Guida completa allo scontrino elettronico

A partire dal 1 luglio 2019 sta entrando gradualmente in vigore l'obbligo di emettere lo scontrino elettronico, una nuova modalità di emissione della ricevuta fiscale che è stata cartacea per 36 anni.

Cos'è lo scontrino elettronico

Lo scontrino elettronico è la nuova ricevuta fiscale che i titolari di partita IVA devono emettere nella vendita al dettaglio di un prodotto. Sostituisce integralmente la versione cartacea in uso finora, di cui rappresenta un'evoluzione: devono emetterlo pertanto tutte le realtà che finora hanno emesso la versione cartacea tradizionale. La particolarità dello scontrino elettronico sta nel fatto che richiede la comunicazione telematica dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, e ciò può essere fatto in automatico dai registratori di cassa (o dai sistemi elettronici compatibili) o caricando i corrispettivi sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Sono poi allo studio ulteriori misure.

Dal punto di vista dei clienti cambia ben poco, dato che potranno ricevere comunque un documento commerciale come attestazione dell'acquisto; dal punto di vista degli esercenti, lo scontrino elettronico richiede l'adeguamento delle apparecchiature (come il registratore di cassa) per poter comunicare i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate.

L'obbligo di emettere lo scontrino elettronico è scattato il 1° luglio 2019 per tutte le attività con un fatturato superiore ai 400.000 € annui ed è stato esteso a tutte le altre realtà a partire dal 1° gennaio 2020. In entrambi i casi il tempo massimo entro cui i corrispettivi dovranno essere comunicati è pari a 12 giorni, sebbene sia stata prevista una moratoria di sei mesi sulle sanzioni nel caso in cui la trasmissione sia effettuata entro il mese successivo a quello di riferimento. La pandemia dovuta al coronavirus ha però rinviato ulteriormente i termini e ora le aziende hanno tempo sino al 1° gennaio 2021 per adeguarsi.

Sono esentati dall'obbligo di emettere scontrini elettronici tabaccai, edicolanti, tassisti, operatori di trasporto pubblico per i quali il titolo di viaggio corrisponde allo scontrino, commercianti di prodotti agricoli, operatori di trasporto in viaggi internazionali che effettuano operazioni e cessioni (ad esempio, la vendita di prodotti a bordo degli aeroplani), benzinai (quando vendono a privati cittadini) e fornitori di servizi di telecomunicazioni e radiodiffusione. Nel caso dei soggetti che effettuano operazioni marginali, ovvero inferiori all'1% del totale del fatturato, l'esenzione è stata valida soltanto fino al 31 dicembre 2019. Per le altre categorie l'esenzione rimane temporanea, ma non è ancora stata definita una data di termine.

Alla base dell'introduzione dello scontrino elettronico c'è la volontà di combattere l'evasione dell'IVA, una delle forme di evasione delle imposte più diffuse in Italia.

Come funziona lo scontrino elettronico?

Lo scontrino elettronico prevede un'infrastruttura dedicata, composta da un lato dai registratori di cassa evoluti nei punti vendita e dall'altro da un sistema di ricezione e approvazione gestito dall'Agenzia delle Entrate. Di fatto l'atto di emissione dello scontrino non cambia sostanzialmente e, anzi, c'è una semplificazione data dalla sparizione della necessità di conservare le copie cartacee degli scontrini.

Lo scontrino elettronico comunica esclusivamente i dati sui corrispettivi giornalieri all'Agenzia delle Entrate e, pertanto, il dettaglio delle operazioni non viene comunicato. In questo modo si tutela la privacy sia dell'acquirente che dell'esercente.

Funzionamento tecnico

Il nuovo sistema dello scontrino elettronico prevede essenzialmente l'esistenza di due attori: l'esercente e l'Agenzia delle Entrate. L'esercente comunica con l'Agenzia delle Entrate utilizzando un registratore di cassa abilitato o un sistema alternativo tra quelli elencati più avanti e che includono gestionali abilitati, PEC e invio tramite il sito Web dell'Agenzia delle Entrate.

Ciascun esercente comunica, attraverso i registratori di cassa telematici, i corrispettivi giornalieri complessivi all'Agenzia delle Entrate. Questa provvede poi all'inserimento di tali corrispettivi all'interno del profilo della partita IVA, permettendo dunque al titolare e ai suoi delegati di consultare i dati.

