, permettendo di risparmiare tempo e di fare a meno delle copie cartacee.

La legge non impone alcuna procedura per spedire i documenti al commercialista e ognuno può procedere seguendo il metodo più congeniale.

Il processo può essere automatizzato in molti casi ma tutto dipendere dal software usato, sia da noi, sia dallo studio commerciale. Alcuni di questi programmi possono infatti “parlare” fra di loro e scambiarsi i dati, eliminando la necessità di ulteriori comunicazioni.

Alcuni software, indipendentemente dalla capacità di comunicare con altri sistemi, prevedono un sistema di interscambio interno: in questi casi il commercialista può accedere ai direttamente ai dati per poi esportarli e caricarli nel suo sistema.

Nei casi in cui risulta difficile automatizzare questa procedura, bisogna provvedere a scaricare i file XML delle fatture una volta caricati su SdI e inviarli al commercialista, che provvederà a elaborarli.

Non solo una scocciatura: la fatturazione elettronica può essere un’opportunità per avviare un processo di digital transformation

Durante i primi giorni del 2019 la fatturazione elettronica è stato un tema particolarmente caldo. A capodanno del resto è scattato l’obbligo e non tutti si sono fatti trovare pronti all’appuntamento. Se a questo uniamo qualche iniziale disservizio del sistema, fortunatamente risolto entro poche settimane, possiamo dire che almeno all’inizio non è scoccata la scintilla d’amore fra gli italiani e la nuova normativa. Non tutti hanno avuto da ridire, oggettivamente, e le aziende che si appoggiavano già in precedenza a software gestionali non hanno dovuto cambiare di molto il loro flusso di lavoro: in molti casi, è bastato aggiornarlo. La scocciatura più evidente è per chi ha sempre emesso fatture manualmente o basandosi sui classici PDF spediti via email, senza appoggiarsi a un programma: per questi soggetti, effettivamente è stato necessario stravolgere le abitudini.

Lamentarsi non serve a molto, dato che per quanto ci si possa impuntare, l’obbligo rimane. Dal nostro punto di vista, però, l’introduzione della fatturazione elettronica può essere uno stimolo a intraprendere un percorso di trasformazione digitale della propria azienda.

Se infatti è necessario aggiornare software e procedure per adeguarsi, si può cogliere l’occasione per rivedere il flusso di lavoro, studiando soluzioni che permettano di semplificare e velocizzare le procedure di invio e verifica.

I software più evoluti non si limitano a emettere le fatture e possono interfacciarsi sia col commercialista sia con il sistema di home banking, provvedendo quindi a comunicare la documentazione a chi tiene i conti e a effettuare in automatico i pagamenti entro i termini concordati. Questi programmi verificano anche le fatture passive, segnalando eventuali ritardi nel pagamento da parte dei clienti.

Si tratta solo di un piccolo passo nella strada di trasformazione digitale, ma partendo da questo spunto si può valutare di collegare tutti i sistemi fra loro, incluso il registratore di cassa, il software per la gestione del magazzino, l’e-commerce e via dicendo: una volta realizzato quanto tempo e denaro è possibile risparmiare digitalizzando documenti e flussi di lavoro, sarà difficile tornare indietro.

I software per la fatturazione elettronica

Software gratuiti

• Il software dell’Agenzia delle Entrate
• Software gratuito Infocamere
• Free Invoice di CloudFinance

  Free Invoice è un servizio cloud per emettere e ricevere fatture elettroniche. La versione gratuita di Free Invoice non pone alcun limite né temporale né sul numero di fatture emesse e, grazie alle funzioni di importazione ed esportazione in XML, può integrarsi facilmente con altri software gestionali. Free Invoice è molto semplice da utilizzare e permette anche di apporre firma elettronica alle fatture, quando richiesto. Non gestisce direttamente la conservazione sostitutiva ma genera i PdV (pacchetti di versamento) da usare con il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

  Investendo 6 euro al mese (più IVA) è possibile abbonarsi all’Easy Pack ed estendere le funzioni del programma, aggiungendo la gestione completa degli incassi e dei pagamenti, delle scadenze e funzioni di importazione più evolute.

• SDiPEC

Software a pagamento

• Fattura Elettronica Sicura
• Teamsystem (Easyfatt e Fatture in Cloud)
• Legal Invoice

  Fra le soluzioni a pagamento per la fatturazione elettronica, LegalInvoice è una delle più economiche: solo 4 euro al mese per la versione Start e 7 euro mensili per la PRO (in entrambi i casi l’IVA è esclusa). LegalInvoice Start è ideale per le microimprese e i liberi professionisti che non usano software specifici per la fatturazione ma si affidano a Word o Excel e non hanno intenzione di passare a un gestionale.

  La versione PRO è invece dedicata a quelle aziende che già usano un ERP ma non possono o non vogliono sostituirlo con uno strumento compatibile con le nuove normative. LegalInvoice PRO importerà le fatture generate da questi sistemi e si occuperà di trasmetterle e gestirle in accordo con le norme vigenti.

  Sono entrambe soluzioni che funzionano in cloud, senza richiedere alcuna installazione, e che possono essere utilizzate sia da computer sia da smartphone o tablet.

• Aruba 
• Zucchetti
• Poste italiane

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