La comunicazione avviene tramite un file XML generato in automatico dal registratore di cassa. Tale file XML non è modificabile né in alcun modo alterabile da chicchessia. In questo modo il registratore è in grado di certificare l'autenticità e la correttezza dei dati e, dunque, la loro affidabilità. Questi requisiti sono alla base della necessità dell'attivazione del sistema da parte di un tecnico certificato.

Per semplificare l'attività di comunicazione dei dati è possibile utilizzare un server che li raccoglie dai punti cassa, li combina e li invia all'Agenzia delle Entrate. In questo caso il server può trovarsi sia in loco che in remoto e in questo secondo caso deve essere collegato con i singoli punti cassa tramite VPN. Il server agisce da concentratore dei dati, raccogliendoli dai singoli punti cassa e inviandoli poi all'Agenzia delle Entrate. Ciò appare utile nel caso in cui il punto vendita faccia già uso di un server con un software gestionale per la raccolta dei dati e prevede che sia possibile utilizzare gli apparecchi già in uso, anche tramite una conversione con l'aggiunta di un apposito modulo hardware nel caso in cui il server non soddisfi i requisiti tecnici imposti dall'Agenzia delle Entrate.

Registratori di cassa per scontrino elettronico: cosa sono e come funzionano

I registratori di cassa telematici sono registratori di cassa in grado di collegarsi a Internet e trasmettere i dati dei corrispettivi fiscali all'Agenzia delle Entrate.

I registratori di cassa telematici devono essere attivati da un tecnico abilitato dall'Agenzia delle Entrate, il quale provvede a impostare i file XML che il registratore di cassa deve inviare: una volta registrato e accettato dai sistemi dell'Agenzia delle Entrate, il registratore può cominciare ad operare. Senza l'attivazione non è possibile utilizzare il registratore di cassa.

Ciascun registratore di cassa deve esibire un codice QR, il quale porta a una pagina specifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate dove sono riportati tutti i dati sul dispositivo (ad esempio produttore, numero di serie, modello, dati sulla registrazione e sulla verifica periodica, dati sull'esercente, ecc). In questo modo i cittadini possono verificare la corretta comunicazione con l'Agenzia delle Entrate e segnalare eventuali anomalie.

Bonus per i registratori di cassa per scontrino elettronico: cosa sono e come funzionano

La legge prevede un bonus una tantum per gli esercenti che acquistino un registratore di cassa telematico o adeguino quello già in uso. Nello specifico, i bonus sono così strutturati:

• acquisto di un nuovo registratore di cassa telematico: il 50% della spesa sostenuta, con un massimo di 250 €;
• adeguamento del registratore di cassa in uso: 50 € forfettari.

In entrambi i casi si tratta di un credito d'imposta e non di un versamento diretto, in modo da semplificare le procedure. Il contributo è valido per le spese sostenute nel 2019 e nel 2020.

Alternative: invio corrispettivi giornalieri tramite Web

L'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione degli esercenti una modalità di comunicazione dei corrispettivi tramite il sito Web dell'Agenzia stessa. Vi si accede direttamente dal profilo della partita IVA nella sezione "Fatture e Corrispettivi", da dove è possibile compilare i moduli presenti nella pagina per registrare i dati manualmente. In questo modo è possibile provvedere alla trasmissione dei dati all'Agenzia delle Entrate anche senza l'utilizzo di un registratore di cassa telematico.

La limitazione per questo tipo di utilizzo è che sembra essere valido solo nel periodo di moratoria dalle sanzioni (vedi sotto) e non come una modalità effettivamente alternativa nel lungo periodo. In questo modo l'Agenzia delle Entrate punta a venire incontro a chi riscontrasse difficoltà nel primo periodo di applicazione delle nuove norme, ma punta altresì a uniformare il panorama italiano rendendo i registratori di cassa telematici uno standard cui tutti devono aderire, proprio per prevenire i fenomeni di evasione già esposti in precedenza. Non c'è però chiarezza in merito.

Utilizzo di intermediari per l'invio

È possibile inviare lo scontrino elettronico anche appoggiandosi a intermediari: un esempio possibile è quello di un gestionale che registra in tempo reale tutte le transazioni e comunica a fine giornata il totale all'Agenzia delle Entrate. Questa modalità prevede che il registratore di cassa sia in grado di comunicare con i sistemi del gestionale (ad esempio collegandolo a un PC), ma che sia poi il server su cui risiede il gestionale a comunicare tutti i dati ai server dell'Agenzia.

In questo caso vengono dati elementi specifici sulle modalità tecniche di comunicazione, che deve avvenire in HTTPS o tramite SFTP utilizzando la cifratura TLS 1.2.

Scontrino elettronico: quali sono i vantaggi?

L'utilizzo dello scontrino elettronico porta comunque dei vantaggi innegabili agli esercenti. Tra questi due spiccano: da un lato la semplificazione della contabilità, che è ora interamente gestita elettronicamente; dall'altro, la raccolta dei dati in forma elettronica permette poi il loro trattamento e l'estrazione di informazioni utili alla crescita dell'attività. I dati degli scontrini rilasciati possono infatti essere raccolti ed elaborati e questo mette nelle mani degli esercenti un potente strumento di analisi.

Utilizzando i dati e software gestionali è infatti possibile tenere traccia dell'andamento dell'attività con molta più facilità, nonché analizzare l'andamento delle vendite individuando quali prodotti ottengono maggiore successo e quali meno. Ciò permette di trarre conclusioni su quali prodotti tenere in magazzino e quali no, o su quali promuovere maggiormente (ad esempio con degli sconti).

Tutto ciò porta anche le piccole imprese a dotarsi di gestionali, che rappresentano un importante passo in avanti per loro vista la capacità di questi software di analizzare i dati e fornire informazioni per gestire meglio l'attività, nonché di semplificare molte pratiche (come, ad esempio, la tenuta dell'inventario).

In molti casi i dati sono già presenti, ma sono difficili da sfruttare. Utilizzare invece un sistema di raccolta automatica e conversione in formato digitale degli stessi, in grado poi di condurre analisi su questi dati e di consentire agli esercenti di trarre conclusioni sull'andamento dell'attività, permette quindi di migliorare la gestione dell'attività e di prendere decisioni più informate. Un semplice esempio pratico è quello degli ordinativi da piazzare: se lo storico di un prodotto mostra tassi di vendita bassi, un esercente più facilmente potrà valutare se acquistare nuovo materiale quando questo viene proposto con uno sconto.

In definitiva, dunque, lo scontrino elettronico può essere un viatico per far entrare il digitale in molte realtà dove finora non era presente e consentire dunque alle aziende di avviare la propria trasformazione digitale, che porta indubbi vantaggi e semplificazioni, nonché un maggiore controllo sull'attività stessa.

Scontrino elettronico: problemi e criticità

Come già accennato, tra le criticità del nuovo sistema dello scontrino elettronico trovano spazio ritardi, rimandi e poca chiarezza generale. Non sono pochi i casi di ritardi nella consegna dei nuovi registratori di cassa, con conseguenti disagi per gli esercenti. Sono poi presenti ritardi anche nell'emanazione dei nuovi regolamenti e dei chiarimenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, che sta intervenendo in molti casi all'ultimo minuto per chiarire lo stato delle cose (con un esempio pratico che riguarda lo stato dell'e-commerce, chiarito a meno di una settimana dall'entrata in vigore dell'obbligo dello scontrino elettronico).

Da un punto di vista normativo e di prassi rimangono ancora alcuni punti oscuri che dovranno essere chiariti nel corso dei prossimi mesi ma che non fanno altro che gettare benzina sul fuoco in un momento in cui il Fisco e le istituzioni sono già visti con diffidenza e come lenti e inefficienti dalla popolazione. L'esempio in questo caso è quello della compilazione online: non c'è una chiara e ferma posizione in merito, e non è certo se si tratti di una misura valida solo nel periodo di moratoria o se sarà disponibile anche successivamente.

C'è poi il tema della spesa da sostenere per l'adeguamento al nuovo sistema. Se catene e grandi negozi che già si appoggiano a un software gestionale possono limitare la spesa complessiva per l'adeguamento, i negozianti che devono per la prima volta digitalizzare la propria attività andranno indubbiamente incontro a una spesa che può essere ingente in un momento non semplice. Dall'altro lato è pur vero che il nuovo sistema costituisce un'opportunità per migliorare la propria attività e dà la possibilità di accedere a dati per aumentare gli introiti e ridurre le spese su settori non proficui, e non bisogna dimenticare che si tratta di una spesa una tantum per l'acquisto del nuovo registratore di cassa. Nel complesso è difficile quindi tracciare un giudizio definitivo sulla materia.

Scontrino elettronico: le sanzioni per chi non si adegua

La legge prevede sanzioni piuttosto severe per coloro i quali non si adeguino al nuovo sistema o che vengano colti a falsificare i dati inviati all'Agenzia delle Entrate. È infatti prevista una sanzione pari al 100% dell'imposta non documentata correttamente (emissioni di documenti per importi inferiori a quelli reali, omessa annotazione sui registri, mancata richiesta tempestiva di manutenzione in caso di malfunzionamento del registratore di cassa elettronico), e la sospensione dell'attività per un periodo da tre giorni a un mese nel caso in cui vengano accertate quattro violazioni nel corso di cinque anni. Nel caso in cui l'importo complessivo ammonti a più di 50.000 € la sospensione è disposta per un periodo da un mese a sei mesi.

Tali sanzioni sono applicabili anche a coloro i quali continuino a utilizzare un vecchio registratore di cassa e aggiornino il registro dei corrispettivi. Questa limitazione sembra confermare la limitatezza nel tempo della possibilità di utilizzare il sito Web dell'Agenzia delle Entrate per la comunicazione dei corrispettivi.

Il legislatore ha però previsto una moratoria sulle sanzioni di sei mesi dall'entrata in vigore del nuovo obbligo, valida dunque dal 1 luglio al 31 dicembre 2019 per le attività con giro d'affari superiore ai 400.000 € e dal 1 gennaio 2020 al 1 luglio 2020 per tutte le altre. Tale moratoria prevede che non vi siano sanzioni qualora i corrispettivi giornalieri vengano comunicati entro il mese successivo a quello di riferimento. In questo modo viene lasciato ampio spazio di manovra agli esercenti, che possono dunque adeguarsi alle nuove norme in tranquillità.

Scontrino elettronico: come funziona per i clienti?

Non ci sono cambiamenti solo per gli esercenti, dal momento che lo scontrino elettronico prevede alcuni cambiamenti anche per i clienti. Tra questi i più importanti sono tre: il fatto che il documento commerciale (lo scontrino fisico vero e proprio) non sarà più fiscale, la possibilità di consultare online tutti gli scontrini emessi in proprio favore e la lotteria.

Se finora il documento cartaceo rappresentava un documento fiscale, con lo scontrino elettronico la versione cartacea diventerà solamente una ricevuta utile per il cliente, ad esempio per tenere una propria contabilità o ai fini della garanzia. Si perde dunque l'obbligatorietà dell'emissione del documento cartaceo, vista la perdita dello status di documento fiscale, e si guadagna la possibilità di ricevere gli scontrini direttamente in formato elettronico (ad esempio via email). Il documento commerciale dovrà comunque continuare a essere stampato con una stampante fiscale come avvenuto finora.

Nel caso in cui si registri il proprio codice fiscale all'atto di emissione dello scontrino sarà inoltre possibile risalire a tutti gli scontrini emessi in proprio favore nel corso del tempo, potendo dunque accedere direttamente dal sito dell'Agenzia delle Entrate all'archivio degli scontrini. L'effetto secondario è quello di avere sempre a disposizione un documento valido ai fini della garanzia, senza dover più custodire la versione cartacea di facile deperimento.

Lotteria scontrino elettronico: cos'è e come funziona

A partire dal 1° gennaio 2021 sarà inoltre possibile partecipare, qualora si paghi con un metodo tracciabile (es. carta contactless) e/o si registri il proprio codice fiscale, alla cosiddetta "lotteria dello scontrino". Tale lotteria prevede estrazioni mensili con premi che arrivano fino a 50.000 € per il primo classificato (seguiti da 30.000 € per il secondo e 10.000 € per il terzo), con in più un'estrazione annuale da 1.000.000 €.

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